MAINSYSTEMS
La plataforma no es la documentación
El canal solo funciona de forma consistente cuando la tecnología se corresponde con reglas conocidas por la organización. Se recomienda documentación que explique el procedimiento, los formularios, la protección del informante y los registros.
Documentos a preparar
Política o reglamento del canal
Define ámbito, usuarios, materias, vías de comunicación, protección, responsabilidades y principios de tratamiento.
Procedimiento operativo
Explica recepción, triaje, conflictos de intereses, asignación, comunicación, investigación, decisión, escalado y cierre.
Protección del informante
Establece medidas de confidencialidad, prohibición de represalias, acceso a información y tratamiento de datos.
Registros y libros
Define qué información se registra, cuánto tiempo se conserva, quién la consulta y cómo se preparan los informes.
El portal debe presentar información suficiente a quien denuncia. Los procedimientos detallados de gestión permanecen reservados al equipo autorizado.
Traducir la política a la configuración
- Categorías correspondientes a las materias cubiertas.
- Campos adicionales solo cuando sean necesarios.
- Departamentos y responsables coherentes con la organización.
- Plazos internos definidos en el procedimiento.
- Mensajes y estados comprensibles para el informante.
- Documentos públicos actualizados y accesibles.
En UNOVOX, usuarios ilimitados e idiomas ilimitados, categorías, departamentos, campos, plazos, asignación y documentos públicos se configuran en el área de ajustes.