Vad är en rapporteringskanal?

Det är helheten av medel och rutiner genom vilka en organisation tar emot, följer upp och hanterar rapporter. Plattformen är en del av systemet: den ger det publika gränssnittet och organiserar teamets arbete, men ersätter inte policyer, ansvariga och beslutskriterier.

Ett formulär är inte detsamma som en kanal

Ett formulär samlar in information. En fungerande kanal behöver dessutom uppföljning, kommunikation, åtkomstkontroll, frister, historik och dokumentation.

Så bör det fungera i praktiken

  1. Organisationen publicerar tillgången till kanalen och förklarar vem som kan använda den.
  2. Personen beskriver situationen och väljer, när det finns, att rapportera anonymt eller identifiera sig.
  3. Systemet lämnar en uppföljningskod.
  4. Det behöriga teamet tar emot, kategoriserar och tilldelar ärendet.
  5. Meddelanden, åtgärder, frister och beslut kopplas till ärendet.
  6. Organisationen tar fram nödvändiga rapporter och register.

Vad som ska konfigureras innan öppning

Ansvariga, ärendeslag som omfattas, kategorier, avdelningar, prioritetsnivåer, interna frister, åtkomstregler, meddelanden till rapporteraren, offentlig dokumentation, bevarande och kriterier för avslut ska definieras.

Vad som bör bedömas i en plattform

  • Inlämnings- och uppföljningsupplevelsen för rapporteraren.
  • Separation mellan publik portal och reserverat område.
  • Konfiguration av kategorier, fält, ansvariga och frister.
  • Meddelanden, uppgifter, bilagor, påminnelser och historik.
  • Statistik, ärendedossiar och rapporter.
  • Villkor för säkerhet, integritet, hosting, support och avslut.
Legala källor: Lag (2021:890) och lagtexten på lagen.nu. Guiden är informativ och ersätter inte juridisk rådgivning.