Plattformen är inte dokumentationen

Kanalen fungerar bara på ett konsekvent sätt när tekniken motsvarar regler som verksamheten känner till. Myndigheterna rekommenderar dokumentation som beskriver förfarandet, formulären, skyddet för rapporteraren och registren.

Dokument att förbereda

Policy eller reglemente för kanalen

Definierar omfattning, användare, ärendeslag, kommunikationsvägar, skydd, ansvar och principer för hantering.

Operativt förfarande

Beskriver mottagning, gallring, intressekonflikter, tilldelning, kommunikation, utredning, beslut, eskalering och avslut.

Skydd för rapporteraren

Fastställer sekretessåtgärder, förebyggande av repressalier, tillgång till information och personuppgiftshantering.

Register och rapporter

Definierar vilken information som registreras, hur länge den bevaras, vem som får se den och hur rapporter tas fram.

Offentlig och intern dokumentation

Portalen ska presentera tillräcklig information för den som rapporterar. Detaljerade handläggningsrutiner förblir förbehållna det behöriga teamet.

Oversätt policyn till konfiguration

  • Kategorier som motsvarar de ärendeslag som omfattas.
  • Extra fält endast när de behövs.
  • Avdelningar och ansvariga som stämmer med organisationen.
  • Interna frister som definierats i förfarandet.
  • Meddelanden och statusbegrepp som rapporteraren förstår.
  • Uppdaterade och tillgängliga offentliga dokument.

I UNOVOX konfigureras obegränsade användare och obegränsade språk, kategorier, avdelningar, fält, frister, tilldelning och offentliga dokument i inställningsområdet.

Officiella källor: Lag (2021:890) — Sveriges riksdag och Lagtexten på lagen.nu. Detta innehåll ersätter inte juridisk rådgivning.