Ilmoituskanava: mitä se on, miten se toimii ja miten se otetaan käyttöön.

Mitä ilmoituskanava on?

Se on niiden keinojen ja rutiinien kokonaisuus, joilla organisaatio ottaa vastaan, seuraa ja käsittelee ilmoituksia. Alusta on osa järjestelmää: se tarjoaa julkisen käyttöliittymän ja järjestää tiimin työn, mutta ei korvaa käytäntöjä, vastuuhenkilöitä ja päätöskriteereitä.

Näin sen tulisi toimia käytännössä

1. Organisaatio julkaisee pääsyn kanavaan ja selittää, kuka voi käyttää sitä.
2. Henkilö kuvaa tilanteen ja valitsee, jos mahdollista, ilmoittaako anonyymisti vai tunnistautuako.
3. Järjestelmä antaa seurantakoodin.
4. Valtuutettu tiimi vastaanottaa, luokittelee ja jakaa asian.
5. Viestit, toimet, määräajat ja päätökset liitetään asiaan.
6. Organisaatio tuottaa tarvittavat raportit ja rekisterit.

Mitä pitää määrittää ennen avaamista

Vastuuhenkilöt, katettavat asiatyypit, kategoriat, osastot, prioriteettitasot, sisäiset määräajat, pääsyoikeussäännöt, ilmoittajalle lähetettävät viestit, julkinen dokumentaatio, säilytys ja päättämiskriteerit on määriteltävä.

Mitä alustassa tulisi arvioida

• Ilmoittajan jättö- ja seurantakokemus.
• Julkisen portaalin ja varatun alueen erottaminen.
• Kategorioiden, kenttien, vastuuhenkilöiden ja määräaikojen määrittäminen.
• Viestit, tiedot, liitteet, muistutukset ja historiikki.
• Tilastot, asia-aineistot ja raportit.
• Turvallisuuden, tietosuojan, ylläpidon, tuen ja päättämisen ehdot.