Ilmoituskanava: mitä se on, miten se toimii ja miten se otetaan käyttöön.

Mitä ilmoituskanava on?

Se on niiden keinojen ja käytäntöjen kokonaisuus, joiden kautta organisaatio vastaanottaa, seuraa ja käsittelee ilmoituksia. Alusta on osa järjestelmää: se tarjoaa julkisen käyttöliittymän ja järjestää tiimin työn, mutta ei korvaa käytäntöjä, vastuuhenkilöitä ja päätöskriteereitä.

Näin sen tulisi toimia käytännössä

1. Organisaatio julkaisee kanavan käyttömahdollisuuden ja kertoo, kuka voi käyttää sitä.
2. Henkilö kuvaa tilanteen ja valitsee tarvittaessa nimettömän ilmoituksen tai tunnistautumisen.
3. Järjestelmä antaa seurantakoodin.
4. Valtuutettu tiimi vastaanottaa, kategorisoi ja kohdistaa tapauksen.
5. Viestit, toimenpiteet, määräajat ja päätökset liitetään tapaukseen.
6. Organisaatio laatii tarvittavat raportit ja rekisterit.

Mitä ennen avaamista pitää määrittää

Määriteltäväksi tulevat vastuuhenkilöt, katetut tapaustyypit, kategoriat, osastot, prioriteettitasot, sisäiset määräajat, pääsysäännöt, ilmoittajalle lähetettävät viestit, julkinen dokumentaatio, säilytys ja päättämiskriteerit.

Mitä alustassa kannattaa arvioida

• Ilmoittajan ilmoituksen jättö- ja seurantakokemus.
• Julkisen portaalin ja varatun alueen erottaminen.
• Kategorioiden, kenttien, vastuuhenkilöiden ja määräaikojen määritys.
• Viestit, tehtävät, liitteet, muistutukset ja historia.
• Tilastot, tapauskansiot ja raportit.
• Tietoturvaa, tietosuojaa, hostingia, tukea ja päättämistä koskevat ehdot.