Alusta ei ole dokumentaatio

Kanava toimii johdonmukaisesti vain, kun tekniikka vastaa sääntöjä, jotka toimija tuntee. Viranomaiset suosittelevat dokumentaatiota, joka kuvaa menettelyn, lomakkeet, ilmoittajan suojan ja rekisterit.

Valmisteltavat asiakirjat

Kanavan käytäntö tai säännöt

Määrittää soveltamisalan, käyttäjät, tapaustyypit, viestintäreitit, suojan, vastuut ja käsittelyn periaatteet.

Toiminnallinen menettely

Kuvaa vastaanoton, seulonnan, jääviydet, kohdistuksen, viestinnän, tutkinnan, päätöksenteon, eskaloinnin ja päättämisen.

Ilmoittajan suoja

Vakiinnuttaa luottamuksellisuustoimenpiteet, vastatoimien ehkäisyn, tiedonsaannin ja henkilötietojen käsittelyn.

Rekisterit ja raportit

Määrittää, mitä tietoja rekisteröidään, miten kauan niitä säilytetään, kuka saa nähdä ne ja miten raportit laaditaan.

Julkinen ja sisäinen dokumentaatio

Portaalin tulee esittää riittävästi tietoa ilmoittajalle. Yksityiskohtaiset käsittelyohjeet pysyvät valtuutetun tiimin käytössä.

Muunna käytäntö määrityksiksi

  • Katettuja tapaustyyppejä vastaavat kategoriat.
  • Lisäkentät vain tarvittaessa.
  • Organisaatiota vastaavat osastot ja vastuuhenkilöt.
  • Menettelyssä määritetyt sisäiset määräajat.
  • Viestit ja tilakäsitteet, jotka ilmoittaja ymmärtää.
  • Ajantasaiset ja saatavilla olevat julkiset asiakirjat.

UNOVOXissa rajattomasti käyttäjiä ja kieliä, kategoriat, osastot, kentät, määräajat, kohdistukset ja julkiset asiakirjat määritetään asetusalueella.

Viralliset lähteet: Laki (2021:890) — Ruotsin valtiopäivät ja lain teksti lagen.nu-sivustolla. Tämä sisältö ei korvaa oikeudellista neuvontaa.