Tietosuojaseloste — Ruotsi

Tiivistelmä selkokielellä

MAINSYSTEMS on rekisterinpitäjä tämän verkkosivuston, kaupallisten yhteydenottojen ja asiakastilien hallinnan osalta. Asiakkaan UNOVOX-ympäristössä käsiteltävien ilmoitusten ja tapaustietojen osalta asiakas on tavallisesti rekisterinpitäjä ja MAINSYSTEMS henkilötietojen käsittelijä, joka toimii asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Emme myy henkilötietoja. Ilmoitusportaalia voi käyttää ilman tunnistautumista, eikä se kirjaa ilmoittajan IP-osoitetta.

Soveltamisala

Tämä seloste koskee www.unovox.com-sivustoa, lomakkeita, UNOVOXiin liittyvää liiketoimintaa, asiakastilejä ja alustan teknistä toimittamista. Asiakkaan on julkaistava omassa ilmoituskanavassaan oma tietosuojaseloste.

Seloste annetaan tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan, Ruotsin täydentävän tietosuojalain (2018:218), direktiivin (EU) 2019/1937 ja Ruotsin ilmoittajansuojelulain (2021:890) perusteella.

Keitä olemme ja roolimme

UNOVOX on MAINSYSTEMS, LDA:n tuote, yhteysosoite Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lissabon, Portugali (”MAINSYSTEMS”, ”me”). Tietosuojaa koskevat kysymykset voi lähettää tietosuojayhteyshenkilöllemme: dpo@mainsystems.pt.

Rekisterinpitäjä: verkkosivuston käynneistä, esittely- ja tarjouspyynnöistä, tilauksista, laskutusyhteystiedoista, tuesta sekä asiakas- ja käyttäjätilien hallinnasta MAINSYSTEMS määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
Henkilötietojen käsittelijä (tietosuoja-asetuksen 28 artikla): asiakkaan UNOVOX-ympäristössä toimitettujen tai luotujen ilmoitusten, viestien, liitteiden, selvitysasiakirjojen ja muun tapaussisällön osalta tarkoitukset ja keinot määrittelee tavallisesti asiakas; MAINSYSTEMS käsittelee näitä tietoja dokumentoitujen ohjeiden ja Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.
Asiakkaan vastuu: kanavaa ylläpitävän organisaation on annettava oma selosteensa, määriteltävä oikeusperusteet, määriteltävä käyttöoikeudet ja säilytysajat, huolehdittava ilmoitusten lakisääteisestä rekisteröinnistä ja vastattava omiin tapauksiinsa liittyviin rekisteröidyn oikeuksia koskeviin pyyntöihin.

Tiedot, joita voimme käsitellä

Verkkosivusto-, kaupallinen ja sopimustieto

ammatilliset tunniste- ja yhteystiedot, kuten nimi, työsähköposti, puhelin, organisaatio, rooli ja maa;
esittely-, tarjous-, tilaus-, kumppanuus- tai tukipyyntöihin sisältyvät tiedot;
sopimus-, tilaus-, laskutus- ja tapahtumatiedot, pois lukien täydelliset korttitiedot, kun maksut hoitaa erikoistunut palveluntarjoaja;
viestintä ja kirjaukset, joita tarvitaan kaupallisen suhteen ja tuen hoitamiseen.

Tili- ja käyttötiedot

käyttäjän nimi, työsähköposti, rooli, organisaatio, käyttöoikeudet ja tunnistautumistiedot;
hallinta-alueen valtuutettujen käyttäjien tekniset ja tietoturvalokit, kuten kirjautumispäivämäärät ja kellonajat, selain- ja laitetiedot, IP-osoite silloin kun se on tarpeen palvelu- ja tietoturvalokeissa, tehdyt toimet ja poikkeamakirjaukset;
konfiguraatio-, käyttö-, tuki- ja diagnostiikkatiedot, joita palvelun toiminta ja kehittäminen edellyttävät.

Ilmoitus- ja tapaustiedot

Asiakkaan konfiguraatiosta ja siitä riippuen, mitä ilmoittaja tai valtuutettu käyttäjä syöttää, tapaus voi sisältää tunniste- ja yhteystietoja, työsuhde- tai ammatillisia tietoja, kertomuksia, viestejä, liitteitä, tietoja väitetystä menettelystä, erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (9 artikla) ja rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyviä tietoja (10 artikla). MAINSYSTEMS ei määritä, mitä ilmoituksia asiakas vastaanottaa, eikä käytä tapaussisältöä mainontaan.

Nimettömyys ilmoitusportaalissa

UNOVOX voidaan konfiguroida vastaanottamaan ilmoituksia ilman ilmoittajan henkilöllisyyttä. Nimettömyyden suojaamiseksi:

ilmoitusten lähetysportaali ei kirjaa IP-osoitetta eikä muodosta ilmoittajien selausprofiileja;
portaali ei käytä analytiikka- tai markkinointievasteita;
myöhempi yhteydenpito nimettömän ilmoittajan kanssa tapahtuu seurantakoodilla ilman tunnistautumista.

Nimettömyyteen voivat silti vaikuttaa seikat, jotka eivät ole hallinnassamme: jos henkilö tunnistaa itsensä kuvauksessa tai liitteissä (mukaan lukien tiedostojen metatiedot), jos hän käyttää organisaation laitetta tai verkkoa, jota kolmannet valvovat, tai jos hän viestii muuta kanavaa pitkin.

Mistä tiedot ovat peräisin

Saamme tiedot suoraan teiltä, asiakkaalta joka luo tai hallinnoi tiliänne, palvelun valtuutetuilta käyttäjiltä, ilmoittajilta ja muilta tapaussisällössä mainituilta henkilöiltä, teknisistä ja tietoturvalokeista sekä palveluntarjoajilta, joita käytämme verkkosivuston ja alustan ylläpitämiseen. Kun tilaus tehdään valtuutetun kumppanin kautta, voimme saada kumppanilta palvelun tarjoamiseen tarvittavat yhteys- ja sopimustiedot. Tapaussisällössä kolmansien tiedot (esimerkiksi ilmoituksen kohteena olevat henkilöt) syöttävät ilmoittajat tai asiakas, ei MAINSYSTEMS.

Tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tarkoitus	Tyypilliset tiedot	Oikeusperuste (tietosuoja-asetus)
Yhteydenottoihin vastaaminen, esittelyjen ja tarjousten valmistelu	Yhteys- ja pyyntötiedot	6 art. 1 kohdan b alakohta: sopimusta edeltävät toimet; 6 art. 1 kohdan f alakohta: oikeutettu etu vastata ammatillisiin pyyntöihin
UNOVOXin sopiminen, tarjoaminen, hallinnointi ja tuki	Tili-, sopimus-, käyttö- ja tukitiedot	6 art. 1 kohdan b alakohta: sopimuksen täytäntöönpano; 6 art. 1 kohdan f alakohta: palvelun hallinnointi
Kumppanisuhteiden ja kumppanien välittämien tilausten hallinta	Kumppanin toimittamat yhteys- ja sopimustiedot	6 art. 1 kohdan b alakohta: sopimus; 6 art. 1 kohdan f alakohta: kumppanikanavan hallinta
Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet	Sopimuskirjaukset, laskut ja tapahtumat	6 art. 1 kohdan b ja c alakohta: sopimus ja lakisääteiset velvoitteet
Verkkosivuston ja palvelun suojaaminen, väärinkäytön estäminen ja poikkeamien selvittäminen	Tekniset, tunnistautumis- ja tietoturvalokitiedot	6 art. 1 kohdan f alakohta: oikeutetut edut; tarvittaessa 6 art. 1 kohdan c alakohta
Verkkosivuston suorituskyvyn mittaaminen ja sisällön kehittäminen	Evästetunnisteet ja koostetut selaustiedot	6 art. 1 kohdan a alakohta: suostumus ei-välttämättömille analytiikkateknologioille
Pyydettyjen viestien tai markkinoinnin lähettäminen	Nimi, organisaatio, sähköposti ja asetukset	6 art. 1 kohdan a alakohta: suostumus silloin kun sitä vaaditaan; 6 art. 1 kohdan f alakohta oikeasuhteiselle yritysviestinnälle, aina helpolla kielto-oikeudella
Oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen	Sopimus-, palvelu- ja viestintäkirjaukset	6 art. 1 kohdan f alakohta: oikeutettu etu; tarvittaessa 9 art. 2 kohdan f alakohta
Asiakkaiden tapaustietojen käsittely	Ilmoitukset, viestit, liitteet ja selvitysasiakirjat	Asiakkaan dokumentoidut ohjeet (28 art.); Asiakas määrittää perusteen, Ruotsissa tyypillisesti 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan yhdessä lain (2021:890) kanssa

Kun käsittely perustuu suostumukseen, sen voi peruuttaa milloin tahansa, mikä ei vaikuta jo tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Kun nojaudumme oikeutettuun etuun, voitte pyytää tietoja tehdystä punninnasta ja vastustaa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan nojalla.

Ilmoitukset ja luottamukselliset tapaustiedot

Pääsy tapaustietoihin on rajattu asiakkaan valtuuttamiin käyttäjiin ja niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat pääsyä palvelun tarjoamiseen tai suojaamiseen. MAINSYSTEMSin tiimit voivat päästä tapaustietoihin vain silloin, kun se on tarpeen valtuutetun tuen, tietoturvan, poikkeamien käsittelyn, lakisääteisen vaatimustenmukaisuuden tai ylläpidon vuoksi, ja tähän sovelletaan salassapito- ja pääsynhallintavelvoitteita. Kaupallisilla kumppaneilla ei ole pääsyä asiakkaiden tapaustietoihin, ellei asiakas itse myönnä sitä alustan käyttöoikeuksilla. Emme päätä, onko ilmoitus perusteltu, mihin selvitystoimiin on ryhdyttävä tai kohdistetaanko johonkuhun toimenpiteitä; nämä päätökset kuuluvat asiakkaalle.

Ilmoittajan henkilöllisyys ja muut tiedot, joista se voidaan päätellä, ovat luottamuksellisia direktiivin (EU) 2019/1937 16 artiklan ja ilmoittajansuojelulain 32 §:n nojalla. Salassa pidettävää tietoa ovat ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja ilmoituksessa mainittujen kolmansien henkilöllisyys, ja tietoja saa luovuttaa vain laissa säädetyissä tapauksissa, kuten lain 33 §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa taikka lakisääteisen velvoitteen tai tuomioistuimen päätöksen nojalla. Ilmoitukseen liittyvät rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee pääsääntöisesti osoittaa kanavaa ylläpitävälle organisaatiolle; avustamme asiakasta Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Rekisteröidyn oikeuksia, myös ilmoituksen kohteen oikeuksia, voidaan rajoittaa silloin kun se on tarpeen ilmoittajan henkilöllisyyden, kolmansien oikeuksien, käynnissä olevan selvityksen, ammattisalaisuuden tai muun laissa suojatun edun turvaamiseksi.

AI Agents ja avustettu käsittely

Jos asiakas ottaa AI Agents -ominaisuuden käyttöön, asiakas valitsee luokat ja laajuuden, joissa se saa järjestää tietoa ja suorittaa konfiguroituja selvitystehtäviä. Tuotokset voivat sisältää virheitä tai vaatia kontekstia. Lopullinen validointi ja olennaiset päätökset kuuluvat valtuutetulle ihmiskäsittelijälle; alustan kautta ei tehdä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. MAINSYSTEMS ei käytä asiakkaiden tapaussisältöä yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen, paitsi asiakkaan nimenomaisella sopimuksella ja pätevällä oikeusperusteella. Valtuutettua tekoälyn alikäsittelijää sitovat sopimusperusteiset salassapito-, tietoturva- ja tietosuojavelvoitteet.

Evästeet, analytiikka ja väärinkäytön esto

Kaupallisella verkkosivustolla käytämme välttämättömiä teknologioita sivuston toimintaan, suostumusvalintojen muistamiseen, lomakkeiden suojaamiseen ja automaattisen väärinkäytön estämiseen. Lomakkeissa käytetään Cloudflare Turnstilea. Käytämme myös Cookiebotia suostumusten hallintaan ja Google Tag Manageria mittaustagien hallintaan. Google Analytics 4 aktivoidaan vain evästebannerissa tehtyjen valintojen mukaisesti. Emme käytä verkkosivuston analytiikkatietoja ilmoituksen sisällön tunnistamiseen, eikä ilmoitusportaalissa käytetä analytiikka- tai mainosteknologioita.

Voitte muuttaa tai peruuttaa ei-välttämättömien evästeiden suostumuksen milloin tahansa sivuston evästeasetuksista. Välttämättömien teknologioiden estäminen voi estää lomakkeiden tai turvatarkistusten toiminnan.

Vastaanottajat ja alikäsittelijät

Tietoja voidaan luovuttaa tiedonsaantitarpeen perusteella MAINSYSTEMSin tiimeille, asiakkaalle ja sen valtuutetuille käyttäjille, tilaukseen tai asiakkaan palvelun kaupalliseen tukeen osallistuville valtuutetuille kumppaneille, isännöinti- ja infrastruktuuripalvelujen, sähköpostin ja viestinnän, tietoturvan ja väärinkäytön eston, analytiikan ja suostumustenhallinnan sekä maksujen ja laskutuksen palveluntarjoajille, ammatillisille neuvonantajille, tilintarkastajille ja viranomaisille silloin kun luovutus on lakisääteinen. Toimittajia ja kumppaneita sitovat heidän rooliinsa nähden asianmukaiset sopimusvelvoitteet. Emme myy tai vuokraa henkilötietoja.

Asiakkaat voivat pyytää palveluaan koskevan alikäsittelijäluettelon, ja heille tiedotetaan olennaisista muutoksista Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.

Kansainväliset siirrot

Tiedot isännöidään ja käsitellään Euroopan talousalueella. Jos palveluntarjoaja tai tukitoiminto liittyy ETA:n ulkopuoliseen maahan, nojaudumme lailliseen siirtomekanismiin, kuten riittävää tietosuojan tasoa koskevaan päätökseen, Euroopan komission vakiolausekkeisiin ja tarvittaessa täydentäviin toimenpiteisiin. Asiakkaat voivat pyytää lisätietoja palveluaan koskevista suojatoimista.

Säilytys

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen ilmoitettuun tarkoitukseen ottaen huomioon sopimusvelvoitteet, vanhentumisajat, tietoturvavaatimukset sekä tarpeen laatia, esittää tai puolustaa oikeudellisia vaateita.

kaupalliset pyynnöt ja niihin liittyvä kirjeenvaihto säilytetään pääsääntöisesti enintään 24 kuukautta viimeisestä merkityksellisestä yhteydenotosta, ellei sopimusta synny tai pidempi aika ole perusteltu;
asiakas-, sopimus-, laskutus- ja kirjanpitoaineisto säilytetään suhteen keston ajan ja pakottavien lakisääteisten aikojen mukaisesti, mukaan lukien sovellettavat vero- ja kirjanpitoajat;
tili- ja tukikirjaukset säilytetään tilin ollessa aktiivinen ja sen ajan, joka on tarpeen suhteen päättämiseen, auditointiin ja puolustamiseen;
tekniset ja tietoturvalokit säilytetään oikeasuhteisen ajan ja niitä voidaan säilyttää pidempään, kun ne liittyvät poikkeamaan;
asiakkaiden tapaustiedot säilytetään Asiakkaan ohjeiden, sovellettavan lain ja henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Ruotsissa Asiakas määrittää säilytysajan ilmoittajansuojelulain (2021:890), muiden asiakirjojen säilyttämistä koskevien velvoitteiden ja tietosuoja-asetuksen säilytyksen rajoittamisen periaatteen perusteella.

Palvelun päättyessä asiakkaan tiedot palautetaan tai poistetaan sopimuksen, sovellettavan lain ja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, sanotun rajoittamatta turvallisia varmuuskopiosyklejä ja lakisääteisiä säilytysvelvoitteita.

Turvallisuus

Sovellamme riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, mukaan lukien pääsynhallinta ja roolipohjaiset käyttöoikeudet, suojattu tunnistautuminen salatulla salasanojen säilytyksellä, pääsy verkkosivustolle ja alustalle HTTPS-yhteyksien kautta, kunkin asiakkaan ympäristön looginen eriyttäminen, toimintalokit, varmuuskopiot, haavoittuvuuksien hallinta ja poikkeamien käsittelymenettelyt. Mikään internetpalvelu ei voi taata täydellistä turvallisuutta. Asiakkaiden tulee konfiguroida käyttöoikeudet huolellisesti, pitää tunnukset luottamuksellisina ja ilmoittaa viipymättä epäillystä vaarantumisesta.

Jos rekisterinpitäjänä käsittelemiämme henkilötietoja koskeva tietoturvaloukkaus tapahtuu, MAINSYSTEMS arvioi riskin ja ilmoittaa valvontaviranomaiselle lakisääteisen 72 tunnin kuluessa, kun tietosuoja-asetuksen 33 artikla sitä edellyttää, sekä rekisteröidyille, jos riski on korkea (34 artikla). Henkilötietojen käsittelijänä toimiessaan MAINSYSTEMS ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan loukkauksen tietäänsä, Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.

Oikeutenne

Sovellettavan lain nojalla voitte pyytää pääsyä tietoihin, oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja siirrettävyyttä tai vastustaa käsittelyä. Voitte peruuttaa suostumuksen ja teillä voi olla automatisoitua päätöksentekoa koskevia oikeuksia.

MAINSYSTEMSin vastuulla olevista tiedoista voitte kirjoittaa osoitteeseen dpo@mainsystems.pt. Asiakkaan kanavan tiedoista ottakaa yhteys kyseiseen asiakkaaseen.

Voitte tehdä valituksen Ruotsin Integritetsskyddsmyndighetenille (IMY), Portugalin CNPD:lle tai asuin- tai työpaikkanne valvontaviranomaiselle.

Lapset

UNOVOXin kaupallinen verkkosivusto ja asiakkaiden hallinta-alue on tarkoitettu ammatilliseen käyttöön eikä niitä suunnata lapsille. Asiakkaan ilmoituskanava voidaan asettaa myös nuorempien henkilöiden käytettäväksi, jos asiakkaan toimintaympäristö sitä edellyttää; tällöin asiakkaan on varmistettava asianmukainen informointi, oikeusperuste ja suojatoimet.

Tämän selosteen muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta, kun palvelu, palveluntarjoajat, laki tai sääntely muuttuvat. Voimassa oleva versio ja voimaantulopäivä julkaistaan tällä sivulla. Olennaisista muutoksista, jotka vaikuttavat nykyisiin asiakkaisiin, ilmoitetaan asianmukaisin keinoin, kun se on tarpeen.

Yhteystiedot

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lissabon, Portugali
Tietosuoja: dpo@mainsystems.pt
Yleiset asiat: info@mainsystems.pt
Puhelin: +351 211 245 202