MAINSYSTEMS 
1. Põhimõisted ja Õiguslik Kontekst
Selle video teema on väliseks teateks vajaliku info koostamine. Õpieesmärk on esitada asjakohane ja kontrollitav kirjeldus. Seome olemasoleva teabe otsustamiseks vajaliku kriteeriumiga ning näitame, milline tegevus tuleb dokumenteerida. Võrrelge näites enda valitud vastust selgitatud lahendusega. Eestis sõltub asutusevälise adressaadi pädevus rikkumise valdkonnast. Nõustamine, vastuvõtt ja uurimine võivad kuuluda eri ülesannete hulka. TÕRTKS võimaldab välist kanalit kasutada ilma eelneva sisemise teateta. Kursuse näited ei saada päris teadet ega esita üldist asutust kõikide juhtumite jaoks.
Väline teade peab aitama asutusel mõista sündmust ja pädevust. Oluline on tööalane seos, aeg, teadaolev asjaolu ja võimalik materjal. Kogu ettevõtte andmebaasi saatmine pole automaatselt vajalik ega õigustatud. Kaitse ei anna luba süüteoga teavet hankida.
Arvestage järgmise õigusliku tingimusega. Anonüümse teate üldist uurimiskohustust ei tohi TÕRTKS põhjal lubada. § 14 kaitseb teavitamise fakti konfidentsiaalsust, isiku avaldamiseks nõuab kirjalikku nõusolekut ning kriminaalmenetluses arvestatakse erisustega. Selgitage kanali tegelikke võimalusi ja tehniliste andmete töötlemist. Konfidentsiaalsus ei tähenda, et vastuvõtja isikut ei tea.
2. Õigusnorm ja Menetlusprotseduurid
Lugege ametlikku vormi või juhist. Kirjutage sündmused neutraalselt ja märkige teadmise allikas. Valige asjakohased lubatud lisad. Eristage oletust ja tõendatud fakti. Kontrollige turvalist edastamist ja järelkontakti võimalust. Enne järgmise osa juurde minekut kujutlege, et annate selle ülesande kolleegile üle. Selgitage, milline kontroll tuleb teha esimesena, milline otsus sõltub kontrolli tulemusest ning milline kirje võimaldab hiljem otsuse põhjendust taastada. Näidake ekraanil etappi, kus eksimus võiks tulemust muuta. Vastutuse määramine peab hõlmama ka töö jätkamist puudumise ajal.
Teavitaja lisab hankeviite, sündmuse aja ning ühe asjakohase dokumendi. Ta kirjeldab, milline muu materjal võib asutusel olla vaja hankida, selle asemel et kopeerida kogu arhiivi. Vaadake näidet tähelepanelikult. Eristage esitatud asjaolud teabest, mis vajab veel kinnitamist. Ärge lisage loole kirjeldamata sündmusi ega oletatavaid motiive. Kui mõni küsimus jääb lahtiseks, kirjutage see kontrollimist vajava asjaoluna üles. Nii saab valida olemasoleva teabega proportsionaalse tegevuse ja vältida enneaegseid järeldusi.
3. Praktiline Kaasus ja Otsustusprotsess
Lahendage nüüd ülesanne. Kas rohkem faile tähendab alati tugevamat teadet? Valige vastus ning põhjendage seda ühe lausega. Pausi ajal võrrelge oma otsust äsja selgitatud tingimustega. Mõelge ka sellele, milline dokument või kirje võimaldaks otsuse õiguspärasust hiljem kontrollida. Pelk vastuse märkimine ei näita veel, kas mõistate selle aluseks olevat seost.
Ei. Vajalik on asjakohasus, päritolu ja õiguspärane ligipääs. Liigne materjal võib kahjustada kõrvalisi inimesi ning raskendada tähtsa asjaolu leidmist.
Vältida tuleb järgmist viga: kogu arhiivi saatmine üksikut väidet selgitamata.
Rakendage seda õiguslikku tingimust veel ühes olukorras. Vorm nõuab nime ja isikut tõendava dokumendi koopiat, kuid veebileht lubab anonüümsust. Kuidas seda parandada?
Määrake kanali tegelik võimalus ja vajalikud andmed. Selgitage anonüümsuse ja konfidentsiaalsuse erinevust ning TÕRTKS piiratud kohaldamisala. Ärge koguge dokumenti üksnes tehnilise mugavuse pärast. Parandage vorm ja teavitus koos ning lahendage juba kogutud liigsete andmete küsimus õiguspäraselt.
Meelde tasub jätta järgmised põhimõtted. Esiteks: Neutraalne kirjeldus. Teiseks: Asjakohane lisa. Kolmandaks: Õige edastusviis.
Töös rakendamiseks otsige üles oma organisatsiooni menetluskord või kirjeldage, kuidas selle koostaksite. Leidke üks erinevus teie töökorra ja lahendatud näite vahel. Pange kirja soovitud muudatus ning teave, mida vajate selle põhjendamiseks. Märkige ka see, kellel on õigus muudatus kinnitada ja kes kontrollib selle toimimist. Ülesande saate lõpetada videoga kaasneval töölehel.
Õppetunni lõpuks peaksite oskama esitada asjakohane ja kontrollitav kirjeldus. Kui mõni samm jäi ebaselgeks, vaadake põhjendatud vastust uuesti. Säilitage kokkuvõte järgmise sarnase olukorra lahendamiseks ja märkige kohad, mis vajavad teie organisatsioonis täpsustamist.
Siduge töölehel oma ettepanek selles videos selgitatud tingimusega. Nimetage muudetav dokument või platvormiväli ja muudatuse kinnitaja. Soovitusliku töövõtte puhul selgitage vähendatavat riski. Õigusliku kohustuse puhul märkige allikas ja selle kohaldamise tingimus. Kontrollige, kas kavandatud muudatus puudutab ka ligipääsuõigusi või kasutajale antavat teavet.