MAINSYSTEMS 
1. Conceptos Fundamentais e Marco Xeral
Este vídeo céntrase en como aplicar criterios de conservación sen confundir o arquivo coa eliminación. Siga a secuencia de decisións do exemplo en vez de limitarse a memorizar unha lista. Observe quen intervén, que información é necesaria e cal é o resultado esperado. Estas ideas axudan a converter o contido nunha práctica que outra persoa poida verificar. Un expediente pode conter datos da persoa informante, das persoas afectadas e de terceiros. A protección de datos debe acompañar todo o ciclo de vida, desde o formulario ata o arquivo. Este curso aborda decisións operativas. As bases xurídicas e as restricións dos dereitos requiren avaliar o tratamento concreto.
Un calendario de conservación debe especificar a categoría de datos, a regra aplicable, o feito inicial, a duración e as excepcións legalmente permitidas. A recepción, o arquivo e a comunicación do resultado son feitos diferentes. Distinga un máximo legal dun mínimo e dunha data interna de revisión. Un litixio non prevalece automaticamente sobre un máximo legal. Avalíe os usos lícitos separados para procedementos e as normas de arquivo público realmente aplicables.
Aplique a seguinte regra: Distinga os datos conservados no sistema de recepción dos rexistros de investigación e do libro rexistro de informacións. O artigo 32 prevé a supresión do sistema despois de tres meses se non se iniciou unha investigación, coa excepción de probas anonimizadas do funcionamento do sistema. Os datos persoais do libro rexistro non poden conservarse durante máis de dez anos.
2. Aplicación Práctica e Regulación Nacional
Defina as clases de información, o feito de referencia, a duración, a persoa responsable da revisión e o destino final. Antes dunha supresión programada, comprobe a regra aplicable, a necesidade e os procedementos pendentes. Conserve material só cando estea legalmente permitido ou sexa obrigatorio; non invente unha ampliación dun máximo legal. Inclúa as copias exportadas e os soportes de arquivo, con acceso restrinxido. Os datos claramente irrelevantes seguen a súa propia regra de supresión. Antes de continuar, transforme este procedemento nunha secuencia que podería explicar a un compañeiro. Identifique a primeira comprobación, a acción que depende do seu resultado e o rexistro que permite reconstruír a decisión. Siga a secuencia na pantalla e identifique o punto no que un erro cambiaría o resultado.
Un expediente alcanza unha data interna de revisión da conservación mentres existe un litixio relacionado. A persoa revisora determina primeiro se a data é un obxectivo interno ou un máximo legal. Calquera prolongación da conservación precisa unha base xurídica aplicable e unha finalidade definida. Se o máximo nacional prohibe conservar o expediente da canle, o equipo non pode suspender sen máis a supresión porque exista un litixio; un uso separado como proba require a súa propia avaliación xurídica. Lea agora o caso con atención. Separe os feitos establecidos da información que aínda precisaría confirmar. Non engada motivos nin acontecementos que non foron descritos. Esta distinción importa para escoller unha resposta proporcionada á información dispoñible.
3. Caso Práctico e Criterios Clave
O exercicio é o seguinte: Chegar á data inicialmente prevista permite eliminar automaticamente todo? Escolla unha resposta e escriba unha frase que a explique. Durante a pausa, compare a súa elección cos criterios que acabamos de considerar. Pense tamén no material que conservaría para explicar a decisión máis adiante.
Non. Identifique a regra e o feito inicial, distinga as datas internas dos límites legais e comprobe os deberes aplicables de conservación ou supresión. Un conflito pendente non é unha prórroga universal. Rexistre unha decisión lícita para orixinais, copias, anexos e accesos, cunha data de revisión cando se permita seguir conservando.
Un erro que debe evitar é: configurar un único período de supresión sen excepcións xuridicamente pertinentes.
Aplique agora a regra nacional a unha segunda decisión. O sistema elimina todos os expedientes cinco anos despois da recepción, independentemente do país e dos procedementos pendentes. É axeitado?
Non. Identifique a regra local, o feito inicial e os límites ou prórrogas existentes. Un calendario uniforme pode eliminar rexistros demasiado cedo ou conservalos durante demasiado tempo. Documente a decisión por categorías, inclúa as copias e defina quen revisa unha suspensión da supresión, en vez de conservar todo indefinidamente.
Lembre estas tres ideas. Primeira: Aplique os criterios e límites legais de conservación. Segunda: Comprobe os procedementos pendentes. Terceira: Revise a necesidade e as copias existentes.
Para aplicar esta aprendizaxe, consulte o procedemento utilizado na súa organización ou pense como o crearía. Identifique unha diferenza entre ese procedemento e o caso que acabamos de resolver. Anote o cambio que proporía e a información necesaria para xustificalo. Pode completar esta breve tarefa no material de apoio que acompaña o vídeo.
O resultado esperado desta unidade é a capacidade de aplicar criterios de conservación sen confundir o arquivo coa eliminación. Revise a resposta explicada cando teña dúbidas e conserve o resumo para apoiar unha decisión futura.
Na ficha de traballo, relacione a súa proposta coa regra nacional deste vídeo. Identifique o documento ou campo da plataforma que debería cambiar e quen debe aprobar o cambio. Se conclúe que é unha boa práctica, explique o risco que pretende reducir. Se conclúe que existe un deber legal, rexistre a súa fonte e o seu ámbito.