Zásady ochrany osobných údajov

1. Rozsah

Tieto zásady sa vzťahujú na www.unovox.com, na kontaktné a objednávkové formuláre, na obchodné interakcie týkajúce sa UNOVOX, na správu zákazníckych účtov a na technické poskytovanie platformy UNOVOX v modeli softvér ako služba. Zákazník musí na svojom oznamovacom kanáli zverejniť vlastnú informáciu o ochrane osobných údajov; táto informácia upravuje spracúvanie vykonávané zákazníkom a treba ju čítať spolu s týmito zásadami.

Tieto zásady spĺňajú články 13 a 14 nariadenia (EÚ) 2016/679 ("GDPR") a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. V kontexte oznamovacích kanálov je relevantný aj zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti, ktorý transponuje smernicu (EÚ) 2019/1937.

2. Kto sme a aké sú naše úlohy

UNOVOX je produkt, ktorý prevádzkuje spoločnosť MAINSYSTEMS, LDA., s kontaktnou adresou Av. da República, 50, 2. poschodie, 1050-196 Lisabon, Portugalsko ("MAINSYSTEMS", "my" alebo "nás"). Otázky ochrany osobných údajov môžete adresovať nášmu kontaktu pre ochranu osobných údajov: dpo@mainsystems.pt.

• Prevádzkovateľ: pri návštevách stránky, žiadostiach o demonštráciu alebo ponuku, objednávke, fakturačných kontaktoch, podpore a správe zákazníckych účtov a účtov používateľov MAINSYSTEMS určuje účely a prostriedky spracúvania.
• Sprostredkovateľ (článok 28 GDPR): pri oznámeniach, správach, prílohách, záznamoch vyšetrovania a ostatnom obsahu prípadov podaných alebo vytvorených v prostredí UNOVOX zákazníka určuje účely a prostriedky spravidla zákazník; MAINSYSTEMS tieto údaje spracúva na základe zdokumentovaných pokynov a podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
• Zodpovednosť zákazníka: organizácia prevádzkujúca kanál musí zverejniť vlastnú informáciu, identifikovať právne základy, definovať oprávnenia a uchovávanie, viesť zákonný register oznámení a odpovedať na žiadosti o výkon práv týkajúce sa jej prípadov.

3. Údaje, ktoré môžeme spracúvať

Údaje zo stránky, obchodné a zmluvné údaje

• identifikačné a pracovné kontaktné údaje, ako meno, pracovný email, telefón, organizácia, funkcia a krajina;
• informácie uvedené v žiadostiach o demonštráciu, ponuku, objednávku služby, partnerstvo alebo podporu;
• zmluvné, predplatné, fakturačné a transakčné záznamy, bez úplných údajov platobnej karty, ak platbu zabezpečuje špecializovaný poskytovateľ;
• komunikácia a záznamy potrebné na riadenie obchodného vzťahu a podpory.

Údaje o účte a používaní služby

• meno používateľa, pracovný email, funkcia, organizácia, oprávnenia a autentifikačné informácie;
• technické a bezpečnostné záznamy oprávnených používateľov oblasti správy, ako dátumy a časy prístupu, informácie o prehliadači a zariadení, IP adresa, ak je potrebná pre záznamy služby a bezpečnosti, vykonané akcie a záznamy incidentov;
• informácie o konfigurácii, používaní, podpore a diagnostike potrebné na prevádzku a zlepšovanie služby.

Údaje oznámení a prípadov

Podľa konfigurácie zákazníka a podľa toho, čo vloží osoba podávajúca oznámenie alebo oprávnený používateľ, môže prípad obsahovať identifikačné a kontaktné údaje, pracovné alebo profesijné informácie, vyjadrenia, správy, prílohy, údaje o údajnom konaní, osobitné kategórie údajov (článok 9 GDPR) a údaje týkajúce sa podozrení z porušení (článok 10 GDPR). MAINSYSTEMS neurčuje, ktoré oznámenia zákazník prijíma, a nepoužíva obsah prípadov na reklamu.

4. Anonymita vo verejnom kanáli

UNOVOX možno nakonfigurovať tak, aby prijímal oznámenia bez požiadavky na identitu osoby. Na ochranu anonymity:

• portál na podávanie oznámení nezaznamenáva IP adresu ani nevytvára profily prehliadania osôb podávajúcich oznámenie;
• portál nepoužíva analytické ani marketingové cookies;
• neskoršia komunikácia s anonymnou osobou prebieha cez kód na sledovanie, bez potreby identifikácie.

Anonymitu môžu napriek tomu ovplyvniť faktory mimo našej kontroly: ak sa osoba dobrovoľne identifikuje v opise alebo v prílohách (vrátane metadát odosielaných súborov), ak použije zariadenie alebo sieť organizácie monitorované tretími stranami, alebo ak komunikuje iným kanálom.

5. Pôvod údajov

Údaje získavame priamo od vás, od zákazníka, ktorý vytvára alebo spravuje váš účet, od oprávnených používateľov služby, od osôb podávajúcich oznámenie a iných osôb spomenutých v obsahu prípadov, z technických a bezpečnostných záznamov a od dodávateľov používaných na prevádzku stránky a platformy. Ak sa objednávka realizuje cez oprávneného partnera, môžeme od neho dostať kontaktné a zmluvné údaje potrebné na poskytnutie služby. V obsahu prípadov vkladajú údaje tretích osôb (napríklad osôb, ktorých sa oznámenie týka) oznamovatelia alebo zákazník, nie MAINSYSTEMS.

6. Účely a právne základy

Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo už vykonané spracúvanie. Ak sa opierame o oprávnené záujmy, môžete požiadať o informáciu o vykonanom posúdení a namietať spracúvanie podľa článku 21 GDPR.

7. Oznámenia a dôverné údaje prípadov

Prístup k údajom prípadov je obmedzený na používateľov oprávnených zákazníkom a osoby, ktoré potrebujú prístup na poskytovanie alebo ochranu služby. Tímy MAINSYSTEMS môžu pristupovať k informáciám prípadov len vtedy, keď je to potrebné pre oprávnenú podporu, bezpečnosť, reakciu na incidenty, plnenie zákonných povinností alebo údržbu, a podliehajú mlčanlivosti a kontrolám prístupu. Obchodní partneri nemajú prístup k údajom prípadov zákazníkov, pokiaľ im ho samotný zákazník neudelí cez oprávnenia platformy. Nerozhodujeme o tom, či je oznámenie opodstatnené, aké vyšetrovacie kroky sa majú vykonať, ani či má byť voči niekomu prijaté opatrenie; tieto rozhodnutia patria zákazníkovi.

Identita osoby podávajúcej oznámenie a ďalšie informácie, z ktorých ju možno odvodiť, majú dôverný charakter podľa zákona č. 54/2019 Z. z. a možno ich sprístupniť iba v prípadoch ustanovených zákonom, najmä na základe zákonnej povinnosti alebo rozhodnutia súdu. Žiadosti o výkon práv súvisiace s oznámením sa spravidla smerujú na organizáciu prevádzkujúcu kanál; zákazníkovi poskytneme súčinnosť podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Práva dotknutých osôb, vrátane osôb, ktorých sa oznámenie týka, môžu byť obmedzené, ak je to potrebné na ochranu identity oznamovateľa, práv tretích osôb, prebiehajúceho vyšetrovania, profesijnej mlčanlivosti alebo iného právom chráneného záujmu.

8. AI agenti a asistované spracúvanie

Ak zákazník aktivuje AI agentov, zákazník vyberá kategórie a rozsah, v ktorom môžu organizovať informácie a vykonávať nakonfigurované vyšetrovacie úlohy. Výsledky môžu obsahovať chyby alebo vyžadovať kontext. Finálne overenie a zásadné rozhodnutia zostávajú v zodpovednosti oprávneného ľudského správcu; žiadne rozhodnutie s právnymi účinkami alebo inak závažnými účinkami na osobu sa neuskutoční výlučne automatizovaným spracúvaním cez platformu. MAINSYSTEMS nepoužíva obsah prípadov zákazníkov na trénovanie modelov všeobecného použitia, pokiaľ so zákazníkom nie je dohodnutý iný postup s platným právnym základom. Každý oprávnený AI sprostredkovateľ podlieha zmluvným povinnostiam mlčanlivosti, bezpečnosti a ochrany údajov.

9. Cookies, analytika a technológie proti zneužitiu

Na obchodnej stránke používame technológie striktne nevyhnutné na prevádzku stránky, zapamätanie preferencií súhlasu, ochranu formulárov a zabránenie automatizovanému zneužitiu. Formuláre používajú Cloudflare Turnstile. Na správu súhlasu používame Cookiebot a na správu meracích značiek Google Tag Manager. Google Analytics 4 sa aktivuje iba podľa volieb vykonaných v banneri. Analytické údaje zo stránky nepoužívame na identifikáciu obsahu oznámenia a oznamovací kanál nepoužíva analytické ani reklamné technológie.

Súhlas s nepovinnými cookies môžete kedykoľvek zmeniť alebo odvolať cez nastavenia cookies dostupné na stránke. Blokovanie striktne nevyhnutných technológií môže zabrániť fungovaniu formulárov alebo bezpečnostných kontrol.

10. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Údaje môžu byť sprístupnené podľa princípu potreby vedieť tímom MAINSYSTEMS, zákazníkovi a jeho oprávneným používateľom, oprávneným partnerom zapojeným do objednávky alebo obchodnej podpory služby zákazníka, dodávateľom hostingu a infraštruktúry, emailu a komunikácií, bezpečnosti a prevencie zneužitia, analytiky a správy súhlasu, platieb a fakturácie, profesijným poradcom, auditorom a orgánom verejnej moci, ak je sprístupnenie zákonne vyžadované. Dodávatelia a partneri podliehajú zmluvným povinnostiam primeraným ich úlohe. Osobné údaje nepredávame ani neprenajímame.

Zákazníci môžu požiadať o zoznam sprostredkovateľov relevantných pre ich službu a budú informovaní o zásadných zmenách podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.

11. Medzinárodné transfery

Údaje sú hostované a spracúvané v Európskom hospodárskom priestore. Ak dodávateľ alebo servisná operácia zahŕňa krajinu mimo EHP, využijeme zákonný mechanizmus transferu, ako je rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky Európskej komisie a doplnkové opatrenia, ak sú potrebné. Zákazníci môžu požiadať o ďalšie informácie o zárukách relevantných pre ich službu.

12. Uchovávanie

Údaje uchovávame iba počas času potrebného na uvedený účel, s ohľadom na zmluvné povinnosti, zákonné premlčacie lehoty, bezpečnostné požiadavky a potrebu uplatnenia, výkonu alebo obhajoby práv.

• obchodné žiadosti a súvisiaca korešpondencia sa spravidla uchovávajú do 24 mesiacov od poslednej relevantnej interakcie, pokiaľ nedôjde k uzavretiu zmluvy alebo nie je odôvodnená dlhšia lehota;
• zákaznícke, zmluvné, fakturačné a účtovné záznamy sa vedú počas trvania vzťahu a počas zákonných lehôt vrátane daňových lehôt;
• záznamy o účte a podpore sa vedú, kým je účet aktívny, a počas obdobia potrebného na uzavretie, audit a obhajobu vzťahu;
• technické a bezpečnostné záznamy sa uchovávajú primeranú dobu a môžu byť uchované dlhšie, ak sú spojené s incidentom;
• údaje prípadov zákazníkov sa uchovávajú podľa pokynov zákazníka, uplatniteľného práva a Zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Zákazník musí uchovávať záznamy o oznámeniach v súlade so zákonom č. 54/2019 Z. z., a to najmenej počas zákonom ustanovenej doby a počas trvania súdnych alebo správnych konaní týkajúcich sa oznámenia.

Po skončení služby sa údaje zákazníka vrátia alebo vymažú podľa zmluvy, uplatniteľného práva a zdokumentovaných pokynov zákazníka, bez ujmu na bezpečných cykloch záloh a zákonných povinnostiach uchovania.

13. Bezpečnosť

Uplatňujeme technické a organizačné opatrenia primerané riziku, vrátane kontrol prístupu a oprávnení podľa funkcií, autentifikácie so šifrovaným ukladaním hesiel, prístupu na stránku a platformu cez HTTPS spojenia, segregácie prostredí jednotlivých zákazníkov, záznamov aktivity, záloh, správy zraniteľností a postupov reakcie na incidenty. Žiadna internetová služba nemôže zaručiť absolútnu bezpečnosť. Zákazníci by mali starostlivo konfigurovať oprávnenia, udržiavať prihlasovacie údaje v tajnosti a rýchlo nám oznámiť každé podozrenie na kompromitáciu.

V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré spracúvame ako prevádzkovateľ, MAINSYSTEMS posúdi riziko a v lehote 72 hodín podľa článku 33 GDPR oznámi porušenie dozornému orgánu, ak je to vyžadované, a pri vysokom riziku aj dotknutým osobám (článok 34). Keď pôsobíme ako sprostredkovateľ, MAINSYSTEMS oznámi porušenie zákazníkovi bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o ňom dozvie, podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.

14. Vaše práva

Za podmienok ustanovených uplatniteľným právom môžete požiadať o prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť alebo namietať spracúvanie (články 15 až 21 GDPR). Môžete odvolať súhlas a môžete mať právo nepodliehať rozhodnutiu založenému výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré má právne účinky alebo inak závažné účinky (článok 22).

Pre údaje, ktoré kontroluje MAINSYSTEMS, kontaktujte dpo@mainsystems.pt. Odpovieme do jedného mesiaca s možnosťou predĺženia podľa zákona a môžeme požiadať o informácie potrebné na potvrdenie identity a lokalizáciu údajov. Pre údaje existujúce v kanáli zákazníka kontaktujte tohto zákazníka; ak kontaktujete nás, žiadosť preposleme alebo podporíme bez neoprávneného sprístupnenia dôverných informácií prípadu. V kontexte oznámení môže byť výkon práv obmedzený v rozsahu potrebnom na ochranu dôvernosti identity oznamovateľa a integrity preverenia oznámenia podľa zákona č. 54/2019 Z. z.

Môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky alebo na dozorný orgán miesta vášho obvyklého pobytu alebo pracoviska.

15. Maloletí

Obchodná stránka UNOVOX a oblasť správy zákazníkov sú určené na profesijné použitie a nie sú určené deťom. Kanál zákazníka môže byť sprístupnený mladším osobám, ak to kontext zákazníka vyžaduje; v takom prípade je na zákazníkovi, aby zabezpečil primerané informácie, právny základ a záruky.

16. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať, aby odrážali zmeny služby, dodávateľov, právnych predpisov alebo regulácie. Aktuálna verzia a dátum účinnosti sú zverejnené na tejto stránke. Zásadné zmeny ovplyvňujúce existujúcich zákazníkov budú komunikované vhodným spôsobom, ak je to vyžadované.

17. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2. poschodie, 1050-196 Lisabon, Portugalsko
Ochrana osobných údajov: dpo@mainsystems.pt
Všeobecné: info@mainsystems.pt
Telefón: +351 211 245 202