Ako sa uplatňuje

Táto Zmluva o spracúvaní osobných údajov („ZSOU“) je súčasťou zmluvného rámca medzi MAINSYSTEMS, LDA. a každým zákazníkom UNOVOX spolu s Obchodnými podmienkami a uplatniteľnou objednávkou. Pokiaľ ide o spracúvanie osobných údajov v mene zákazníka, ZSOU má prednosť pred Obchodnými podmienkami. O podpísateľnú verziu možno požiadať na dpo@mainsystems.pt.

1. Predmet a úlohy

Táto ZSOU upravuje spracúvanie osobných údajov vykonávané spoločnosťou MAINSYSTEMS, LDA. („sprostredkovateľ“) v mene zákazníka („prevádzkovateľ“) v rámci poskytovania platformy UNOVOX podľa článku 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 („GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Zákazník určuje účely a prostriedky spracúvania údajov svojich prípadov; MAINSYSTEMS tieto údaje spracúva iba na základe zdokumentovaných pokynov zákazníka vrátane konfigurácií vykonaných na platforme, pokiaľ právo Únie alebo vnútroštátne právo nevyžaduje inak; v takom prípade pred spracúvaním informuje zákazníka, pokiaľ zákon takúto informáciu nezakazuje.

2. Opis spracúvania

  • Predmet: hosting a poskytovanie platformy UNOVOX vrátane oznamovacieho kanála, správy prípadov, komunikácie, reportov, technickej podpory a, ak ich zákazník aktivuje, AI agentov.
  • Trvanie: obdobie trvania predplatného predĺžené o obdobie obnovy a vymazania podľa oddielu 10.
  • Povaha a účel: zber, uchovávanie, usporiadanie, vyhľadávanie, odovzdanie zákazníkovi a vymazanie údajov výlučne na prevádzku oznamovacieho kanála a správy prípadov zákazníka.
  • Kategórie dotknutých osôb: osoby podávajúce oznámenie, osoby, ktorých sa oznámenie týka, svedkovia a spomenuté tretie osoby; oprávnení používatelia zákazníka.
  • Kategórie údajov: identifikácia a kontakt, profesijné informácie, obsah oznámení, správy a prílohy, záznamy správy prípadov; môžu zahŕňať osobitné kategórie údajov (článok 9 GDPR) a údaje týkajúce sa porušení (článok 10 GDPR) podľa toho, čo bolo podané.

3. Pokyny zákazníka

MAINSYSTEMS bezodkladne informuje zákazníka, ak podľa jeho názoru pokyn porušuje GDPR alebo iný predpis o ochrane osobných údajov, a môže pozastaviť vykonanie takéhoto pokynu do jeho potvrdenia alebo zmeny. Zákazník zaručuje, že jeho pokyny sú zákonné a že má právny základ na spracúvanie, ktoré určuje.

4. Mlčanlivosť

MAINSYSTEMS zabezpečuje, že osoby oprávnené spracúvať osobné údaje sa zaviazali k mlčanlivosti alebo podliehajú zákonnej povinnosti mlčanlivosti a že prístup je obmedzený na nevyhnutné minimum potrebné na poskytovanie, ochranu a podporu služby. V kontexte oznamovacích kanálov mlčanlivosť zahŕňa najmä identitu osôb podávajúcich oznámenie a informácie, z ktorých ju možno odvodiť, podľa zákona č. 54/2019 Z. z.

5. Bezpečnostné opatrenia

MAINSYSTEMS uplatňuje technické a organizačné opatrenia primerané riziku podľa článku 32 GDPR vrátane, k dátumu tejto verzie: kontroly prístupu a oprávnenia podľa funkcií definovaných zákazníkom; autentifikácia so šifrovaným ukladaním hesiel; prístup na platformu cez HTTPS spojenia; logická segregácia prostredí jednotlivých klientov; nezaznamenávanie IP adries osôb podávajúcich oznámenie v oznamovacom kanáli; záznamy aktivity oblasti správy; pravidelné zálohy; správa zraniteľností a postupy reakcie na incidenty. Aktualizovaný opis opatrení si môže zákazník vyžiadať a môže sa vyvíjať, pokiaľ sa celková úroveň ochrany zásadne nezníži.

6. Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník udeľuje všeobecný súhlas s využívaním ďalších sprostredkovateľov pre hosting a infraštruktúru, komunikácie, bezpečnosť a, ak sú aktivované, služby umelej inteligencie. MAINSYSTEMS vedie zoznam relevantných ďalších sprostredkovateľov, ktorý zákazníkovi sprístupní na požiadanie, a informuje zákazníka v primeranom predstihu o zásadnej zmene, čím mu dá možnosť namietať z oprávneného dôvodu; ak sa nenájde primerané riešenie, zákazník môže dotknutú službu ukončiť. MAINSYSTEMS ukladá každému ďalšiemu sprostredkovateľovi zmluvne povinnosti ochrany údajov rovnocenné s touto ZSOU a zostáva voči zákazníkovi zodpovedný za ich plnenie.

7. Súčasťinnosť zákazníkovi

S prihliadnutím na povahu spracúvania poskytuje MAINSYSTEMS zákazníkovi primeranú súčinnosť technickými a organizačnými opatreniami a funkciami platformy, aby mohol: odpovedať na žiadosti o výkon práv dotknutých osôb; plniť povinnosti podľa článkov 32 až 36 GDPR vrátane bezpečnosti, oznamovania porušení, posúdení vplyvu a predchádzajúcich konzultácií. Ak dotknutá osoba kontaktuje MAINSYSTEMS priamo vo veci údajov spracúvaných v mene zákazníka, MAINSYSTEMS žiadosť zákazníkovi postúpi bez zbytočného odkladu a bez pokynu zákazníka nebude vecne odpovedať, pokiaľ zákon neustanovuje inak. Súčinnosť presahujúca primeraný rozsah služby môže byť fakturovaná za primerané ceny.

8. Porušenia ochrany osobných údajov

MAINSYSTEMS oznámi zákazníkovi bez zbytočného odkladu po tom, čo sa dozvie o porušení ochrany osobných údajov týkajúcom sa údajov spracúvaných v mene zákazníka, a poskytne primerane dostupné informácie o povahe porušenia, kategóriách a približnom počte dotknutých osôb a záznamov, pravdepodobných dôsledkoch a prijatých alebo navrhovaných opatreniach, a informácie doplní podľa ich dostupnosti. Oznámenie dozornému orgánu a dotknutým osobám je rozhodnutím a zodpovednosťou zákazníka ako prevádzkovateľa; MAINSYSTEMS primerane spolupracuje.

9. Medzinárodné transfery

Údaje sa spracúvajú v Európskom hospodárskom priestore. Akýkoľvek transfer mimo EHP sa uskutoční iba s platným mechanizmom kapitoly V GDPR (rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky Európskej komisie s doplnkovými opatreniami, ak sú potrebné, alebo iný právne uznaný nástroj) a bude odrazený v informáciách o ďalších sprostredkovateľoch.

10. Vrátenie a vymazanie

Po skončení služby MAINSYSTEMS podľa voľby zákazníka vráti osobné údaje cez dostupné funkcie exportu počas 30-dňového obdobia obnovy, pokiaľ objednávka neustanovuje inú lehotu, a následne vymaže údaje a existujúce kópie okrem rozsahu, v akom ich právo Únie alebo vnútroštátne právo vyžaduje uchovať. Vymazanie v zálohách prebehne v bezpečných cykloch rotácie. Zákazník je zodpovedný za export záznamov o oznámeniach, ktoré musí uchovávať podľa zákona č. 54/2019 Z. z., pred skončením obdobia obnovy.

11. Informácie a audity

MAINSYSTEMS sprístupňuje zákazníkovi informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa článku 28 GDPR vrátane odpovedí na bezpečnostné dotazníky a dokumentácie uplatnených opatrení. Zákazník môže vykonať, alebo na základe mandátu poveriť nezávislého audítora viazaného mlčanlivosťou, audit relevantných operácií spracúvania na základe primeraného predchádzajúceho oznámenia, najviac raz ročne, pokiaľ to dozorný orgán nevyžaduje inak alebo ak nedošlo k zásadnému porušeniu, v pracovnom čase a bez prístupu k údajom iných klientov. Náklady auditu znáša zákazník.

12. Zodpovednosť a platnosť

Zodpovednosť strán podľa tejto ZSOU sa riadi režimom článku 82 GDPR a obmedzeniami Obchodných podmienok v rozsahu, v akom môžu byť zákonne uplatnené. Táto ZSOU platí, pokiaľ MAINSYSTEMS spracúva osobné údaje v mene zákazníka, a má prednosť pred rozpornými ustanoveniami Obchodných podmienok v oblasti spracúvania osobných údajov. Riadi sa portugalským právom.

13. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2. poschodie, 1050-196 Lisabon, Portugalsko
Ochrana osobných údajov: dpo@mainsystems.pt
Všeobecné: info@mainsystems.pt
Telefón: +351 211 245 202