Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Dokument określający: kogo dotyczy, jak zgłaszać, kto przyjmuje, jak prowadzone są działania następcze, jakie terminy obowiązują i jak chroniona jest tożsamość sygnalisty.

Rejestr zgłoszeń

Ustawa wymaga prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych zawierającego m.in. przedmiot zgłoszenia, datę i sposób dokonania oraz informację o działaniach następczych. Rejestr powinien być prowadzony z zachowaniem zasad poufności.

Dokumentacja towarzysząca

  • Informacja dla sygnalistów o zasadach ochrony i trybie zgłaszania.
  • Upoważnienia dla osób przyjmujących i prowadzących zgłoszenia.
  • Zasady przechowywania i usuwania danych osobowych.
  • Komunikaty potwierdzające przyjęcie i informacje o działaniach następczych.
Wskazówka

Dokumentacja powinna być spójna z polityką ochrony danych osobowych i praktyką operacyjną — nie tylko formalna.

Źródło: Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) — ELI. Treść informacyjna.