Krok po kroku: jak zorganizować przyjmowanie zgłoszeń, dotrzymać terminów 7 dni i 3 miesięcy oraz spełnić wymogi organu nadzorczego (Elektroniczny Dziennik Ustaw (ELI) oraz Rzecznik Praw Obywatelskich).

Wejście w życie Ustawa o ochronie sygnalistów (Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 928) nakłada na organizacje obowiązek ustanowienia sformalizowanej procedury obsługi zgłoszeń. Powszechna skrzynka e-mail nie spełnia norm prawnych: ustawa wymaga ścisłej poufności, ochrony anonimowości oraz bezwzględnego dotrzymywania terminów. Przedstawiamy 4 kluczowe kroki wdrożeniowe pozwalające zabezpieczyć zgodność przed Elektroniczny Dziennik Ustaw (ELI) oraz Rzecznik Praw Obywatelskich.

Wyznaczenie Bezstronnej Jednostki i Wyłączenie Konfliktu Interesów

Podmiot prawny musi upoważnić bezstronną osobę lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń. Powierzenie tego zadania wyłącznie dyrektorowi HR lub członkowi zarządu stwarza konflikt interesów i jest kwestionowane w trakcie kontroli.

Procedura musi zawierać mechanizm wyłączenia osoby upoważnionej, jeżeli zgłoszenie dotyczy bezpośrednio jej osoby, z przekazaniem sprawy do wyznaczonego zastępcy.

Bezwzględne Dotrzymywanie Terminów Ustawowych (7 Dni i 3 Miesiące)

Ustawa wprowadza precyzyjny reżim czasowy. Uchybienie terminom może być traktowane jako naruszenie procedury wewnętrznej:

Dwa kluczowe terminy ustawowe to:

  • Termin 7 Dni (Potwierdzenie Odbioru): Obowiązek przekazania sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
  • Termin 3 Miesięcy (Informacja Zwrotna): Obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnej o stwierdzeniu bądź braku naruszenia oraz planowanych działaniach następczych.

Zgłoszenia Anonimowe, Dwustronna Komunikacja i RODO

System powinien umożliwiać składanie zgłoszeń anonimowych. W celu przeprowadzenia rzetelnego postępowania wyjaśniającego oprogramowanie musi zapewniać szyfrowany kanał komunikacji dwustronnej bez ujawniania numeru IP ani danych tożsamości sygnalisty.

Zgodnie z RODO obowiązuje zasada minimalizacji: dane niemające znaczenia dla sprawy podlegają natychmiastowemu usunięciu.

Niezmienny Rejestr Zdarzeń i Przygotowanie do Kontroli

Wszystkie czynności w systemie (wpłynięcie, pobranie plików, przesłanie zapytań, raport końcowy) muszą być rejestrowane w nienaruszalnym logu audytowym z pieczęcią czasową.

Dziennik ten stanowi decydujący dowód na to, że podmiot dopełnił należytej staranności w terminowym procedowaniu zgłoszenia pod nadzorem Elektroniczny Dziennik Ustaw (ELI) oraz Rzecznik Praw Obywatelskich.

Często Zadawane Pytania o Obsługę Kanału Zgłoszeń

Czy podmiot ma obowiązek przyjmować zgłoszenia anonimowe?

Przepisy zalecają dopuszczenie zgłoszeń anonimowych; bezpieczny kanał teleinformatyczny pozwala na anonimowy dialog i weryfikację faktów.

Czym skutkuje przekroczenie terminu 3 miesięcy na informację zwrotną?

Niedotrzymanie terminu uprawnia sygnalistę do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego z zachowaniem pełnej ochrony prawnej.

Czy zwykły e-mail firmowy wystarczy jako kanał zgłoszeń?

Nie. E-mail nie gwarantuje poufności, nie zapewnia anonimowości technicznej i umożliwia wgląd administratorom IT, co narusza przepisy ustawy.

Bezpieczne Wdrożenie

Wdróż Zgodny Kanał Zgłoszeń w Mniej Niż 48 Godzin

UNOVOX oferuje certyfikowaną platformę w pełni zgodną z Ustawa o ochronie sygnalistów, z automatyczną kontrolą terminów, szyfrowaniem klasy wojskowej i obsługą w 37 językach.

Zamów Prezentację Systemu →