MAINSYSTEMS 
1. Põhimõisted ja Õiguslik Kontekst
Selles videos õpime, kuidas siduda otsus vastutaja ja kontrollitava sündmusega. Jälgige otsuste järjekorda. Kes osaleb, millist teavet ta vajab ja milline tulemus tuleb saavutada? Nende seoste abil saate muuta õppematerjali töövõtteks, mille toimimist saab teine inimene kontrollida. Menetlus seob saabumise, esmase hinnangu, suhtluse ja põhjendatud lõpptulemuse. Eestis on kättesaamise kinnitus ja järelmeetmete tagasiside eraldi kohustused. Juhtumi sulgemine platvormis ei tõenda iseenesest, et vajalikud tegevused on tehtud või andmete säilitamine õigesti korraldatud.
Menetlusnimekiri aitab jälgida toiminguid, kuid ei asenda õiguslikku hinnangut. Eesti sisemise tagasiside kolm kuud algab teate saamisest. Tagasiside võib kirjeldada kavandatud või võetud järelmeetmeid ning ei pea tähendama kõigi menetluste lõppu. Konfidentsiaalsed üksikasjad vajavad piirangut.
Arvestage järgmise õigusliku tingimusega. TÕRTKS § 10 kohaselt saadetakse kättesaamise kinnitus seitsme päeva jooksul teate saamisest, seaduses toodud konfidentsiaalsuse ja teavitaja keelu eranditega. § 11 järgi antakse järelmeetmete kohta tagasisidet esimesel võimalusel, hiljemalt kolme kuu jooksul teate saamisest. Asutusevälise kanali puhul võib põhjendatud juhul aeg olla kuus kuud. Pädevuseta asutus edastab teate viivitamata, hiljemalt viiendal tööpäeval. Kinnitus, järelmeetmete tagasiside ja menetluse lõpptulemus on erinevad sündmused.
2. Õigusnorm ja Menetlusprotseduurid
Määrake iga tegevuse vastutaja, eesmärk ja tõend. Hoidke õiguslik tähtaeg eraldi sisemistest töökuupäevadest. Kontrollige saabuvat tähtaega ka puudumise ajal. Tagasisides selgitage lubatud ulatuses tehtut ja edasist tegevust. Enne järgmise osa juurde minekut kujutlege, et annate selle ülesande kolleegile üle. Selgitage, milline kontroll tuleb teha esimesena, milline otsus sõltub kontrolli tulemusest ning milline kirje võimaldab hiljem otsuse põhjendust taastada. Näidake ekraanil etappi, kus eksimus võiks tulemust muuta. Vastutuse määramine peab hõlmama ka töö jätkamist puudumise ajal.
Uurimine kestab, kuid tagasiside tähtaeg läheneb. Meeskond valmistab ette sisulise piiratud selgituse ega oota automaatselt lõpparuannet. Ajastus ja sisu dokumenteeritakse. Vaadake näidet tähelepanelikult. Eristage esitatud asjaolud teabest, mis vajab veel kinnitamist. Ärge lisage loole kirjeldamata sündmusi ega oletatavaid motiive. Kui mõni küsimus jääb lahtiseks, kirjutage see kontrollimist vajava asjaoluna üles. Nii saab valida olemasoleva teabega proportsionaalse tegevuse ja vältida enneaegseid järeldusi.
3. Praktiline Kaasus ja Otsustusprotsess
Lahendage nüüd ülesanne. Kas pooleliolev uurimine vabastab tagasiside kohustusest? Valige vastus ning põhjendage seda ühe lausega. Pausi ajal võrrelge oma otsust äsja selgitatud tingimustega. Mõelge ka sellele, milline dokument või kirje võimaldaks otsuse õiguspärasust hiljem kontrollida. Pelk vastuse märkimine ei näita veel, kas mõistate selle aluseks olevat seost.
Ei. Tuleb kohaldada § 11 tähtaega ja erandeid. Tagasiside ning lõpptulemuse teavitamine on seotud, kuid erinevad tegevused.
Vältida tuleb järgmist viga: uurimise pikkuse kasutamine üldise tähtajapikendusena.
Rakendage seda õiguslikku tingimust veel ühes olukorras. Platvorm arvestab kõigis riikides 90 päeva sõnumi avamisest. Kas see sobib Eestis?
Ei. Kinnitus antakse üldjuhul seitsme päeva jooksul saamisest. Järelmeetmete tagasiside tähtaeg on kolm kuud saamisest, asutusevälisel kanalil põhjendatud juhul kuus kuud. Arvestage seaduse erandeid ja eristage tööpäevi kalendripäevadest. Kolm kuud ei võrdu alati 90 päevaga ning avamise aeg ei asenda saabumist.
Meelde tasub jätta järgmised põhimõtted. Esiteks: Õige tähtaeg. Teiseks: Määratud tegevus. Kolmandaks: Lubatud tagasiside.
Töös rakendamiseks otsige üles oma organisatsiooni menetluskord või kirjeldage, kuidas selle koostaksite. Leidke üks erinevus teie töökorra ja lahendatud näite vahel. Pange kirja soovitud muudatus ning teave, mida vajate selle põhjendamiseks. Märkige ka see, kellel on õigus muudatus kinnitada ja kes kontrollib selle toimimist. Ülesande saate lõpetada videoga kaasneval töölehel.
Õppetunni lõpuks peaksite oskama siduda otsus vastutaja ja kontrollitava sündmusega. Kui mõni samm jäi ebaselgeks, vaadake põhjendatud vastust uuesti. Säilitage kokkuvõte järgmise sarnase olukorra lahendamiseks ja märkige kohad, mis vajavad teie organisatsioonis täpsustamist.
Siduge töölehel oma ettepanek selles videos selgitatud tingimusega. Nimetage muudetav dokument või platvormiväli ja muudatuse kinnitaja. Soovitusliku töövõtte puhul selgitage vähendatavat riski. Õigusliku kohustuse puhul märkige allikas ja selle kohaldamise tingimus. Kontrollige, kas kavandatud muudatus puudutab ka ligipääsuõigusi või kasutajale antavat teavet.