MAINSYSTEMS 
1. Põhimõisted ja Õiguslik Kontekst
Tänane õpieesmärk on piirata kogumist konkreetse menetlusvajadusega. Harjutame normi kasutamist konkreetse otsuse tegemisel. Näite kaudu selgitame võimalikku viga ja koostame põhjendatud lahenduse. Pange tähele, millal olemasolevast teabest piisab ja millal tuleb enne otsustamist küsida täpsustust. Rikkumisteade võib sisaldada teavitaja, nimetatud inimese ja kõrvaliste isikute andmeid. GDPR, Eesti isikuandmete kaitse seadus ja TÕRTKS erireeglid kujundavad töötlemise. Käesolev kursus eristab õiguspärast menetlust põhjendamatust kogumisest, jagamisest ja säilitamisest.
GDPRi artikkel 5 nõuab eesmärgipärasust ja andmete minimaalsust. Tehniline võimalus ei põhjenda kogu postkasti või isikliku toimiku kogumist. Eesmärgi muutumine vajab uut hinnangut. TÕRTKS § 14 lõige 3 piirab sisu kasutamise järelmeetmete eesmärgiga.
Arvestage järgmise õigusliku tingimusega. Anonüümse teate üldist uurimiskohustust ei tohi TÕRTKS põhjal lubada. § 14 kaitseb teavitamise fakti konfidentsiaalsust, isiku avaldamiseks nõuab kirjalikku nõusolekut ning kriminaalmenetluses arvestatakse erisustega. Selgitage kanali tegelikke võimalusi ja tehniliste andmete töötlemist. Konfidentsiaalsus ei tähenda, et vastuvõtja isikut ei tea.
2. Õigusnorm ja Menetlusprotseduurid
Seostage soovitud andmed uurimisküsimusega. Eelistage vajalikku väljavõtet või sihitud päringut. Märkige, miks teave on vajalik, ja eemaldage sobivas korras asjassepuutumatu andmestik. Säilitamisreegel ei anna automaatselt õigust koguda kõike. Enne järgmise osa juurde minekut kujutlege, et annate selle ülesande kolleegile üle. Selgitage, milline kontroll tuleb teha esimesena, milline otsus sõltub kontrolli tulemusest ning milline kirje võimaldab hiljem otsuse põhjendust taastada. Näidake ekraanil etappi, kus eksimus võiks tulemust muuta. Vastutuse määramine peab hõlmama ka töö jätkamist puudumise ajal.
Ühe arve uurimiseks palutakse kogu töötaja tervisetoimik. Meeskond peatab põhjendamatu taotluse ja küsib ainult arve menetlusega seotud materjali. Vaadake näidet tähelepanelikult. Eristage esitatud asjaolud teabest, mis vajab veel kinnitamist. Ärge lisage loole kirjeldamata sündmusi ega oletatavaid motiive. Kui mõni küsimus jääb lahtiseks, kirjutage see kontrollimist vajava asjaoluna üles. Nii saab valida olemasoleva teabega proportsionaalse tegevuse ja vältida enneaegseid järeldusi.
3. Praktiline Kaasus ja Otsustusprotsess
Lahendage nüüd ülesanne. Kas võimalik tulevane kasulikkus õigustab kõigi andmete kogumist? Valige vastus ning põhjendage seda ühe lausega. Pausi ajal võrrelge oma otsust äsja selgitatud tingimustega. Mõelge ka sellele, milline dokument või kirje võimaldaks otsuse õiguspärasust hiljem kontrollida. Pelk vastuse märkimine ei näita veel, kas mõistate selle aluseks olevat seost.
Ei. Vajadus peab olema seotud konkreetse eesmärgiga ja hinnatud enne kogumist. Liigne andmestik suurendab kahju ning raskendab sisulist kontrolli.
Vältida tuleb järgmist viga: andmete kogumine igaks juhuks.
Rakendage seda õiguslikku tingimust veel ühes olukorras. Vorm nõuab nime ja isikut tõendava dokumendi koopiat, kuid veebileht lubab anonüümsust. Kuidas seda parandada?
Määrake kanali tegelik võimalus ja vajalikud andmed. Selgitage anonüümsuse ja konfidentsiaalsuse erinevust ning TÕRTKS piiratud kohaldamisala. Ärge koguge dokumenti üksnes tehnilise mugavuse pärast. Parandage vorm ja teavitus koos ning lahendage juba kogutud liigsete andmete küsimus õiguspäraselt.
Meelde tasub jätta järgmised põhimõtted. Esiteks: Selge eesmärk. Teiseks: Vajalik ulatus. Kolmandaks: Põhjendatud päring.
Töös rakendamiseks otsige üles oma organisatsiooni menetluskord või kirjeldage, kuidas selle koostaksite. Leidke üks erinevus teie töökorra ja lahendatud näite vahel. Pange kirja soovitud muudatus ning teave, mida vajate selle põhjendamiseks. Märkige ka see, kellel on õigus muudatus kinnitada ja kes kontrollib selle toimimist. Ülesande saate lõpetada videoga kaasneval töölehel.
Õppetunni lõpuks peaksite oskama piirata kogumist konkreetse menetlusvajadusega. Kui mõni samm jäi ebaselgeks, vaadake põhjendatud vastust uuesti. Säilitage kokkuvõte järgmise sarnase olukorra lahendamiseks ja märkige kohad, mis vajavad teie organisatsioonis täpsustamist.
Siduge töölehel oma ettepanek selles videos selgitatud tingimusega. Nimetage muudetav dokument või platvormiväli ja muudatuse kinnitaja. Soovitusliku töövõtte puhul selgitage vähendatavat riski. Õigusliku kohustuse puhul märkige allikas ja selle kohaldamise tingimus. Kontrollige, kas kavandatud muudatus puudutab ka ligipääsuõigusi või kasutajale antavat teavet.