MAINSYSTEMS 
1. Alapfogalmak és Összefüggések
A gyakorlat célja: elkülöníteni a kérelmet, a kárenyhítést és az értesítést. A példa alapján gondolja végig, mit tenne hasonló helyzetben. Lépésenként magyarázzuk meg a javasolt választ. Ez segít felismerni a döntési pontokat és azt is, mikor kell további információt kérni. A bejelentési ügy a bejelentőről, az érintett személyekről és harmadik felekről is tartalmazhat adatot. Az adatvédelemnek az űrlaptól az archiválásig végig kell kísérnie az életciklust. A kurzus operatív döntésekkel foglalkozik. A jogalapok és a jogkorlátozások a konkrét adatkezelés értékelését igénylik.
A személyes adatokhoz való hozzáférési kérelem nem biztosít korlátlan hozzáférést az egész ügyhöz vagy a bejelentő személyazonosságához. A kérelmező jogait, a bizalmasságot és harmadik személyek jogait össze kell egyeztetni, a korlátozások jogalapjával. A jogosulatlan közlést lehetséges adatvédelmi incidensként kell értékelni, beleértve a kockázatokat és a GDPR szerinti értesítési kötelezettségeket.
A következő szabályt kell figyelembe venni. A szövetségi szabályozás 8. §-ának (11) bekezdése szerint a személyes adatokat az utolsó adatkezeléstől vagy továbbítástól számított öt évig kell megőrizni, illetve hosszabb ideig, ha ez már megindított közigazgatási, bírósági vagy vizsgálati eljáráshoz szükséges. Az adatkezelési naplókra külön szabály vonatkozik. A tartományi jog eltérhet; a szövetségi szabály használata előtt ellenőrizzék az alkalmazandó hatályt.
2. Gyakorlati Alkalmazás és Nemzeti Szabályozás
Kérelem esetén ellenőrizze a személyazonosságot, a kérelem tárgyi körét és a határidőt, keresse meg az adatokat, és készítsen indokolt választ. Incidens esetén korlátozza a kitettséget, őrizze meg a feljegyzéseket, és értesítse a felelős szervezeti funkciót. A GDPR 33. cikke szerint az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül értesíti a felügyeleti hatóságot, kivéve, ha az incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a jogokra és szabadságokra nézve. Ismertesse a késedelem okait. Az érintettek tájékoztatását a 34. cikk szabályozza, beleértve a magas kockázatot és a kivételeket. Dokumentálja az incidenst és az értékelést. A folytatás előtt bontsa a módszert olyan lépésekre, amelyeket egy munkatársnak is el tud magyarázni. Mi az első ellenőrzés? Milyen döntés következik utána? Melyik feljegyzés mutatja meg később, hogy mi történt? Kövesse a képernyőn látható sorrendet, és jelölje azt a pontot, ahol egy hiba megváltoztatná az eredményt.
Rossz címzetthez kerül egy melléklet. A csapat visszavonja az elérhető hozzáférést, biztonságos törlést kér, majd értékeli a kockázatot és az értesítési kötelezettséget. A törlési kérés nem zárja le önmagában az incidenst. Gondolja végig a példát. Válassza külön a rendelkezésre álló tényeket és azokat az információkat, amelyeket még ellenőrizni kell. Ne egészítse ki a történetet nem ismert indítékkal vagy eseménnyel. Ez az elkülönítés segít arányos döntést hozni a ténylegesen rendelkezésre álló adatok alapján.
3. Esettanulmány és Gyakorlati Döntéshozatal
Most következik a feladat. Minden kötelezettséget teljesít a rossz címzettnek küldött törlési kérés? Válasszon megoldást, és indokolja egy mondatban. A szünetben vesse össze döntését a bemutatott szempontokkal. Azt is gondolja végig, milyen feljegyzést őrizne meg, hogy a döntés indokai később ellenőrizhetők legyenek.
Nem. Ez kárenyhítés. Az adatkezelőnek külön értékelnie és dokumentálnia kell a kockázatot, a szükséges hatósági és érintetti értesítést, a határidőt és az intézkedéseket.
Különösen erre a hibára figyeljen: a törlési kérés teljes incidenslezárásként kezelése.
Alkalmazza a bemutatott szabályt a következő helyzetre is. A rendszer minden ügyet a beérkezéstől számított öt év után töröl, az országtól és a folyamatban lévő eljárásoktól függetlenül. Megfelelő ez?
Nem. Azonosítsák a helyi szabályt, a kezdő eseményt és az esetleges korlátokat vagy hosszabbításokat. Az egységes ütemezés túl korán törölheti vagy túl sokáig őrizheti a nyilvántartásokat. Kategóriánként dokumentálják a döntést, a másolatokra is kiterjedően, és határozzák meg a törlés felfüggesztésének felülvizsgálóját a korlátlan megőrzés helyett.
Három fő szempontot érdemes megjegyezni. Az első: Kárenyhítés. A második: Kockázat és határidő. A harmadik: Indokolt értesítési döntés.
A munkahelyi alkalmazáshoz keresse meg szervezete eljárását, vagy gondolja végig, hogyan készítené el. Azonosítson egy eltérést a saját eljárás és a megoldott példa között. Írja le a javasolt változtatást és az indoklásához még szükséges információt. A feladatot a videóhoz tartozó munkalapon is befejezheti.
A lecke végén térjen vissza a célhoz: elkülöníteni a kérelmet, a kárenyhítést és az értesítést. Ha bizonytalan, nézze meg újra az indokolt választ. Őrizze meg az összefoglalót a későbbi döntésekhez, és jelölje, melyik rész igényel helyi pontosítást.
A munkalapon kapcsolja a javaslatot a videóban bemutatott szabályhoz. Nevezze meg a módosítandó dokumentumot vagy rendszermezőt és a jóváhagyásra jogosult személyt. Javasolt gyakorlatnál írja le a csökkentett kockázatot. Jogszabályi kötelezettségnél jelölje a forrást és az alkalmazási feltételt.