MAINSYSTEMS 
1. Alapfogalmak és Összefüggések
Ebben a videóban a következő céllal dolgozunk: jogszerű megőrzési döntést dokumentálni. Figyelje meg a döntések sorrendjét. Azonosítsa a szereplőket, a szükséges információt és a várt eredményt. Így a tananyag ellenőrizhető munkafolyamattá alakítható. A bejelentési ügy a bejelentőről, az érintett személyekről és harmadik felekről is tartalmazhat adatot. Az adatvédelemnek az űrlaptól az archiválásig végig kell kísérnie az életciklust. A kurzus operatív döntésekkel foglalkozik. A jogalapok és a jogkorlátozások a konkrét adatkezelés értékelését igénylik.
A megőrzési ütemtervnek meg kell adnia az adatkategóriát, az alkalmazandó szabályt, az induló eseményt, az időtartamot és a jogilag megengedett kivételeket. A beérkezés, lezárás és az eredmény közlése külön esemény. El kell különíteni a törvényi maximumot a minimumtól és a belső felülvizsgálati dátumtól. A peres eljárás nem írja felül automatikusan a törvényi maximumot. Értékelni kell az eljárási célú külön jogszerű felhasználást és a ténylegesen alkalmazandó közlevéltári szabályokat.
A következő szabályt kell figyelembe venni. A szövetségi szabályozás 8. §-ának (11) bekezdése szerint a személyes adatokat az utolsó adatkezeléstől vagy továbbítástól számított öt évig kell megőrizni, illetve hosszabb ideig, ha ez már megindított közigazgatási, bírósági vagy vizsgálati eljáráshoz szükséges. Az adatkezelési naplókra külön szabály vonatkozik. A tartományi jog eltérhet; a szövetségi szabály használata előtt ellenőrizzék az alkalmazandó hatályt.
2. Gyakorlati Alkalmazás és Nemzeti Szabályozás
Azonosítsa az adatot, célt, jogalapot és a tervezett felülvizsgálatot. Különböztesse meg a belső céldátumot a törvényi határtól. Függő jogvita esetén is konkrétan vizsgálja a további megőrzés alapját. A másolatok, mellékletek és jogosultságok sorsát is rendezze. A folytatás előtt bontsa a módszert olyan lépésekre, amelyeket egy munkatársnak is el tud magyarázni. Mi az első ellenőrzés? Milyen döntés következik utána? Melyik feljegyzés mutatja meg később, hogy mi történt? Kövesse a képernyőn látható sorrendet, és jelölje azt a pontot, ahol egy hiba megváltoztatná az eredményt.
Egy ügy eléri a belső megőrzési felülvizsgálat dátumát, miközben kapcsolódó per van folyamatban. A felülvizsgáló először megállapítja, hogy a dátum belső cél vagy törvényi maximum. A további megőrzéshez alkalmazandó jogalap és meghatározott cél kell. Ha a nemzeti maximum tiltja a csatorna ügyiratának megtartását, a csoport nem függesztheti fel egyszerűen a törlést a per miatt; minden külön bizonyítási felhasználás saját jogi értékelést igényel. Gondolja végig a példát. Válassza külön a rendelkezésre álló tényeket és azokat az információkat, amelyeket még ellenőrizni kell. Ne egészítse ki a történetet nem ismert indítékkal vagy eseménnyel. Ez az elkülönítés segít arányos döntést hozni a ténylegesen rendelkezésre álló adatok alapján.
3. Esettanulmány és Gyakorlati Döntéshozatal
Most következik a feladat. A korábban kitűzött dátum automatikusan minden irat törlését jelenti? Válasszon megoldást, és indokolja egy mondatban. A szünetben vesse össze döntését a bemutatott szempontokkal. Azt is gondolja végig, milyen feljegyzést őrizne meg, hogy a döntés indokai később ellenőrizhetők legyenek.
Nem. Azonosítani kell a szabályt és az induló eseményt, megkülönböztetni a belső dátumokat a jogi korlátoktól, és ellenőrizni az alkalmazandó megőrzési vagy törlési kötelezettséget. A folyamatban lévő vita nem általános hosszabbítás. Az eredetikre, másolatokra, mellékletekre és hozzáférésre jogszerű döntést kell rögzíteni, felülvizsgálati dátummal, ahol a további megőrzés megengedett.
Különösen erre a hibára figyeljen: egységes törlési időtartam beállítása a jogilag releváns kivételek figyelembevétele nélkül.
Alkalmazza a bemutatott szabályt a következő helyzetre is. A rendszer minden ügyet a beérkezéstől számított öt év után töröl, az országtól és a folyamatban lévő eljárásoktól függetlenül. Megfelelő ez?
Nem. Azonosítsák a helyi szabályt, a kezdő eseményt és az esetleges korlátokat vagy hosszabbításokat. Az egységes ütemezés túl korán törölheti vagy túl sokáig őrizheti a nyilvántartásokat. Kategóriánként dokumentálják a döntést, a másolatokra is kiterjedően, és határozzák meg a törlés felfüggesztésének felülvizsgálóját a korlátlan megőrzés helyett.
Három fő szempontot érdemes megjegyezni. Az első: A megfelelő eljárás. A második: Indokolt megőrzés. A harmadik: Dokumentált törlés.
A munkahelyi alkalmazáshoz keresse meg szervezete eljárását, vagy gondolja végig, hogyan készítené el. Azonosítson egy eltérést a saját eljárás és a megoldott példa között. Írja le a javasolt változtatást és az indoklásához még szükséges információt. A feladatot a videóhoz tartozó munkalapon is befejezheti.
A lecke végén térjen vissza a célhoz: jogszerű megőrzési döntést dokumentálni. Ha bizonytalan, nézze meg újra az indokolt választ. Őrizze meg az összefoglalót a későbbi döntésekhez, és jelölje, melyik rész igényel helyi pontosítást.
A munkalapon kapcsolja a javaslatot a videóban bemutatott szabályhoz. Nevezze meg a módosítandó dokumentumot vagy rendszermezőt és a jóváhagyásra jogosult személyt. Javasolt gyakorlatnál írja le a csökkentett kockázatot. Jogszabályi kötelezettségnél jelölje a forrást és az alkalmazási feltételt.