MAINSYSTEMS 
A bizalmas bejelentés ne lassítsa a sürgős ellátást
A kórházak, klinikák, laboratóriumok, otthonok és más szolgáltatók folyamatosan működnek, érzékeny adatokkal és sok szakmai szereppel. A visszaélés-bejelentési csatorna legyen látható, de ne helyettesítse az orvosi sürgősséget, a betegbiztonsági esemény jelentését, a pácienspanaszt, a farmakovigilanciát vagy a hatósági értesítést. A kezdőoldalon világosan szerepeljen, melyik helyzet hová tartozik.
A névtelenség nem akadálya a kérdezésnek
Az egészségügyi dolgozó tarthat attól, hogy műszakja, szakterülete vagy egysége elárulja személyét. A névtelen bejelentések és a biztonságos postafiók további kérdést tesznek lehetővé név nélkül. A bizalmas kezelés az értesítésekre is kiterjed: a tárgy, címzett és emlékeztető ne vigyen érzékeny tartalmat a rendszeren kívülre.
Határidők és helyettesek a soha meg nem álló munkához
A HinweisgeberInnenschutzgesetz Ausztria területén szabályozza a bejelentők védelme alapjait. Az intézménynek olyan felelősségi rendet kell kialakítania, amely éjjel, hétvégén és távollétben is működik. A rendszer figyelmeztet a visszaigazolásra, intézkedésre és visszajelzésre, a vezető pedig érzékeny tartalom nélkül is láthatja a késést.
Küldjön érzékeny mellékletet tartalmazó tesztbejelentést, és hozzon létre összeférhetetlenséget a szokásos csapatban. Ellenőrizze a helyettesítést, jogosultságot, kommunikációt és minden döntés nyomát.
Belső bejelentési csatorna felelősségi rendben
Az intézménynek már vannak minőségügyi, betegbiztonsági, adatvédelmi és munkaügyi eljárásai. Az új csatorna ne törölje ezeket, és ne legyen újabb elszigetelt postafiók. A folyamatábra mutassa meg, mikor marad az ügy a bejelentési csapatnál, mikor kerül részfeladat szakértőhöz, és ki felel a bejelentővel való kapcsolatért.
Tanulás a betegek és dolgozók felfedése nélkül
Az összesített adatok megmutathatják a beszerzés, beosztás, adatvédelem vagy eszközkezelés ismétlődő kockázatát. A jelentés ne tartalmazzon olyan kombinációt, amelyből személy vagy kis csapat azonosítható. A megelőzés és az ellenőrizhető korrekció fontosabb a széles vezetői kíváncsiságnál.
A csatorna érje el az összes műszakot és külső szolgáltatót
A hivatalos hivatkozásnak el kell jutnia az éjszakai munkatársakhoz, ideiglenes dolgozókhoz, beszállítókhoz és azokhoz, akik ritkán használják az intranetet. A rövid útmutató ott legyen elérhető, ahol dolgoznak, és magyarázza el a célt, névtelenséget, bizalmasságot, valamint a megtorlással szembeni védelmet. Nem előre meghatározott eredményt, hanem pártatlan értékelést és biztonságos kapcsolatot ígér.
A klinikai és támogató egységek vezetői tanulják meg, hogy ne próbálják azonosítani a névtelen szerzőt. Feladatuk a bejelentés felismerése, a lehetséges bizonyíték megőrzése és az érintett átirányítása a jóváhagyott eljárásba. Az informális ellenőrzés érzékeny adatot terjeszthet vagy nyomást indíthat még azelőtt, hogy a kijelölt csapat értékelné a tényeket.
Ismétlődő ellenőrzés
A jogosultságokat, helyetteseket, határidőket és nyilvános tájékoztatót minden nagyobb szervezeti változás után, de legalább évente felül kell vizsgálni. A szokásos munkaidőn kívüli próba megmutatja, hogy az ügy megfelelő felelőst kap-e. A lezárt akták vizsgálata pedig igazolja, hogy a korrekció megtörtént, és a bejelentő érthető választ kapott.
Lezáráskor a bejelentőnek tudnia kell, hogy állítását megvizsgálták, milyen típusú lépések történtek és befejeződött-e az eljárás. Ehhez nem kell más személy vagy klinikai adat részleteit felfedni. A következetes tájékoztatás csökkenti azt az érzést, hogy az üzenet elveszett a kórházi egységek között.
Az adatmegőrzéshez világos cél, határidő és felelős kell. A klinikai vagy személyes adatot nem szabad korlátlanul tárolni csak azért, mert a platform képes rá. Az ellenőrzött törlés védi a bejelentőt, a beteget, az említett munkatársat és az intézményt, miközben az ellenőrzési nyom megőrzi a szabályos eljárás bizonyítékát.