MAINSYSTEMS 
A bejelentő védelme mellett őrizze meg a többi segítség útját
Az iskolák, egyetemek, kutatóintézetek és oktatási alapítványok munkatársakat, vendégoktatókat, beszállítókat, tanulókat, hallgatókat és szülőket kapcsolnak össze. Nem minden aggodalom visszaélés-bejelentés. A belső bejelentési csatorna különítse el a szakmai környezet súlyos szabálytalanságát a pedagógiai panasztól, gyermekvédelmi vészhelyzettől, tanulmányi jogorvoslattól vagy a hallgatói ügyintézés hétköznapi kérdésétől.
Bizalmasság olyan közösségben, ahol mindenki ismer mindenkit
Kis iskolában vagy tanszéken a személyazonosság az órarendből, témából vagy írásmódból is kikövetkeztethető. A védelem nem merül ki a név elhagyásában. A visszaélés-bejelentési szoftver korlátozza a hozzáférést, elrejti a szükségtelen személyes adatot és védett ügyben tartja a kommunikációt. A névtelen bejelentések számára kétirányú postafiók szükséges.
Összeférhetetlenségre még az első ügy előtt készüljön
A csatorna felelőse lehet vezetőségi tag, oktató, kutató vagy közvetlen felettes is. Az intézménynek előre helyettest kell kijelölnie és kizárási feltételeket meghatároznia. A visszaigazolás és visszajelzés határideje nem függhet szemesztertől, szünettől vagy vizsgaidőszaktól.
Próbáljon ki névtelen ügyet, vezetőségi tag elleni bejelentést, személyes adatot tartalmazó mellékletet, külső szakértő bevonását és záró indokolást. Minden felhasználó csak a saját feladatát lássa.
Közérthető tájékoztatás eltérő csoportoknak
A munkatársak, vendégkutatók és kivitelezők nem ugyanazokat a rendszereket használják. Minden érintett találja meg a hivatalos hivatkozást, és értse a következő lépést. A tájékoztató ne eredményt ígérjen, hanem pártatlan értékelést, bizalmas kezelést, visszajelzést és a bejelentők védelme gyakorlati biztosítását.
Rendszeres minőségi felülvizsgálat
Vezetőváltás, szervezeti összevonás vagy új kutatási program után ellenőrizni kell a jogosultságokat, helyetteseket, kategóriákat és nyilvános útmutatót. Anonimizált lezárt ügyekből látható, hogy a bejelentést megfelelően irányították-e, és a korrekciós intézkedés valóban megvalósult-e.
A bizonyítékot célszerűen őrizze meg
Egy kutatási dokumentum, ülésjegyzőkönyv vagy elektronikus levél fontos lehet, de a válogatás nélküli másolás növeli a kitettséget. A felelős csapat meghatározza, mely adatra van szükség, ki tekintheti meg, meddig őrzik és mikor törlik. Minden továbbításnak vagy exportnak dokumentált célja van. Így az akta elég információt tartalmaz az ellenőrizhető döntéshez, de nem halmoz fel szükségtelen személyes adatot.
Az ügyintézők képzése térjen ki a hiányos állítások kezelésére, semleges kérdésekre, a bizonyíték megőrzésére és a lehetséges megtorlás felismerésére. A bejelentő indítékára vonatkozó feltételezés nem része az aktának. Lezáráskor az ellenőrzött tényeket össze kell kötni az elvégzett lépésekkel, a döntés indokával és a korrekció felelősével.
Visszajelzés üres ígéretek nélkül
A vizsgálat minden részlete nem mindig osztható meg, de a folyamat, az általános eredmény és a lezárás elmagyarázható. A pártatlan, bizalmas és határidős kezelés reális ígérete jobb, mint annak garantálása, hogy minden állítást igazolnak. A bejelentők védelme az első döntés után is folytatódik.
A feladatok megváltoztatása, értekezletekről való kizárás, munkatársi nyomás vagy hirtelen negatív értékelés megtorlást jelezhet. Az intézmény tegye lehetővé az új információ biztonságos kapcsolását az eredeti ügyhöz a hozzáférés indokolatlan bővítése nélkül. A felelős rögzíti a védelmi lépést, majd ellenőrzi annak eredményességét.
Az adatmegőrzéshez cél, időtartam és felelős személy szükséges. A dokumentum nem maradhat korlátlanul a rendszerben csak azért, mert technikailag tárolható. Az ellenőrzött törlés védi a bejelentőt, az ügyben említett embereket és az intézmény hitelességét. Ugyanennek a szabálynak kell érvényesülnie minden tanszéken, iskolai egységben és kutatási programban, függetlenül a helyi munkamódtól. A gyakorlatot évente külön is ellenőrizni kell.