MAINSYSTEMS 
Csatorna a kiszolgáltatott emberekkel dolgozó szervezeteknek
A szociális szolgáltatók, bentlakásos intézmények, humanitárius és nonprofit szervezetek gyakran olyan embereket támogatnak, akik függnek a segítségüktől. A munkatárs, önkéntes, szakértő vagy beszállító súlyos szabálytalanságot láthat, mégis attól tarthat, hogy a jelzés veszélyezteti az ellátottat, a csapatot vagy a finanszírozást. A visszaélés-bejelentési csatorna biztonságos utat ad, elmagyarázza a bejelentők védelme elvét, és elkülönül a sürgős személyvédelmi intézkedéstől.
Bizalmas kezelés: az ügy ne kerüljön a teljes hálózathoz
Egy nonprofit szervezetben kuratórium, alkalmazott, önkéntes, külső szakértő és finanszírozó is részt vehet. Egyetlen szerepkör se lásson automatikusan minden ügyet. A hozzáférés a feladathoz igazodik, és helyettesítési útvonal lép működésbe, ha a bejelentés vezetőt, kurátort vagy a szokásos kezelőcsapatot érinti. Az ügykezelés rögzíti a hozzáférést és változtatást.
Névtelenül is maradjon lehetséges a kommunikáció
A névtelen bejelentések fontosak kis csapatban vagy függőségi helyzetben. A biztonságos postafiók kérdést és választ tesz lehetővé személyazonosság nélkül. A visszaigazolás, intézkedési terv és visszajelzés követi a HinweisgeberInnenschutzgesetz határidejét, a más eljárásba történő továbbítás oka pedig rögzítve marad.
Szimuláljon kuratóriumi tag elleni ügyet, szolgálati e-mail nélküli önkéntes bejelentését és sürgős átirányítást igénylő üzenetet. Ellenőrizze, hogy minden résztvevő csak a saját feladatát látja.
Elérhető tájékoztatás az irodán kívül
A terepmunkás, önkéntes és külső partner nem feltétlenül használ intranetet. A hivatkozásnak az általuk ténylegesen használt tájékoztatókban kell megjelennie. Az útmutató mondja ki, hogy a bejelentés nem csökkenti az ellátott támogatását, és a megtorlás nem elfogadható.
Jelentés az irányításhoz, nem azonosításhoz
A vezetés és finanszírozó igazolást kérhet a rendszer működéséről, de nincs szüksége egyedi tartalomra. Az ügyszám, határidő, kockázattípus és intézkedés összesítve jelenik meg. Kis programnál még kevesebb részlet indokolt, mert a helyszín és téma együtt felfedheti a bejelentőt.
A felelősöknek több kell technikai útmutatónál
Egy érzékeny történet feldolgozása semleges kérdéseket, tiszteletteljes nyelvet és a bizalmasság határainak ismeretét igényli. A csapat ne ígérjen olyat, amit a szervezet nem tud teljesíteni, de mondja el, ki láthatja az adatot és miért. Különös figyelem kell az ellátott egészségére, családjára vagy szociális helyzetére vonatkozó részleteknél; ezeket nem szabad hétköznapi üzenetekbe másolni.
Ha közvetlen veszély derül ki, az előre meghatározott folyamatnak gyors intézkedést kell lehetővé tennie anélkül, hogy az egész akta széles körben hozzáférhetővé válna. A továbbítás döntése indokkal, dátummal és felelős funkcióval kerül rögzítésre, a bejelentővel folytatott kapcsolat pedig egy kijelölt személynél marad.
Az eljárást ellenőrizze, ne csak a technológiát
Az éves felülvizsgálat kiterjed a hozzáférésekre, helyettesekre, határidőkre, útmutatóra és lezárt ügyek mintájára. Ha a program helyszíne, finanszírozója vagy csapata változik, a beállítást azonnal át kell nézni. A cél annak igazolása, hogy minden ügy felelőst kapott, a döntés indokolt, és a vállalt korrekció valóban megvalósult.
Az ügy végén a bejelentő időben kap visszajelzést a megengedett keretek között. A szervezet elmondhatja, hogy az állítást értékelte, milyen típusú intézkedést végzett, és lezárta-e a folyamatot. A szociális ágazatban a hallgatás könnyen azt a benyomást kelti, hogy az intézmény hírneve vagy a finanszírozói kapcsolat fontosabb a bejelentőnél.
Az adatmegőrzés célját, idejét és felelősét meg kell határozni. Az információt nem szabad korlátlanul tárolni technikai lehetőség miatt. Az ellenőrzött törlés védi a bejelentőt, az ügyben említett személyeket és a szervezet hitelességét, miközben az ellenőrzési nyom igazolja az eljárást.