Eingangsbestätigung: sieben Tage

Nach dem HSchG ist der Eingang einer schriftlichen Meldung unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen, zu bestätigen. Ausnahmen gelten, wenn die hinweisgebende Person dies ausdrücklich ablehnt oder die Bestätigung den Schutz ihrer Identität beeinträchtigen könnte.

Rückmeldung: drei Monate

Spätestens drei Monate nach Entgegennahme eines Hinweises ist über getroffene oder geplante Folgemaßnahmen oder die Gründe zu informieren, aus denen dem Hinweis nicht nachgegangen wurde. Die Organisation muss daher Eingang, Zuständigkeit und Maßnahmen nachvollziehbar festhalten.

Drei Monate bedeuten nicht zwingend „Fall abgeschlossen“

Die Frist betrifft die Rückmeldung zu Folgemaßnahmen. Eine Untersuchung kann je nach Komplexität, Beteiligung Dritter oder anderen Verfahren weiterlaufen.

Interne Fristen

Zusätzlich zu gesetzlichen Fristen sollte die Organisation interne Zeitrahmen für Sichtung, Zuweisung, Kontakt, Beweiserhebung, Prüfung und Entscheidungen festlegen. So bleiben Fälle nicht bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist unbearbeitet.

Wie Technologie die Kontrolle unterstützt

  • Erstellungsdatum des Falls automatisch erfassen.
  • Zuständigkeit, Priorität und Status zuweisen.
  • Fristen für interne Statuswechsel festlegen.
  • Vor Fristüberschreitungen Hinweise erzeugen.
  • Nachrichten, Entscheidungen und Änderungen im Verlauf dokumentieren.

UNOVOX unterstützt konfigurierbare Fristen und operative Kennzahlen. Die Konfiguration sollte das von der Organisation genehmigte Verfahren und die Anforderungen des HSchG abbilden.

Offizielle Quelle: HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) — RIS. Die konkrete Anwendung des HSchG ist für die jeweilige Organisation zu prüfen. Diese Inhalte ersetzen keine Rechtsberatung.