Die Plattform ist nicht die Dokumentation

Eine Meldestelle arbeitet nur dann konsistent, wenn die Technologie Regeln abbildet, die in der Organisation verstanden werden. Die Anforderungen des HSchG sollten in dokumentierte Verfahren, Informationen für hinweisgebende Personen, Schutzmaßnahmen und Aufzeichnungen übersetzt werden.

Vorzubereitende Dokumente

Richtlinie oder Regelung der Meldestelle

Definiert Anwendungsbereich, berechtigte Nutzer, meldefähige Sachverhalte, Meldewege, Schutzmaßnahmen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsgrundsätze.

Operatives Verfahren

Beschreibt Eingang, Sichtung, Interessenkonflikte, Zuweisung, Kommunikation, Untersuchung, Entscheidungen, Eskalation und Abschluss.

Schutz hinweisgebender Personen

Regelt Vertraulichkeit, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, Informationszugriff und Umgang mit personenbezogenen Daten.

Aufzeichnungen und Berichte

Legt fest, welche Informationen erfasst, wie lange sie aufbewahrt, wem sie zugänglich gemacht und wie Berichte erstellt werden.

Öffentliche und interne Dokumentation

Das Meldeportal sollte hinweisgebenden Personen ausreichende Informationen bereitstellen. Detaillierte Verfahren des Fallmanagements bleiben autorisierten Teams vorbehalten.

Richtlinie in Konfiguration übersetzen

  • Kategorien passend zu den erfassten Sachverhalten.
  • Zusatzfelder nur, soweit erforderlich.
  • Abteilungen und Zuständigkeiten im Einklang mit der Organisation.
  • Im Verfahren definierte interne Fristen.
  • Verständliche Mitteilungen und Status für hinweisgebende Personen.
  • Aktuelle und zugängliche öffentliche Dokumente.

In UNOVOX werden unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Sprachen, Kategorien, Abteilungen, Felder, Fristen, Fallzuweisung und öffentliche Dokumente im Einstellungsbereich konfiguriert.

Offizielle Quelle: HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) — RIS. Die konkrete Anwendung des HSchG sowie die Datenschutzanforderungen sind für die jeweilige Organisation zu prüfen. Diese Inhalte ersetzen keine Rechtsberatung.