MAINSYSTEMS 
1. Peruskäsitteet ja Tausta
Videon tavoitteena on soveltaa säilytyssääntöä erottamalla asian päättäminen tietojen poistamisesta. Seuraa esimerkin päätösjärjestystä pelkän luettelon muistamisen sijaan. Kiinnitä huomiota osallistujiin, tarvittavaan tietoon ja odotettuun tulokseen. Näin sisältö muuttuu toimintatavaksi, jonka toinen henkilö voi tarkistaa. Ilmoitus voi sisältää ilmoittajan, kohteen ja sivullisten henkilötietoja. Tietosuoja kuuluu koko elinkaareen lomakkeesta arkistointiin. Kurssi käsittelee käytännön ratkaisuja. Oikeusperusta ja oikeuksien rajoitukset arvioidaan kyseisen käsittelyn perusteella.
Säilytyssuunnitelmassa on määriteltävä tietoryhmä, sovellettava sääntö, alkamishetki, kesto ja laissa sallitut poikkeukset. Vastaanotto, asian päättäminen ja tuloksen ilmoittaminen ovat eri tapahtumia. Erota lakisääteinen enimmäisaika vähimmäisajasta ja sisäisestä tarkistuspäivästä. Oikeudenkäynti ei automaattisesti syrjäytä lakisääteistä enimmäisaikaa. Arvioi erillinen lainmukainen käyttö menettelyä varten sekä tosiasiassa sovellettavat julkisia arkistoja koskevat säännöt.
Sovellettava sääntö: Yksityisessä toiminnassa lain mukaisten jatkotoimiasioiden henkilötietoja ei saa käsitellä yli kahta vuotta asian päättymisen jälkeen. Tämä on enimmäisaika; tarpeellisuus voi edellyttää aiempaa poistamista. Julkiseen toimintaan sovelletaan viranomaisasiakirjoja ja arkistoja koskevia erityissääntöjä. Älkää soveltako yksityisen sektorin poistosääntöjä automaattisesti viranomaiseen tai keksikö pidennystä vireillä olevan oikeudenkäynnin vuoksi.
2. Käytännön Soveltaminen ja Kansallinen Sääntely
Määrittele tietoryhmät, määräajan alkutapahtuma, säilytysaika, tarkistuksesta vastaava henkilö ja lopullinen käsittelytapa. Tarkista ennen suunniteltua poistamista sovellettava sääntö, säilyttämisen välttämättömyys ja mahdolliset vireillä olevat menettelyt. Säilytä aineistoa vain, jos laki sen sallii tai sitä edellyttää; älä oleta, että lakisääteistä enimmäisaikaa voidaan pidentää. Huomioi vientikopiot ja arkistoaineisto sekä rajoitettu pääsy. Selvästi merkityksettömiin tietoihin sovelletaan omaa poistamissääntöään. Muunna menettely ennen jatkamista vaiheiksi, jotka voisit selittää työtoverille. Tunnista ensimmäinen tarkistus, sen tuloksesta riippuva toimenpide ja kirjaus, jonka avulla päätös voidaan myöhemmin rekonstruoida. Seuraa näytön vaiheita ja tunnista kohta, jossa virhe muuttaisi lopputulosta.
Yksityisen sektorin asiakirja-aineisto lähestyy sisäistä poistopäivää, kun siihen liittyvä oikeudenkäynti on vireillä. Tiimi tarkistaa ensin, onko päivämäärä sisäinen tavoite vai lakisääteinen enimmäisraja. Riita ei automaattisesti oikeuta säilyttämiseen yli kahden vuoden ajan jatkotoimiasian päättymisestä. Mahdollinen tarpeellinen käyttö todisteena on arvioitava oman oikeusperusteensa, tarkoituksensa ja sovellettavien sääntöjensä nojalla; ilmoitusasiakirjoja ei voida vain säilyttää määräämättömästi. Lue tapaus nyt huolellisesti. Erota todetut tosiasiat tiedoista, jotka on vielä varmistettava. Älä lisää motiiveja tai tapahtumia, joita kuvauksessa ei ole. Tämä ero auttaa valitsemaan käytettävissä olevaan tietoon nähden oikeasuhteisen toimenpiteen.
3. Käytännön Tapaus ja Avainkohdat
Harjoitus kuuluu näin: Oikeuttaako alkuperäisen poistopäivän saavuttaminen poistamaan automaattisesti kaiken? Valitse vastaus ja kirjoita sitä perusteleva virke. Vertaa valintaasi tauon aikana juuri käsiteltyihin kriteereihin. Mieti myös, minkä aineiston säilyttäisit päätöksen myöhempää perustelemista varten.
Ei. Tarkistakaa päivämäärää määräävä tapahtuma ja sääntö. Yksityisessä toiminnassa kaksi vuotta asian päättymisestä on ilmoittajansuojalain mukainen enimmäisaika, ei vähimmäisaika tai automaattisesti pidennettävä oletusaika. Harkitkaa aiempaa poistamista, kun tietoja ei enää tarvita. Julkiset arkistot ja lainmukainen käyttö muissa menettelyissä edellyttävät erillistä arviota. Kirjatkaa päätös alkuperäisten tietojen, kopioiden, liitteiden ja pääsyn osalta.
Vältettävä virhe: yhden poistopäivän asettaminen huomioimatta lain alkutapahtumaa ja poikkeuksia.
Sovella kansallista sääntöä nyt toiseen päätökseen. Järjestelmä poistaa jokaisen asian viisi vuotta vastaanottamisen jälkeen riippumatta maasta tai vireillä olevista menettelyistä. Onko tämä asianmukaista?
Ei. Tunnistakaa paikallinen sääntö, aloitustapahtuma sekä mahdolliset rajat tai pidennykset. Yhtenäinen aikataulu voi poistaa tiedot liian varhain tai säilyttää niitä liian kauan. Dokumentoikaa päätös tietoryhmittäin, huomioikaa kopiot ja määrittäkää, kuka arvioi poistamisen keskeyttämistä sen sijaan, että kaikki säilytetään määräämättömästi.
Muista kolme asiaa. Ensimmäinen: Kaksi vuotta päättymisestä on yksityisen sektorin enimmäisaika. Toinen: Erottakaa julkiset arkistot yksityisistä asiakirja-aineistoista. Kolmas: Arvioikaa tarkoitus, tarpeellisuus ja kopiot.
Ota esiin organisaatiosi menettely tai mieti, miten laatisit sellaisen. Tunnista yksi ero sen ja juuri ratkaisemamme tapauksen välillä. Kirjaa ehdottamasi muutos ja sen perustelemiseen tarvittavat tiedot. Voit tehdä lyhyen tehtävän videon tukimateriaalissa.
Osion odotettu oppimistulos on seuraava: soveltaa säilytyssääntöä erottamalla asian päättäminen tietojen poistamisesta. Palaa perusteltuun vastaukseen epäselvissä tilanteissa ja säilytä yhteenveto tulevan päätöksen tukena.
Yhdistä ehdotuksesi tehtävässä videon kansalliseen sääntöön. Tunnista muutettava asiakirja tai alustan kenttä sekä muutoksen hyväksyjä. Jos kyse on hyvästä toimintatavasta, selitä vähennettävä riski. Jos kyse on lakisääteisestä velvoitteesta, kirjaa lähde ja soveltamisala.