Kaj je kanal za prijave?

Gre za sklop sredstev in postopkov, s katerimi organizacija sprejema, spremlja in obravnava prijave. Platforma je del tega sistema: zagotavlja javni vmesnik in organizira delo ekipe, ne nadomešča pa politik, odgovornih oseb in meril odločanja.

Obrazec ni sinonim za kanal

Obrazec zbere informacije. Operativni kanal potrebuje tudi spremljanje, komunikacijo, nadzor dostopa, roke, zgodovino in dokumentacijo.

Kako mora delovati v praksi

  1. Organizacija objavi dostop do kanala in pojasni, kdo ga lahko uporablja.
  2. Oseba opiše situacijo in se odloči za anonimno ali identificirano prijavo, kadar je to mogoče.
  3. Sistem izda kodo za spremljanje.
  4. Pooblaščena ekipa prejme, razvrsti in dodeli primer.
  5. Sporočila, dejanja, roki in odločitve ostanejo povezani s postopkom.
  6. Organizacija pripravi potrebna poročila in evidence.

Kaj konfigurirati pred odprtjem

Določiti je treba odgovorne osebe, zajete zadeve, kategorije, oddelke, ravni prioritet, interne roke, pravila dostopa, sporočila prijavitelju, javno dokumentacijo, hrambo in merila za zaključek.

Kaj oceniti pri platformi

  • Izkušnja oddaje in spremljanja za prijavitelja.
  • Ločitev med javnim portalom in rezerviranim območjem.
  • Konfiguracija kategorij, polj, odgovornih oseb in rokov.
  • Sporočila, naloge, priloge, opomniki in zgodovina.
  • Statistike, spisi primerov in poročila.
  • Pogoji varnosti, zasebnosti, gostovanja, podpore in izstopa.
Pravni okvir v Sloveniji: pri vzpostavitvi kanala preverite Direktivo (EU) 2019/1937, Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri) in varstvo podatkov. Ta vodnik je informativen in ne nadomešča pravnega svetovanja.