Platforma ni dokumentacija

Kanal dosledno deluje le, kadar tehnologija ustreza pravilom, ki jih organizacija pozna. Dokumentacija naj pojasni postopek, obrazce, zaščito prijavitelja in evidence.

Dokumenti za pripravo

Javna politika kanala

Prijaviteljem pojasnite, kdo lahko prijavi, katere zadeve so zajete, katere poti so na voljo, kako se varuje zaupnost, kakšne povratne informacije lahko pričakujejo in kje najdejo zunanje kanale.

Notranji operativni postopek

Dokumentirajte sprejem, razvrstitev, preverjanje navzkrižij interesov, dodelitev, nadaljnje ukrepe, komunikacijo, eskalacijo, zaključek in hrambo.

Vloge in pooblastila

Lastnik kanala in upravljavec platforme, osebe, pristojne za sprejem in nadaljnje ukrepe, nadomestna pot pri navzkrižju interesov, pravila dostopa do kategorij ali primerov ter vključevanje pravnih, kadrovskih, revizijskih ali zunanjih strokovnjakov.

Evidence in varstvo podatkov

Določite pravno podlago, kategorije podatkov, roke hrambe, pravice posameznikov, varnostne ukrepe, izvoz in izbris. Dokumentacija mora odražati dejanske nastavitve in delo ekipe.

Javna in notranja dokumentacija

Portal mora prijaviteljem predstaviti dovolj informacij. Podrobni postopki upravljanja ostanejo rezervirani za pooblaščeno ekipo.

Politiko prevedite v nastavitve

  • Kategorije, ki ustrezajo zajetim zadevam.
  • Dodatna polja samo, kadar so potrebna.
  • Oddelki in odgovorni skladni z organizacijo.
  • Notranji roki, določeni v postopku.
  • Sporočila in statusi, razumljivi prijavitelju.
  • Javni dokumenti, posodobljeni in dostopni.

V UNOVOX so uporabniki in jeziki brez omejitev, kategorije, oddelki, polja, roki, dodelitev in javni dokumenti nastavljeni v območju nastavitev.

Uradni okvir: Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri), Splošna uredba (EU) 2016/679 in veljavna pravila o varstvu podatkov. Seznam prilagodite organizaciji in sektorju.