Potrditev prejema: sedem dni

Po prejemu prijave mora subjekt praviloma obvestiti prijavitelja o prejemu v sedmih koledarskih dneh. ZZPri za notranje prijave predvideva potrditev prejema najpozneje v sedmih dneh; postopek mora zato evidentirati datum prejema, način potrditve in morebitne izjeme, kadar bi potrditev lahko ogrozila zaupnost.

Načrtovani ali sprejeti ukrepi: trije meseci

Prijavitelj mora v treh mesecih od potrditve prejema prejeti informacije o načrtovanih ali že izvedenih nadaljnjih ukrepih ter razlogih zanje. V praksi to zahteva, da veste, kdaj je primer vstopil, kdo je odgovoren in kaj je že bilo odločeno.

Trije meseci ne pomenijo nujno »zaključen primer«

Rok se nanaša na informacijo o nadaljnjih ukrepih. Preiskava je lahko odvisna od kompleksnosti, tretjih oseb ali drugih postopkov.

Notranji roki

Poleg zakonskih rokov mora organizacija določiti notranje čase za razvrstitev, dodelitev, kontakt, zbiranje informacij, pregled in odločitev. Ti roki pomagajo preprečiti, da postopek obstane do zakonske meje.

Kako podpreti nadzor

  • Samodejno zabeležite datum prejema.
  • Določite odgovorno osebo in rok za prvi odziv.
  • Načrtujte pregled, zbiranje informacij in morebitno eskalacijo.
  • Dokumentirajte povratne informacije ter razlog za izvedene ukrepe.
  • Ohranite zaupnost in upoštevajte omejitve razkritja.

UNOVOX omogoča nastavitev rokov in spremljanje operativnih kazalnikov. Nastavitve morajo odražati postopek, ki ga je organizacija sprejela.

Uradni vir: Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri) — Uradni list RS. Preverite natančno besedilo zakona in posebnosti konkretnega primera.