MAINSYSTEMS 
1. O Que Deve Saber
Vamos dedicar este vídeo a configurar alertas que apoiem o cumprimento dos prazos sem expor informação. Em vez de decorar uma lista, acompanhe a sequência de decisões do exemplo. Repare em quem intervém, na informação necessária e no resultado esperado. Estes três pontos ajudam a transformar o conteúdo numa prática que outra pessoa consegue verificar. As demonstrações deste curso usam uma plataforma genérica e dados fictícios. Os nomes dos campos dependem do produto escolhido. O objetivo é saber que configuração procurar e como verificar o resultado, mantendo separados os poderes de administração técnica e o acesso ao conteúdo dos processos.
No canal interno português existem dois prazos diferentes. Primeiro: notificar a receção da denúncia em sete dias. Segundo: comunicar as medidas previstas ou adotadas e a respetiva fundamentação até três meses a contar da receção. Os três meses nunca substituem os sete dias da notificação inicial. A comunicação de medidas não equivale necessariamente à conclusão da investigação. Um prazo de três meses não deve ser convertido automaticamente em noventa dias. A parametrização deve refletir o prazo aplicável e ser validada pela equipa responsável.
Regra nacional: No canal interno, notificar a receção em 7 dias. Comunicar as medidas previstas ou adotadas e a fundamentação até 3 meses após a receção da denúncia. Quando o denunciante o requeira, comunicar o resultado nos 15 dias após a conclusão. Os 3 meses não constituem um prazo geral para terminar a investigação.
2. Aplicação Prática e Regra Nacional
Registe a data de receção, configure alertas antecipados e designe quem reage a cada um. Separe a notificação enviada pelo sistema da comunicação efetivamente prestada ao denunciante. Use assuntos neutros e mensagens sem descrição dos factos. Teste casos recebidos em diferentes datas, ausências e falhas de entrega. Quando o anonimato impedir um contacto externo, use o acompanhamento seguro disponível. Antes de avançar, transforme este procedimento numa sequência que consiga explicar a um colega. Identifique a primeira verificação, a ação que depende do resultado e o registo que permite reconstruir a decisão. No ecrã, acompanhe a sequência e procure o ponto em que um erro alteraria o resultado.
O sistema envia um alerta ao gestor, mas este não comunica qualquer medida ao denunciante. O painel apresenta o alerta como concluído. A equipa altera a configuração para distinguir alerta tratado de comunicação realizada, com registo do conteúdo e da data de envio. Faça agora uma leitura atenta do caso. Separe o que está descrito como facto daquilo que ainda teria de confirmar. Não acrescente intenções nem acontecimentos que não foram apresentados. Esta distinção será importante para escolher uma resposta proporcional à informação disponível.
3. Caso Prático e Pontos-Chave
O exercício é o seguinte: Marcar um alerta como lido demonstra que a obrigação de comunicação ao denunciante foi cumprida? Escolha uma resposta e escreva uma frase com a sua justificação. Durante a pausa, compare a sua escolha com os critérios que acabámos de analisar. Pense também no elemento que guardaria para explicar a decisão mais tarde.
Não. Deve existir evidência da comunicação devida, pelo meio adequado. O alerta é um apoio interno; a obrigação respeita à informação efetivamente comunicada ao denunciante dentro do prazo aplicável.
Há um erro a evitar: usar o estado de uma notificação interna como prova de resposta ao denunciante.
A plataforma usa um prazo fixo de 90 dias para todos os países e começa a contar quando alguém abre a mensagem. Pode ser mantido?
Não sem validar a regra local. O calendário deve usar o evento inicial e a unidade corretos, distinguir confirmação de seguimento e prever apenas extensões permitidas. Teste receção fora do horário, fim do mês e ausência do responsável. Abrir a mensagem não altera automaticamente a data legal de receção.
Retenha estas três ideias. Primeiro: Confirmar a receção em sete dias. Segundo: Comunicar medidas e fundamento até três meses. Terceiro: Contar ambos os prazos a partir da receção.
Para aplicar esta aprendizagem, recupere o procedimento que usa na sua organização ou imagine como o construiria. Identifique uma diferença entre esse procedimento e o caso que acabámos de resolver. Escreva a alteração que proporia e a informação de que precisaria para a justificar. Esta pequena tarefa pode ser feita na ficha de apoio que acompanha o vídeo.
O resultado esperado desta unidade é conseguir configurar alertas que apoiem o cumprimento dos prazos sem expor informação. Reveja a resposta comentada sempre que tiver dúvidas e conserve a síntese como apoio para uma decisão futura.