Wien ass gesetzlech verflicht, e banneschte Meldekanal zu Lëtzebuerg anzeriichten?

Aféierung: De juristesche Kader fir de Whistleblowing-Schutz am Groussherzogtum Lëtzebuerg

Mat der Adoptioun vum Gesetz vum 16. Mee 2023 huet d'Groussherzogtum Lëtzebuerg en entscheedende Schrëtt fir d'Moderniséierung vu senger Entreprise- a Verwaltungskultur gemaach. D'Zil vum Gesetzgeber war et net nëmmen, déi europäesch Direktiv (EU) 2019/1937 formell an nationaalt Recht ëmzesetzen, mee e robuste juristesche Schëld opzebauen, deen d'Meldepersonen (Whistleblower) virun all Form vu Repressalie schützt an gläichzäiteg d'Integritéit vun der Lëtzebuerger Finanzplaz an der Ekonomie garantéiert.

Zu Lëtzebuerg, wou d'Ekonomie geprägt ass duerch eng immens héich Konzentratioun vun internationale Banken, Gestiounsgesellschaften (ManCos), PSF (Professionnels du secteur financier), Assurancegesellschaften, grousse Fiduciairen a multinationale Konzernen, ass de Besoin u glaskloere Compliance-Strukturen besonnesch staark. D'Verflichtung fir en absolut séchere, vertraulechen an onofhängege banneschte Meldekanal anzeféieren, gëllt dofir wäit iwwer traditionell Industriebetriber eraus an ëmfaasst de Finanzsecteur, d'Gemengen, d'Staatswesebetreiber an eng Villfalt vu Reglementéierten.

Dëse komplette Guide erkläert detailléiert, wéi eng Betriber an ëffentlech Verwaltunge betraff sinn, wéi d'Personalzuel no de Reegele vum Code du travail berechent gëtt, wéi eng Institutiounen ënner d'Null-Schwell falen (ab dem 1. Salarié) a wat fir eng administrativ Sanktioune vu bis zu 250.000 Euro (respektiv 500.000 Euro am Widderhuelungsfall) bei enger Verstoussung droen.

Déi allgemeng Schwell vu 50 Salariéen am private Secteur

D'Kärbestëmmung fir Entreprisen am private Secteur ass am Artikel 6 Paragraf 1 vum Gesetz vum 16. Mee 2023 festgehalen:

« Les entités juridiques du secteur privé comptant au moins 50 travailleurs sont tenues de mettre en place des canaux et des procédures de signalement interne et de suivi. »

All juristesch Entitéit vum Privatrecht, déi op d'mannst 50 Salariéen beschäftegt, muss deemno obligatoresch e funktionéierende banneschte Meldekanal mat deene gesetzlech virgeschriwwene Prozeduren operationell hunn.

Zäitlechen Oflaf an Inkraafttrieden

Fir d'Entreprisen huet d'Gesetz eng Etappereegelung virgesinn, déi mëttlerweil vollstänneg ofgelaf ass:

• Grouss Entreprisë mat 250 oder méi Salariéen: Fir dës Betriber ass d'Gesetz direkt de 21. Mee 2023 a Kraaft getrueden (véier Deeg no der Publikatioun am Mémorial A). Et gouf keng Transitiounsperiod;
• Mëttelgrouss Entreprisë vu 50 bis 249 Salariéen: Dës Kategorie hat eng Transitiounsfrist bis de 17. Dezember 2023. Zanter dësem Datum mussen ouni Ausnam all Betriber ab 50 Mataarbechter e konforme Meldesystem operationell zur Verfügung stellen.

Gesellschaftsformen déi betraff sinn

D'Verflichtung gëllt fir all Gesellschaftsformen no lëtzebuergeschem Recht, onofhängeg vun hirem Zweck oder hirem Handelsstatut:

• Aktiegesellschaften (Société Anonyme - S.A.) an Europäesch Gesellschaften (SE);
• Gesellschaften mat limitéierter Responsabilitéit (Société à responsabilité limitée - S.à r.l. an S.à r.l.-S);
• Kommanditgesellschaften (Société en commandite simple - SCS an Société en commandite spéciale - SCSp);
• Associatiounen ouni Gewënnzweck a Fondatiounen (ASBL a Fondations);
• Kooperativen (Sociétés coopératives) a wirtschaftlech Interessevereenegungen (GIE).

Berechnungsmethod vun der Personalzuel no lëtzebuergeschem Aarbechtsrecht

Eng zentral Fro an der alldeeglecher Praxis ass d'Method, no där d'Mataarbechterzuel vu 50 Salariéen ermëttelt gëtt. D'Gesetz vum 16. Mee 2023 baséiert sech op d'Reegele vum Lëtzebuerger Aarbechtsgesetzbuch (Code du travail), genee wéi bei der Berechnung fir d'Personaldelegatioun (Artikelen L. 411-1 ff. Code du travail).

Referenzperiod: Joresduerchschnëtt vun deene leschten 12 Méint

D'Personalzuel gëtt net un engem arbiträre Stéchdag festgeluecht, mee als arithmeteschen Duerchschnëtt vun de leschten 12 Méint berechent. Dëst verhënnert, datt kuerzfristeg saisonal Schwankungen oder Zäitaarbechter d'Obligatioun kënschtlech veränneren oder ëmgoen kënnen.

Urechnung vu verschiddene Salariéskategorien

Bei der Ermëttlung vun der Gesamtzuel gëllen déi follgend Reegelen no Artikel L. 411-1 vum Code du travail:

D'Null-Schwell: Finanzsecteur a reglementéiert Beruffer ab 1 Salarié

Eng vun de wichtegste Lëtzebuerger Eegenheeten ass déi sougenannt Null-Schwell. No Artikel 6 Paragraf 3 vum Gesetz vum 16. Mee 2023 gëllt d'Schwelle vu 50 Mataarbechter net fir Betriber, déi ënner europäesch oder national Akte fir de Finanzmaart oder géint d'Geldwäsch an den Terrorismusfinanzéierung (AML/CFT) falen.

All dës Entitéite mussen ab dem alleréischte Salarié (1 Mataarbechter) e vollfunktionellen a konforme banneschte Meldekanal ariichten:

Vun der CSSF iwwerwaacht Institutiounen

D'Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) kontrolléiert all Acteuren um Banke- a Fondsmarché:

• Kreditinstituter a Spezialbanken (Gesetz vum 5. Abrëll 1993 iwwer de Finanzsecteur);
• Gestiounsgesellschaften vun OGAW (UCITS ManCos) an AIFM no dem Gesetz vum 12. Juli 2013;
• Investitiounsgesellschaften, Broker a Finanzberoder;
• Professionnels du secteur financier (PSF) vu spezialiséierter, administrativer oder technescher Natur;
• Bezuelungsinstituter an E-Money-Institutiounen.

Vum CAA iwwerwaacht Versécherungen

De Commissariat aux Assurances (CAA) iwwerwaacht de Versécherungssecteur. D'Null-Schwell gëllt fir:

• Direct-Assurancen (Liewensversécherung an Net-Liewensversécherung);
• Reassurancen (Sociétés de réassurance);
• Assurancecourtieren an zougeloosse Courtiersgesellschaften.

Verflicht no dem Geldwäschgesetz vum 12. November 2004

Och fräi Beruffer an Déngschtleeschter, déi den AML-Virschrëfte ënnerleien, brauchen ab dem éischte Salarié e Kanal:

• Fiduciairen a Gesellschaftsdomiziliéierer (Sociétés de domiciliation);
• Réviseurs d'entreprises agréés (Wirtschaftspréifer) an Expert-comptabelen;
• Notären an Affekoten (Avocats à la Cour), wa si fir hire Client Finanztraitéen, Immobiliekaaf oder Gesellschaftsgrënnunge begleeden;
• Immobilienagencen a Marchanden vu wäertvolle Gidder.

Verflichtungen am ëffentleche Secteur zu Lëtzebuerg

D'Gesetz vum 16. Mee 2023 mécht kee prinzipiellen Ënnerscheed tëscht dem Privatsecteur an de staatlechen Organisatiounen:

Staatlech Verwaltungen a Ministären

All staatlech Ministären, ëffentlech Verwaltungen (wéi d'Steierverwaltung Administration des contributions directes oder d'Zollverwaltung Douanes et accises) a Geriichter mussen e Meldesystem bereetstellen.

Ëffentlech Etablissementer a Beruffschamberen

Ëffentlech Etablissementer (wéi d'Universitéit Lëtzebuerg, de Luxembourg Institute of Health oder d'Krankenhaiser) souwéi d'Beruffschamberen (Chambre de Commerce, Chambre des Métiers, Chambre des Salariés) ënnerleien der nämmlechter Obligatioun.

Gemengen a Gemengensyndikater

Fir d'Gemenge gëllt no Artikel 6 Paragraf 1 Ënnerabsaz 2 eng spezifesch Reegelung:

• Gemenge mat op d'mannst 10.000 Awunner mussen zwingend en eegene Meldekanal ariichten;
• Gemenge mat op d'mannst 50 Salariéen oder Beamten sinn och onofhängeg vun der Awunnerzuel verflicht;
• Kleng Gemenge mat manner wéi 10.000 Awunner a manner wéi 50 Mataarbechter dierfe Meldekanäl gemeinsam mat anere Gemengen oder iwwer Gemengensyndikater (wéi de SIGI) organiséieren a Ressourcen deelen.

D'Roll vun der Personaldelegatioun (Code du travail)

Zu Lëtzebuerg huet d'Personaldelegatioun (Délégation du personnel) e ganz staarke gesetzleche Statut. D'Aféierung vun engem Meldekanal ass net einfach eng unilateral Decisioun vum Patron, mee erfuerdert déi strikt Anhale vum Sozialdialog:

Informatioun a Consultatioun (Art. L. 414-1 ff.)

Ab 15 Salariéen (wou eng Delegatioun obligatoresch gewielt gëtt) muss d'Personaldelegatioun am Viraus informéiert a konsultéiert ginn iwwer:

• D'Natur vum technesche System a wéi d'Vertraulechkeet ofgeséchert ass;
• D'Auswiel vun der onofhängeger Persoun oder dem Service fir d'Gestioun vun de Meldungen (Compliance Officer oder externen Ombudsmann);
• D'intern Whistleblowing-Charta an d'Mesurë géint Repressalien;
• D'Informatioun vun der Belegschaft iwwer d'Fonktionnement vum System.

Zwingend Matbestëmmung bei technescher Iwwerwaachung (Art. L. 414-9)

A Betriber mat mindestens 150 Salariéen huet d'Delegatioun no Artikel L. 414-9 Paragraf 1 Punkt 3 e richtegt Matbestëmmungsrecht (Codécision):

« L'introduction ou la modification d'installations ayant pour objet de contrôler le comportement et le rendement des salariés à leur poste de travail requiert la codécision de la délégation du personnel. »

Wann e Meldesystem op den internen IT-Servere vun der Firma leeft an d'Netzwierkaktivitéit oder d'IP-Adresse vun de Mataarbechter mathalzeechen, brauch de Patron déi formell Zoustëmmung vun der Personaldelegatioun. Eng extern SaaS-Léisung wéi UNOVOX mat Zero-Knowledge-Architektur vermeit dës Iwwerwaachungsrisiken an erméiglecht en einfachen Accord mat der Delegatioun.

Ressourcendeelung a Pooling fir PMEen (50 bis 249 Mataarbechter)

Fir mëttelgrouss Betriber net administrativ z'iwwerfuerderen, erlaabt Artikel 6 Paragraf 4 eng pragmatesch Vereinfachung:

• Gemeinsam Notzung vu Ressourcen: Privat Entreprisë mat 50 bis 249 Salariéen dierfe Meldekanäl an Enquêtekapazitéite mat anere Betriber deelen;
• Juristesch Eegeverantwortung: D'Verantwortung fir d'Anhale vun de Fristen (7 Deeg fir den Empfang, 3 Méint fir de Feedback) an d'Geheimhalung bleift awer bei jiddwer Entreprise eenzel;
• Gruppestrukturen: Filialen mat 50 bis 249 Salariéen dierfen de Meldekanal vun der Mammegesellschaft notzen, virausgesat datt d'Mataarbechter op der Plaz e verständlechen, sproochlech zougängleche Partner hunn. Betriber ab 250 Mataarbechter mussen ëmmer en eegene, selbststännege Kanal hunn.

Sanktioune bei Verstouss: Geldstrofe vu bis zu 250.000 € (Art. 26)

Lëtzebuerg huet sech fir ganz streng Sanktiounen entscheet, fir dem Gesetz de néidege Respekt ze verschafen. Déi zoustänneg Kontrollautoritéiten (besonnesch d'Inspection du Travail et des Mines - ITM, d'CSSF, de Commissariat aux Assurances an d'CNPD) hu staark Pouvoiren:

Zwee Beispiller aus der Lëtzebuerger Praxis

Praxisbeispill 1: Eng Gestiounsgesellschaft um Kierchbierg mat 12 Mataarbechter

D'Situatioun: Eng AIFM-Gesellschaft geréiert privat Immobilien- an Infrastrukturfongen. Si beschäftegt nëmmen 12 fest Mataarbechter. D'Direktioun huet gemengt, d'Whistleblower-Gesetz géif eréischt ab 50 Salariéen gëllen.

D'Rechtslag: Well d'Firma ënner d'Aufsicht vun der CSSF fällt, gräift d'Null-Schwell no Artikel 6 Paragraf 3. Si muss vum éischte Salarié un e Meldekanal operationell hunn.

D'Léisung: D'Direktioun implementéiert séier UNOVOX a designéiert en externe Jurist als Ombudsmann. Bei der nächster CSSF-Inspektioun gëtt d'Konformitéit ouni Remarken validéiert, an eng Geldstrof vu bis zu 250.000 € gouf verhënnert.

Praxisbeispill 2: E Bau- an Transportbetrib zu Déifferdeng mat 95 Salariéen

D'Situatioun: E mëttelgrousse Betrib huet 80 Vollzäitaarbechter an 15 Grenzgänger am Joresduerchschnëtt. D'Personaldelegatioun freet no engem séchere Wee fir Mängel bei der Sécherheet op de Chantiere kënnen ze mellen.

D'Rechtslag: Mat 95 Leit läit de Betrib däitlech iwwer der 50er-Grenz. D'Iwwergangsfrist ass zanter Dezember 2023 eriwwer.

D'Léisung: D'Firma hëlt d'UNOVOX-Software a Betrib. D'Mataarbechter kënnen elo op Lëtzebuergesch, Franséisch oder Däitsch sécher an anonym Sécherheetsrisike mellen, ouni Angscht virun enger Kënnegung ze hunn.

Firwat UNOVOX déi ideal Léisung fir Lëtzebuerger Entreprisen ass

D'Softwareplattform UNOVOX gouf speziell fir déi héich Ufuerderunge vum Lëtzebuerger Recht an de Finanzreglementer entwéckelt:

• 100 % Konformitéit mam Gesetz vum 16. Mee 2023: Erfëllt all d'Artikelen, d'CSSF-Circulairen an d'ITM-Richtlinnen;
• Echt Dräisproochegkeet (Lëtzebuergesch, Däitsch, Franséisch): All Menüen a Formulairë stinn an deenen dräi offiziellen Amtssprooche souwéi op Englesch zur Verfügung;
• Héchste Sécherheetsstandard mat Zero-Knowledge: D'Meldunge sinn asymmetresch verschlësselt (AES-256); weder IT-Administrateuren nach Serverbedreiwer kënnen d'Meldunge liesen;
• Automatiséiert Fristeniwwerwaachung: Alarmfunktioune fir déi 7 Deeg fir den Empfang an déi 3 Méint fir de Feedback;
• Datenhostung an der Europäescher Unioun: ISO-27001 zertifiéiert Serveren an der EU, vollstänneg konform mat de Reegele vun der Lëtzebuerger Dateschutzkommissioun (CNPD).