Dateschutzerklärung | UNOVOX Lëtzebuerg

Zesummefaassung an einfacher Sprooch

MAINSYSTEMS ass Verantwortlechen fir dës Websäit, fir geschäftlech Kontakter a fir d’Verwaltung vu Clientskonten. Bei Meldungen an Dossiersdonnéeën, déi am UNOVOX-Ëmfeld vun engem Client veraarbecht ginn, ass an der Regel de Client Verantwortlechen a MAINSYSTEMS handelt als Optragsveraarbechter no senge dokumentéierte Weisungen an dem Optragsveraarbechtungskontrakt. Mir verkafe keng perséinlech Donnéeën. D’Meldeportal kann ouni Identifizéierung benotzt ginn a protokolléiert d’IP-Adress vum Hiweisgeber net.

1. Uwendungsberäich

Dës Erklärung gëlt fir www.unovox.com, fir Kontakt- an Ofschlossformulairen, fir geschäftlech Interaktiounen zu UNOVOX, fir d’Verwaltung vu Clientskonten a fir d’technesch Bereetstellung vun der UNOVOX-Plattform als Software as a Service. E Client muss op sengem Meldekanal eege Dateschutzhiweiser verëffentlechen; déi reegelen d’Veraarbechtung duerch de Client a si zesumme mat dëser Erklärung ze liesen.

Dës Erklärung erfëllt d’Artikelen 13 an 14 vun der Veruerdnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) a berécksiichtegt dat lëtzebuergescht Gesetz vum 1. August 2018 iwwer d’Organisatioun vun der Nationaler Dateschutzkommissioun an d’allgemeng Dateschutzreegelung (Loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données). Am Whistleblower-Kontext sinn zu Lëtzebuerg zousätzlech d’Gesetz vum 16. Mee 2023 zur Ëmsetzung vun der Direktiv (EU) 2019/1937 (Mémorial A Nr. 232 vum 17. Mee 2023), deem säin sachlechen Uwendungsberäich op dat ganzt nationaalt Recht ausgeweit gouf, an d’Direktiv (EU) 2019/1937 relevant.

2. Wéi mir sinn a eis Rollen

UNOVOX ass e Produkt vun der MAINSYSTEMS, LDA. mat der Kontaktadress Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lissabon, Portugal („MAINSYSTEMS“, „mir“). Dateschutzfroe kënnen un eise Dateschutzkontakt geriicht ginn: dpo@mainsystems.pt.

Verantwortlechen: Bei Websäitbesich, Demo- oder Offertufroen, Kontraktofschlëss, Ofrechnungskontakter, Support an der Verwaltung vu Clients- a Benotzerkonte leet MAINSYSTEMS d’Zwecker an d’Mëttel vun der Veraarbechtung fest.
Optragsveraarbechter (Artikel 28 DSGVO): Bei Meldungen, Noriichten, Unhäng, Enquêteopzeechnungen an anere Dossierinhalter, déi am UNOVOX-Ëmfeld vun engem Client agereecht oder erstallt ginn, leet an der Regel de Client d’Zwecker an d’Mëttel fest; MAINSYSTEMS veraarbecht dës Donnéeë no dokumentéierte Weisungen an no dem Optragsveraarbechtungskontrakt.
Verantwortung vum Client: D’Organisatioun, déi de Kanal bedreift, muss eege Hiweiser bereetstellen, d’Rechtsgrondlage bestëmmen, Berechtegungen an Opbewahrung festleeën, d’gesetzlech virgeschriwwen Dokumentatioun vun de Meldunge féieren an Ufroe vu betraffene Persounen zu hiren Dossieren beäntweren.

3. Donnéeë, déi mir veraarbechte kënnen

Websäits-, Geschäfts- a Kontraktdonnéeën

berufflech Identifikatiouns- a Kontaktdonnéeë wéi Numm, berufflech E-Mail, Telefon, Organisatioun, Funktioun a Land;
Informatiounen aus Demo-, Offert-, Ofschloss-, Partnerschafts- oder Supportufroen;
Kontrakt-, Abonnements-, Ofrechnungs- an Transaktiounsdonnéeën, ouni vollstänneg Kaartendonnéeën, wann d’Bezuelung iwwer e spezialiséierte Fournisseur leeft;
Kommunikatioun an Opzeechnungen, déi fir d’Verwaltung vun der Geschäftsbezéiung a vum Support néideg sinn.

Konto- an Notzungsdonnéeën

Benotzernumm, berufflech E-Mail, Funktioun, Organisatioun, Berechtegungen an Authentifizéierungsinformatiounen;
technesch a Sécherheetsprotokoller vun den autoriséierte Benotzer vum Verwaltungsberäich, wéi Zougrëffszäiten, Browser- an Apparatinformatiounen, IP-Adress souwäit fir Betribs- a Sécherheetsprotokoller néideg, duerchgeféierten Aktiounen an Opzeechnunge vu Virfäll;
Konfiguratiouns-, Notzungs-, Support- an Diagnosinformatiounen, déi fir de Betrib an d’Verbesserung vum Déngscht néideg sinn.

Melde- an Dossiersdonnéeën

Je no Konfiguratioun vum Client a no deem, wat en Hiweisgeber oder en autoriséierte Benotzer agëtt, kann en Dossier Identitéits- a Kontaktdonnéeën, berufflech Informatiounen, Aussoen, Noriichten, Unhäng, Uginne zu behaapte Verhalen, besonnesch Kategorie vun Donnéeën (Artikel 9 DSGVO) an Donnéeë iwwer verméintlech Strofdote (Artikel 10 DSGVO) enthalen. MAINSYSTEMS leet net fest, wéi eng Meldungen e Client kritt, a benotzt Dossierinhalter net fir Reklamm.

4. Anonymitéit um Meldeportal

UNOVOX kann esou konfiguréiert ginn, datt Meldungen ouni Uginn vun der Identitéit vum Hiweisgeber ugeholl ginn. Fir d’Anonymitéit ze schützen, gëlt:

d’Meldeportal protokolléiert keng IP-Adress a leet keng Browsingprofiler vun Hiweisgeber un;
d’Portal benotzt keng Analyse- oder Marketing-Cookien;
d’spéider Kommunikatioun mat engem anonymen Hiweisgeber leeft iwwer e Suivicode, ouni datt eng Identifizéierung néideg ass.

D’Anonymitéit kann trotzdem duerch Ëmstänn ausserhalb vun eiser Kontroll beanträchtegt ginn: wann d’Persoun sech an der Beschreiwung oder an den Unhäng (dorënner d’Metadonnéeë vun de Fichieren) selwer identifizéiert, wann si en Apparat oder e Netz vun der Organisatioun benotzt, dat vun Drëtte iwwerwaacht gëtt, oder wann si iwwer en anere Kanal kommunizéiert.

5. Härkonft vun den Donnéeën

Mir kréien Donnéeë direkt vun Iech, vum Client, deen Äert Kont uleet oder verwalt, vun autoriséierte Benotzer vum Déngscht, vun Hiweisgeber a vun anere Persounen, déi an Dossiere genannt ginn, aus technesche a Sécherheetsprotokoller souwéi vun de Fournisseuren, déi fir d’Websäit an d’Plattform agesat ginn. Leeft en Ofschloss iwwer en autoriséierte Partner, kënne mir vun dësem d’Kontakt- a Kontraktdonnéeë kréien, déi fir d’Bereetstellung néideg sinn. An den Dossiere ginn Donnéeë vun Drëtten (zum Beispill Persounen, déi vun enger Meldung betraff sinn) vun Hiweisgeber oder vum Client agi, net vu MAINSYSTEMS.

6. Zwecker a Rechtsgrondlagen

Zweck	Typesch Donnéeën	Rechtsgrondlag (DSGVO)
Beäntwerte vu Kontakter, Virbereedung vun Demoen an Offeren	Kontakt- an Ufrodonnéeën	Art. 6 Abs. 1 lit. b: virkontraktuell Mesuren; Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtegt Interessi um Beäntwerte vu berufflechen Ufroen
Ofschloss, Bereetstellung, Verwaltung a Support vun UNOVOX	Konto-, Kontrakt-, Notzungs- a Supportdonnéeën	Art. 6 Abs. 1 lit. b: Kontrakterfëllung; Art. 6 Abs. 1 lit. f: Verwaltung vum Déngscht
Verwaltung vu Partnerbezéiungen an iwwer Partner vermëttelten Ofschlëss	Kontakt- a Kontraktdonnéeë vum Partner	Art. 6 Abs. 1 lit. b: Kontrakt; Art. 6 Abs. 1 lit. f: Verwaltung vum Partnerkanal
Ofrechnung, Comptabilitéit a Rechtskonformitéit	Kontraktsënnerlagen, Rechnungen an Transaktiounen	Art. 6 Abs. 1 lit. b a c: Kontrakt a gesetzlech Flichten
Schutz vu Websäit an Déngscht, Mëssbrauchspräventioun an Enquête vu Virfäll	Technesch, Authentifizéierungs- a Sécherheetsprotokolldonnéeën	Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtegt Interessen; Art. 6 Abs. 1 lit. c souwäit applicabel
Moossen vun der Websäitleeschtung a Verbesserung vun den Inhalter	Cookie-Kennungen an aggregéiert Browsingdonnéeën	Art. 6 Abs. 1 lit. a: Zoustëmmung fir net néideg Analysetechnologien
Verschécke vun ugefroter Kommunikatioun oder Marketing	Numm, Organisatioun, E-Mail a Preferenzen	Art. 6 Abs. 1 lit. a: Zoustëmmung souwäit néideg; Art. 6 Abs. 1 lit. f fir proportionnéiert B2B-Kommunikatioun, ëmmer mat einfacher Widderspochsméiglechkeet
Geltendmaachen, Ausübe oder Verteidege vu Rechtsusprëch	Kontrakt-, Déngscht- a Kommunikatiounsopzeechnungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtegt Interessi; Art. 9 Abs. 2 lit. f souwäit applicabel
Veraarbechtung vun den Dossiersdonnéeë vun de Clienten	Meldungen, Noriichten, Unhäng an Enquêteopzeechnungen	Dokumentéiert Weisunge vum Client (Art. 28); de Client leet d’applicabel Grondlag fest, typescherweis Art. 6 Abs. 1 lit. c a Verbindung mam Gesetz vum 16. Mee 2023 bei Entitéiten, déi en interne Meldekanal musse virhalen

Berout d’Veraarbechtung op enger Zoustëmmung, kënnt Dir se zu all Moment widderruffen, ouni datt d’Veraarbechtung, déi scho stattfonnt huet, dovun beréiert gëtt. Stëtze mir eis op berechtegt Interessen, kënnt Dir Informatiounen iwwer d’Ofwägung ufroen an der Veraarbechtung nom Artikel 21 DSGVO widderspriechen.

7. Meldungen a vertraulech Dossiersdonnéeën

Den Zougrëff op Dossiersdonnéeë ass op déi vum Client autoriséiert Benotzer an op déi Persoune begrenzt, déi Zougrëff brauchen, fir den Déngscht bereetzestellen oder ze schützen. D’MAINSYSTEMS-Ekippen dierfen op Dossierinformatiounen nëmmen zougräifen, souwäit dat fir autoriséierte Support, Sécherheet, Incident Response, Rechtskonformitéit oder Ënnerhalt néideg ass, ënner Vertraulechkeets- a Zougrëffskontrollen. Geschäftspartner hu keen Zougrëff op d’Dossiersdonnéeë vun de Clienten, ausser de Client gëtt en hinne selwer iwwer d’Berechtegunge vun der Plattform. Mir entscheeden net, ob eng Meldung begrënnt ass, wéi eng Enquêteschrëtt gemaach solle ginn oder ob eng Persoun enger Mesure ënnerworf gëtt; dës Entscheedunge leien beim Client.

Zu Lëtzebuerg verlaangt d’Gesetz vum 16. Mee 2023, datt intern an extern Meldekanäl d’Vertraulechkeet vun der Identitéit vum Hiweisgeber, vun der betraffener Persoun a vun all genannten Drëtten strikt wahren; eng Offenleeung ass nëmmen dann zoulässeg, wann eng néideg a proportionnéiert Verflichtung nom nationale Recht oder nom direkt applicabelen EU-Recht am Kader vun Enquêten besteet, besonnesch fir d’Verteidegungsrechter vun der betraffener Persoun ze wahren (kuckt och den Artikel 16 vun der Direktiv (EU) 2019/1937). Ufroe vu betraffene Persounen am Zesummenhang mat enger Meldung sinn an der Regel un d’Organisatioun ze riichten, déi de Kanal bedreift; mir ënnerstëtzen de Client geméiss dem Optragsveraarbechtungskontrakt. D’Rechter vun de betraffene Persoune kënnen ageschëstert ginn, souwäit dat fir de Schutz vun der Identitéit vum Hiweisgeber, vun de Rechter vun Drëtten, vun enger lafender Enquête, vum Beruffsgeheimnis oder vun engem anere rechtlech geschützten Interessi néideg ass.

8. AI Agents an ënnerstëtzt Veraarbechtung

Aktivéiert e Client d’AI Agents, wählt de Client d’Kategorien an den Ëmfang, an deem dës Informatiounen uerdne a konfiguréiert Enquêteaufgaben ausféiere dierfen. D’Resultater kënne Feeler enthalen oder Kontext erfuerderen. D’ofschléissend Validéierung an d’wesentlech Entscheedunge bleiwen bei engem autoriséierte mënschleche Fallmanager; keng Entscheedung mat juristeschen oder ähnlech wesentlechen Auswierkungen op eng Persoun gëtt eleng duerch automatiséiert Veraarbechtung iwwer d’Plattform geholl. MAINSYSTEMS benotzt d’Dossierinhalter vun de Clienten net fir d’Training vun Allzweckmodeller, ausser mat ausdrécklechem Accord vum Client a mat gëlteger Rechtsgrondlag. All autoriséierten KI-Ënneroptragsveraarbechter ënnerläit kontraktuelle Vertraulechkeets-, Sécherheets- an Dateschutzflichten.

9. Cookien, Analyse a Mëssbrauchsschutz

Op der kommerzieller Websäit benotze mir strikt néideg Technologien, fir d’Websäit bereetzestellen, Zoustëmmungspreferenzen ze späicheren, Formulairen ze schützen an automatiséierte Mëssbrauch ze verhënneren. D’Formulaire benotzen Cloudflare Turnstile. Mir benotzen ausserdeem Cookiebot fir d’Verwaltung vun der Zoustëmmung an de Google Tag Manager fir d’Verwaltung vu Moss-Tags. Google Analytics 4 gëtt nëmmen no den Entscheedungen am Banner aktivéiert. Mir benotzen d’Analysedonnéeë vun der Websäit net, fir den Inhalt vun enger Meldung z’identifizéieren; d’Meldeportal benotzt keng Analyse- oder Reklammtechnologien.

Dir kënnt Är Zoustëmmung fir net néideg Cookien zu all Moment iwwer d’Cookie-Astellunge vun der Websäit änneren oder widderruffen. D’Blockeiere vu strikt néidegen Technologie kann d’Funktioun vu Formulairen oder Sécherheetspréifunge verhënneren.

10. Empfänger an Ënneroptragsveraarbechter

Donnéeë kënnen no dem Prinzip vum Besoin d’en connaître de MAINSYSTEMS-Ekippen, dem Client a senge autoriséierte Benotzer, autoriséierte Partner, déi um Ofschloss oder un der kommerzieller Betreiung vum Déngscht vum Client bedeelegt sinn, Fournisseure fir Hosting an Infrastruktur, E-Mail a Kommunikatioun, Sécherheet a Mëssbrauchspräventioun, Analyse a Verwaltung vun der Zoustëmmung, Bezuelungen an Ofrechnung souwéi Beruffsberoder, Reviseuren an Autoritéite zougänglech gemaach ginn, wann d’Offenleeung gesetzlech virgeschriwwen ass. Fournisseuren a Partner ënnerleien kontraktuelle Flichten, déi hirer Roll ugepasst sinn. Mir verkafen oder verlounen keng perséinlech Donnéeën.

Clienten kënnen d’Lëscht vun den Ënneroptragsveraarbechter ufroen, déi fir hiren Déngscht relevant sinn, a ginn iwwer wesentlech Ännerunge geméiss dem Optragsveraarbechtungskontrakt informéiert.

11. International Iwwermëttlungen

D’Donnéeë gi am Europäesche Wirtschaftsraum gehost a veraarbecht. Bezitt e Fournisseur oder e Supportvirgang e Land ausserhalb vum EWR an, stëtze mir eis op e rechtlechen Iwwermëttlungsmechanismus wéi e Ugemoossenheetsbeschloss, d’Standardvertragsklausele vun der Europäescher Kommissioun a gegebënefalls ergänzend Mesuren. Clienten kënne weider Informatiounen zu de Garantien ufroen, déi fir hiren Déngscht relevant sinn.

12. Opbewahrung

Mir bewahre Donnéeë nëmmen esou laang op, wéi dat fir den uginnen Zweck néideg ass, ënner Berécksiichtegung vu kontraktuelle Flichten, gesetzleche Verjährungsfristen, Sécherheetsufuerderungen an der Néidegkeet, Rechtsusprëch geltend ze maachen, auszewünschen oder ze verteidegen.

Geschäftsufroen an d’zougehéireg Korrespondenz gi an der Regel bis zu 24 Méint no der leschter relevanter Interaktioun opbewahrt, ausser et kënnt e Kontrakt zustanen oder eng méi laang Period ass gerechtfäerdegt;
Clients-, Kontrakt-, Ofrechnungs- a Comptabilitéitsënnerlage gi fir d’Dauer vun der Bezéiung a fir d’gesetzlech Pflichtfristen, dorënner steierlech Fristen, opbewahrt;
Konto- a Supportopzeechnunge ginn opbewahrt, soulaang d’Kont aktiv ass, a fir déi Period, déi fir den Ofschloss, d’Préifung an d’Verteidegung vun der Bezéiung néideg ass;
technesch a Sécherheetsprotokoller gi fir eng proportionnéiert Period opbewahrt a kënne bei Bezuch zu engem Virfall méi laang opbewahrt ginn;
d’Dossiersdonnéeë vun de Clienten ginn no de Weisunge vum Client, no dem fir hie gëlteg Recht an no dem Optragsveraarbechtungskontrakt opbewahrt. Zu Lëtzebuerg gëtt d’Gesetz vum 16. Mee 2023 keng fest Dauer un: Meldunge ginn net méi laang opbewahrt, wéi dat rechtlech néideg a proportionnéiert ass, an de Client muss dës Dauer fir säi Kanal festleeën an dokumentéieren.

Bei der Beendegung vum Déngscht ginn d’Donnéeë vum Client geméiss dem Kontrakt, dem applicabele Recht an de dokumentéierte Weisunge vum Client zréckginn oder geläscht, ouni datt sécher Backupzyklen a gesetzlech Opbewahrungsflichten dovun beréiert ginn.

13. Sécherheet

Mir wenden technesch an organisatoresch Mesuren un, déi dem Risiko ugepasst sinn, dorënner Zougrëffskontrollen a rollebaséiert Berechtegungen, geschützten Authentifizéierung mat verschlësselter Späicherung vun de Passwierder, Zougrëff op Websäit a Plattform iwwer HTTPS-Verbindungen, Trennung vun den Ëmfeldere vun den eenzele Clienten, Aktivitéitsprotokoller, Backupen, Schwachstellemanagement an Incident-Response-Prozeduren. Kee Internetdéngscht kann absolut Sécherheet garantéieren. Clienten sollen d’Berechtegunge suergfälteg konfiguréieren, hir Zougangsdonnéeë vertraulech halen an e Verdacht op eng Kompromittéierung séier mellen.

Bei enger Verletzung vum Schutz vu perséinlechen Donnéeën, déi mir als Verantwortlechen veraarbechten, bewert MAINSYSTEMS d’Risiko a mellt se der Opsiichtsautoritéit bannent de gesetzlechen 72 Stonnen, souwäit den Artikel 33 DSGVO dat verlaangt, souwéi de betraffene Persounen bei engem hiëse Risiko (Artikel 34). Als Optragsveraarbechter benoriichtegt MAINSYSTEMS de Client ouni ongerechtfäerdegt Verzuch, nodeems si dovu Kenntnis krut, wéi am Optragsveraarbechtungskontrakt gereegelt.

14. Är Rechter

Ënner de Viraussetzunge vum applicabele Recht kënnt Dir Auskënft, Berichtegung, Läschung, Aschränkung, Donéeëniwwerdrobarkeet verlaangen oder der Veraarbechtung widderspriechen (Artikelen 15 bis 21 DSGVO). Dir kënnt Är Zoustëmmung widderruffen an hutt gegebënefalls d’Recht, net enger Entscheedung ënnerworf ze ginn, déi eleng op automatiséierter Veraarbechtung berout a juristesch oder ähnlech wesentlech Auswierkungen huet (Artikel 22).

Fir Donnéeë, déi MAINSYSTEMS verantwort, wennt Iech un dpo@mainsystems.pt. Mir äntwerte bannent engem Mount, gesetzlech verlängerbar, a kënnen Informatiounen ufroen, déi fir d’Bestätegung vun der Identitéit a fir d’Fanne vun den Donnéeë néideg sinn. Fir Donnéeë am Kanal vun engem Client wennt Iech un dëse Client; kontaktéiert Dir eis, leede mir d’Ufro weider oder ënnerstëtze si, ouni vertraulech Dossierinformatiounen onzoulässeg offenzeleeen. Am Whistleblower-Kontext kann d’Ausübe vu Rechter ageschëstert sinn, souwäit dat fir de Schutz vun der Vertraulechkeet vun der Identitéit vum Hiweisgeber a vun der Integritéit vun de Suivimesuren nom Gesetz vum 16. Mee 2023 néideg ass.

Dir kënnt eng Reklamatioun bei der lëtzebuergescher Opsiichtsautoritéit, der Commission nationale pour la protection des données (Lëtzebuerg), oder bei der portugisescher Opsiichtsautoritéit, déi fir MAINSYSTEMS zoustänneg ass, der Comissão Nacional de Proteção de Dados (Portugal), aleeen. Beeë Autoritéite ginn allgemeng mam Kürzel „CNPD“ bezeechent: et handelt sech ëm zwou verschidde Stellen, eng lëtzebuergesch an eng portugisesch. Dir kënnt Iech och un d’Opsiichtsautoritéit vun Ärem gewinnten Openthalt oder vun Ärem Aarbechtsplaz wenden.

15. Mannerjäreger

D’kommerziell UNOVOX-Websäit an de Clientsverwaltungsberäich sinn fir déi berufflech Notzung geduecht a riichte sech net u Kénner. De Meldekanal vun engem Client kann méi jonke Persoune zougänglech gemaach ginn, wann de Kontext vum Client dat erfuerdert; an dësem Fall muss de Client eng ugemoossen Informatioun, eng Rechtsgrondlag an déi néideg Garantie sécherstellen.

16. Ännerunge vun dëser Erklärung

Mir kënnen dës Erklärung aktualiséieren, fir Ännerunge vum Déngscht, vun de Fournisseuren, vum Recht oder vun der Reguléierung ofzebilden. Déi aktuell Versioun an d’Datum vun der Gëltegkeet gi op dëser Säit verëffentlecht. Wesentlech Ännerungen, déi bestehend Cliente betreffen, gi souwäit néideg op engem ugemoossene Wee matgedeelt.

17. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lissabon, Portugal
Dateschutz: dpo@mainsystems.pt
Allgemeng: info@mainsystems.pt
Telefon: +351 211 245 202