MAINSYSTEMS 
1. Pagrindinės Sąvokos ir Kontekstas
Šios pamokos tikslas yra išsaugoti medžiagos kilmę ir patikimumą. Mokysimės taikyti normą konkrečiam sprendimui. Pavyzdžiu paaiškinsime galimą klaidą ir parengsime pagrįstą sprendimą. Atkreipkite dėmesį, kada turimos informacijos pakanka ir kada prieš priimant sprendimą reikia paprašyti patikslinimo. Vidaus tyrimas turi aiškų pavedimą, kompetencijos ribas ir patikrinamus veiksmus. Organizacijos tyrėjas neįgyja policijos galių. Atskirkite faktų rinkimą, jų vertinimą ir sprendimą dėl atsakomybės pagal taikomą procedūrą.
Dokumento turinys, kilmė ir gavimo būdas svarbūs vertinant patikimumą. Kopija turi būti atskiriama nuo originalo. Techninis žurnalas savaime nepaaiškina žmogaus motyvo.
Taikoma ši teisinė sąlyga. 7 straipsnio 1 dalis reikalauja saugoti informaciją bent penkerius metus nuo paskutinio sprendimo nagrinėjant tą informaciją. Prokuratūra gali motyvuotai nurodyti įstaigai terminą pratęsti. Gavimas arba techninis užduoties uždarymas nėra savaiminė termino pradžia. Akivaizdžiai nesusiję asmens duomenys nerenkami, o netyčia surinkti sunaikinami nedelsiant pagal 7 straipsnio 4 dalį. Saugojimą derinkite su BDAR, konfidencialumu ir teisėtu proceso poreikiu.
2. Teisinė Norma ir Procedūros
Rinkite tik teisėtai prieinamą susijusią medžiagą. Registruokite gavėją, laiką, šaltinį ir pakeitimus. Ribokite prieigą bei paaiškinkite trūkstamą kontekstą. Prieš tęsdami įsivaizduokite, kad perduodate užduotį kolegai. Paaiškinkite, kurią patikrą reikia atlikti pirmiausia, koks sprendimas priklauso nuo jos rezultato ir kuris įrašas leis vėliau atkurti sprendimo pagrindimą. Ekrane raskite žingsnį, kuriame klaida galėtų pakeisti rezultatą. Paskirstydami atsakomybę numatykite ir darbo tęstinumą, kai paskirto darbuotojo nėra. Pakaitinis darbuotojas turi gauti tik konkrečiai užduočiai reikalingą informaciją, o atlikti veiksmai turi likti patikrinami.
Lentelės kopijoje pakeistas vienas langelis. Tyrėjas sulygina versijas ir užfiksuoja skirtumą, nepateikdamas kopijos kaip nepakeisto originalo. Atidžiai įvertinkite pavyzdį. Atskirkite nurodytus faktus nuo informacijos, kurią dar reikia patikrinti. Nepridėkite neaprašytų įvykių ar tariamų motyvų. Neatsakytą klausimą pažymėkite kaip tikrintiną aplinkybę. Tai padeda pasirinkti turimai informacijai proporcingą veiksmą ir išvengti išankstinės išvados. Taip pat įvardykite, kas galėtų patvirtinti trūkstamą faktą ir kokios prieigos tam iš tikrųjų reikia.
3. Praktinis Atvejis ir Sprendimų Priėmimas
Dabar atlikite užduotį. Ar failo pavadinimas originalas įrodo jo autentiškumą? Pasirinkite atsakymą ir pagrįskite jį vienu sakiniu. Per pauzę palyginkite sprendimą su ką tik aptartomis sąlygomis. Pagalvokite, kuris dokumentas ar įrašas leistų vėliau patikrinti sprendimo teisėtumą. Vien pažymėtas teisingas atsakymas dar neparodo, ar suprantate jo pagrindimą. Jei jūsų sprendimas priklauso nuo papildomo fakto, aiškiai įrašykite šią sąlygą.
Ne. Reikia patikrinamos kilmės ir versijų istorijos. Nežinomą aplinkybę aiškiai pažymėkite ir tikrinkite kitais šaltiniais.
Venkite šios klaidos: nepatikrintos kopijos laikymas nekintamu originalu.
Pritaikykite šią teisinę sąlygą kitai situacijai. Sistema visus failus ištrina po penkerių metų nuo gavimo. Kur klaida?
Įstatymo 7 straipsnio pradžios įvykis yra paskutinis sprendimas nagrinėjant informaciją, o penkeri metai yra minimalus laikotarpis. Patikrinkite galimą motyvuotą pratęsimą ir proceso poreikį. Kartu akivaizdžiai nesusiję, netyčia surinkti asmens duomenys turi būti sunaikinti nedelsiant. Dokumentuokite saugojimo pagrindą, apribokite prieigą ir įtraukite eksportus bei kopijas į peržiūrą.
Prisiminkite tris pagrindines mintis. Pirma: Aiški kilmė. Antra: Versijų kontrolė. Trečia: Ribota prieiga.
Norėdami pritaikyti žinias darbe, raskite savo organizacijos tvarką arba aprašykite, kaip ją parengtumėte. Nustatykite vieną skirtumą tarp savo praktikos ir išnagrinėto pavyzdžio. Užrašykite reikalingą pakeitimą ir jam pagrįsti reikalingą informaciją. Nurodykite, kas gali patvirtinti pakeitimą ir kas patikrins jo veikimą. Užduotį galite užbaigti prie pamokos pridėtame darbo lape. Rezultatas turi būti konkretus veiksmas, kurio atlikimą galima patikrinti, o ne vien pažadas laikytis taisyklių.
Pamokos pabaigoje turite gebėti išsaugoti medžiagos kilmę ir patikimumą. Jei kuris nors žingsnis liko neaiškus, dar kartą perskaitykite pagrįstą atsakymą. Išsaugokite apibendrinimą kitai panašiai situacijai ir pažymėkite klausimus, kuriuos jūsų organizacijoje dar reikia išsiaiškinti.
Darbo lape susiekite pasiūlymą su šioje pamokoje aptarta teisine sąlyga. Nurodykite keičiamą dokumentą ar platformos lauką ir pakeitimą tvirtinantį asmenį. Jei metodas rekomenduojamas, paaiškinkite, kokią riziką jis mažina. Jei tai teisinė pareiga, nurodykite šaltinį ir taikymo sąlygą. Patikrinkite, ar pakeitimas turi įtakos prieigos teisėms arba naudotojui pateikiamai informacijai.