MAINSYSTEMS 
1. Alapfogalmak és Összefüggések
A videó témája: releváns információk és mellékletek. A cél: kiválasztani a tényekhez szükséges jogszerűen elérhető anyagot. Összekapcsoljuk a rendelkezésre álló információt, a döntő szempontot és a dokumentálandó lépést. Kövesse a példát, és hasonlítsa össze saját döntését a bemutatott megoldással. A kurzus annak nézőpontját követi, aki aggályt szeretne bejelenteni. A bemutató kitalált csatornát használ. A tények leírásához nincs szükség jogi szakkifejezésekre. Meg kell különböztetni, mit tud, mit gyanít, és mit nem tud megerősíteni.
A mellékletnek a beszámoló magyarázatát vagy ellenőrzését kell segítenie. A dokumentumok válogatás nélküli gyűjtése harmadik személyeket fedhet fel és akadályozhatja az értékelést. A bejelentővédelem nem engedélyezi az információ bűncselekményt megvalósító eszközökkel történő megszerzését. Bejelentéshez nem kell fiókokba betörni, dokumentumokat jogosulatlanul elvenni vagy kollégákat vizsgálni.
A következő szabályt kell figyelembe venni. A szövetségi szabályozás 8. §-ának (11) bekezdése szerint a személyes adatokat az utolsó adatkezeléstől vagy továbbítástól számított öt évig kell megőrizni, illetve hosszabb ideig, ha ez már megindított közigazgatási, bírósági vagy vizsgálati eljáráshoz szükséges. Az adatkezelési naplókra külön szabály vonatkozik. A tartományi jog eltérhet; a szövetségi szabály használata előtt ellenőrizzék az alkalmazandó hatályt.
2. Gyakorlati Alkalmazás és Nemzeti Szabályozás
Sorolja fel a rendelkezésre álló iratokat és jelentőségüket. Válasszon biztonságos átadási módot. Szükségtelen adat takarásakor jelölje a módosítást, és őrizze meg a releváns rész értelmezhetőségét. Ne szerezzen anyagot jogosulatlan hozzáféréssel pusztán a történet kiegészítéséért. A folytatás előtt bontsa a módszert olyan lépésekre, amelyeket egy munkatársnak is el tud magyarázni. Mi az első ellenőrzés? Milyen döntés következik utána? Melyik feljegyzés mutatja meg később, hogy mi történt? Kövesse a képernyőn látható sorrendet, és jelölje azt a pontot, ahol egy hiba megváltoztatná az eredményt.
A táblázat a kérdéses tranzakció mellett sok, az ügyhöz nem tartozó ügyféladatot tartalmaz. A személy jelzi az irat létezését, és biztonságos megoldást keres a szükséges rész átadására. Nem küldi el az egész állományt véleményező csoportnak. Gondolja végig a példát. Válassza külön a rendelkezésre álló tényeket és azokat az információkat, amelyeket még ellenőrizni kell. Ne egészítse ki a történetet nem ismert indítékkal vagy eseménnyel. Ez az elkülönítés segít arányos döntést hozni a ténylegesen rendelkezésre álló adatok alapján.
3. Esettanulmány és Gyakorlati Döntéshozatal
Most következik a feladat. Minden elérhető fájlt vagy a tényt ellenőrizhetővé tevő anyagot célszerű továbbítani? Válasszon megoldást, és indokolja egy mondatban. A szünetben vesse össze döntését a bemutatott szempontokkal. Azt is gondolja végig, milyen feljegyzést őrizne meg, hogy a döntés indokai később ellenőrizhetők legyenek.
A releváns, jogszerűen elérhető anyagot. Az átadás és esetleges kitakarás legyen világos. A sok felesleges adat másokat veszélyeztethet anélkül, hogy javítaná a vizsgálatot.
Különösen erre a hibára figyeljen: korlátlan iratgyűjtés a bejelentés érdekére hivatkozva.
Alkalmazza a bemutatott szabályt a következő helyzetre is. A rendszer minden ügyet a beérkezéstől számított öt év után töröl, az országtól és a folyamatban lévő eljárásoktól függetlenül. Megfelelő ez?
Nem. Azonosítsák a helyi szabályt, a kezdő eseményt és az esetleges korlátokat vagy hosszabbításokat. Az egységes ütemezés túl korán törölheti vagy túl sokáig őrizheti a nyilvántartásokat. Kategóriánként dokumentálják a döntést, a másolatokra is kiterjedően, és határozzák meg a törlés felfüggesztésének felülvizsgálóját a korlátlan megőrzés helyett.
Három fő szempontot érdemes megjegyezni. Az első: Releváns melléklet. A második: Jogszerű hozzáférés. A harmadik: Biztonságos átadás.
A munkahelyi alkalmazáshoz keresse meg szervezete eljárását, vagy gondolja végig, hogyan készítené el. Azonosítson egy eltérést a saját eljárás és a megoldott példa között. Írja le a javasolt változtatást és az indoklásához még szükséges információt. A feladatot a videóhoz tartozó munkalapon is befejezheti.
A lecke végén térjen vissza a célhoz: kiválasztani a tényekhez szükséges jogszerűen elérhető anyagot. Ha bizonytalan, nézze meg újra az indokolt választ. Őrizze meg az összefoglalót a későbbi döntésekhez, és jelölje, melyik rész igényel helyi pontosítást.
A munkalapon kapcsolja a javaslatot a videóban bemutatott szabályhoz. Nevezze meg a módosítandó dokumentumot vagy rendszermezőt és a jóváhagyásra jogosult személyt. Javasolt gyakorlatnál írja le a csökkentett kockázatot. Jogszabályi kötelezettségnél jelölje a forrást és az alkalmazási feltételt.