MAINSYSTEMS 
1. Alapfogalmak és Összefüggések
A mai tanulási cél: a hozzáférést a jogos munkacélhoz kötni. A szabály ismerete mellett annak döntés közbeni alkalmazását is gyakoroljuk. Megvizsgálunk egy esetet, azonosítunk egy lehetséges hibát, és elkészítünk egy munkában használható választ. A magatartási kódex az elveket munkahelyi döntéseket segítő útmutatássá alakítja. A kurzust a szervezet ténylegesen elfogadott kódexével együtt kell bemutatni. A példák segítik a helyzetek értelmezését, anélkül, hogy a szervezet által jóvá nem hagyott belső szabályokat hoznának létre.
Az erőforrások közé tartozik az eszköz, az idő, a pénz, a hozzáférés és az információ. A használatnak tiszteletben kell tartania a szakmai célokat és a belső szabályokat. A technikai hozzáférés nem engedélyez minden felhasználást. A munkahelyi információ bizalmas vagy személyes lehet. A kényelem, kíváncsiság és egy barát informális kérése nem indokolja az adatok megtekintését vagy megosztását.
A következő szabályt kell figyelembe venni. A szövetségi szabályozás 8. §-ának (11) bekezdése szerint a személyes adatokat az utolsó adatkezeléstől vagy továbbítástól számított öt évig kell megőrizni, illetve hosszabb ideig, ha ez már megindított közigazgatási, bírósági vagy vizsgálati eljáráshoz szükséges. Az adatkezelési naplókra külön szabály vonatkozik. A tartományi jog eltérhet; a szövetségi szabály használata előtt ellenőrizzék az alkalmazandó hatályt.
2. Gyakorlati Alkalmazás és Nemzeti Szabályozás
Határozza meg a hozzáférés eredeti feladatát és a tervezett felhasználás célját. Ellenőrizze a címzett jogosultságát és az információ besorolását. Kétség esetén kérjen illetékes döntést az átadás előtt. A megengedett hozzáférésről ne következtessen automatikus továbbítási jogra. A folytatás előtt bontsa a módszert olyan lépésekre, amelyeket egy munkatársnak is el tud magyarázni. Mi az első ellenőrzés? Milyen döntés következik utána? Melyik feljegyzés mutatja meg később, hogy mi történt? Kövesse a képernyőn látható sorrendet, és jelölje azt a pontot, ahol egy hiba megváltoztatná az eredményt.
A dolgozó a pályázati információt barátja ajánlatának segítésére nézi meg. A rendszer engedi a belépést, de a cél nem tartozik a feladatához, és sértheti az egyenlő bánásmódot. Gondolja végig a példát. Válassza külön a rendelkezésre álló tényeket és azokat az információkat, amelyeket még ellenőrizni kell. Ne egészítse ki a történetet nem ismert indítékkal vagy eseménnyel. Ez az elkülönítés segít arányos döntést hozni a ténylegesen rendelkezésre álló adatok alapján.
3. Esettanulmány és Gyakorlati Döntéshozatal
Most következik a feladat. Jogszerűvé teszi az információ használatát, hogy a rendszer megnyithatóvá teszi? Válasszon megoldást, és indokolja egy mondatban. A szünetben vesse össze döntését a bemutatott szempontokkal. Azt is gondolja végig, milyen feljegyzést őrizne meg, hogy a döntés indokai később ellenőrizhetők legyenek.
Nem. A felhasználás célja, jogalapja és a feladatkör is számít. A hozzáférési jogot az alkalmazandó titoktartási és egyenlő bánásmódi szabályokkal együtt kell értelmezni.
Különösen erre a hibára figyeljen: a rendszerengedély tartalmi felhatalmazásként kezelése.
Alkalmazza a bemutatott szabályt a következő helyzetre is. A rendszer minden ügyet a beérkezéstől számított öt év után töröl, az országtól és a folyamatban lévő eljárásoktól függetlenül. Megfelelő ez?
Nem. Azonosítsák a helyi szabályt, a kezdő eseményt és az esetleges korlátokat vagy hosszabbításokat. Az egységes ütemezés túl korán törölheti vagy túl sokáig őrizheti a nyilvántartásokat. Kategóriánként dokumentálják a döntést, a másolatokra is kiterjedően, és határozzák meg a törlés felfüggesztésének felülvizsgálóját a korlátlan megőrzés helyett.
Három fő szempontot érdemes megjegyezni. Az első: Munkacél. A második: Jogosult címzett. A harmadik: Felhasználási korlát.
A munkahelyi alkalmazáshoz keresse meg szervezete eljárását, vagy gondolja végig, hogyan készítené el. Azonosítson egy eltérést a saját eljárás és a megoldott példa között. Írja le a javasolt változtatást és az indoklásához még szükséges információt. A feladatot a videóhoz tartozó munkalapon is befejezheti.
A lecke végén térjen vissza a célhoz: a hozzáférést a jogos munkacélhoz kötni. Ha bizonytalan, nézze meg újra az indokolt választ. Őrizze meg az összefoglalót a későbbi döntésekhez, és jelölje, melyik rész igényel helyi pontosítást.
A munkalapon kapcsolja a javaslatot a videóban bemutatott szabályhoz. Nevezze meg a módosítandó dokumentumot vagy rendszermezőt és a jóváhagyásra jogosult személyt. Javasolt gyakorlatnál írja le a csökkentett kockázatot. Jogszabályi kötelezettségnél jelölje a forrást és az alkalmazási feltételt.