MAINSYSTEMS 
1. Alapfogalmak és Összefüggések
Ebben a videóban a következő céllal dolgozunk: jogszerű megőrzési döntést dokumentálni. Figyelje meg a döntések sorrendjét. Azonosítsa a szereplőket, a szükséges információt és a várt eredményt. Így a tananyag ellenőrizhető munkafolyamattá alakítható. A GDPR, a ZVOP-2 és a ZZPri együtt érvényesül. Az adatkezeléshez cél, jogalap, arányos terjedelem és biztonság szükséges. A platform nem szünteti meg a szervezet felelősségét az adatokért, a szerződésekért vagy a tényleges hozzáférési jogosultságokért.
A ZZPri szerinti, az eljárás lezárásától számított ötéves időszak eltér a védelemnél alkalmazott, a jogsértés megszűnése óta eltelt két évtől. A törvény megkülönbözteti a személyes adatokat és a tartalmat a megengedett megmaradó metaadatoktól és a jelentéstől. Egy másik jogszerű eljárás külön értékelést igényelhet.
A következő szabályt kell figyelembe venni. A 7. cikk főszabály szerint az eljárás lezárásától számított öt évig követeli meg a nyilvántartási adatok megőrzését, kivéve, ha más törvény eltérően rendelkezik. Ezután a személyes adatokat és a bejelentés tartalmát megsemmisítik; a nyilvántartás metaadatai és a 12. cikk (5) bekezdése szerinti jelentés belső szabályok alapján hosszabb ideig megőrizhető. Ez nem engedi meg az egész ügy határozatlan idejű megőrzését. A nyilvánvalóan szükségtelen személyes adatokat nem szabad gyűjteni, és véletlen gyűjtés esetén indokolatlan késedelem nélkül törölni kell.
2. Gyakorlati Alkalmazás és Nemzeti Szabályozás
Azonosítsa az adatot, célt, jogalapot és a tervezett felülvizsgálatot. Különböztesse meg a belső céldátumot a törvényi határtól. Függő jogvita esetén is konkrétan vizsgálja a további megőrzés alapját. A másolatok, mellékletek és jogosultságok sorsát is rendezze. A folytatás előtt bontsa a módszert olyan lépésekre, amelyeket egy munkatársnak is el tud magyarázni. Mi az első ellenőrzés? Milyen döntés következik utána? Melyik feljegyzés mutatja meg később, hogy mi történt? Kövesse a képernyőn látható sorrendet, és jelölje azt a pontot, ahol egy hiba megváltoztatná az eredményt.
Az éves felülvizsgálatkor egy ügy továbbra is peres eljáráshoz kapcsolódik. A csoport a releváns iratokat értékeli, ahelyett hogy a teljes ügyadatbázis törlését leállítaná. Gondolja végig a példát. Válassza külön a rendelkezésre álló tényeket és azokat az információkat, amelyeket még ellenőrizni kell. Ne egészítse ki a történetet nem ismert indítékkal vagy eseménnyel. Ez az elkülönítés segít arányos döntést hozni a ténylegesen rendelkezésre álló adatok alapján.
3. Esettanulmány és Gyakorlati Döntéshozatal
Most következik a feladat. Egyetlen per indokolja minden ügy határozatlan idejű megőrzését? Válasszon megoldást, és indokolja egy mondatban. A szünetben vesse össze döntését a bemutatott szempontokkal. Azt is gondolja végig, milyen feljegyzést őrizne meg, hogy a döntés indokai később ellenőrizhetők legyenek.
Nem. A kivételnek konkrétnak és arányosnak kell lennie. Rögzíteni kell a terjedelmet, az alapot és az újraértékelés dátumát.
Különösen erre a hibára figyeljen: egységes törlési időtartam beállítása a jogilag releváns kivételek figyelembevétele nélkül.
Alkalmazza a bemutatott szabályt a következő helyzetre is. A rendszer a beérkezéstől számított két év után minden elemet töröl. Megfelelő ez?
Nem. A jogsértés megszűnése óta eltelt két év a védelemre, nem a megőrzésre vonatkozik. A 7. cikk főszabály szerint az eljárás lezárásától számított öt évet alkalmaz, kivéve, ha más törvény eltérően rendelkezik. El kell különíteni a személyes adatok és a tartalom megsemmisítését a megengedett metaadatok és a jelentés lehetséges hosszabb megőrzésétől.
Három fő szempontot érdemes megjegyezni. Az első: A megfelelő eljárás. A második: Indokolt megőrzés. A harmadik: Dokumentált törlés.
A munkahelyi alkalmazáshoz keresse meg szervezete eljárását, vagy gondolja végig, hogyan készítené el. Azonosítson egy eltérést a saját eljárás és a megoldott példa között. Írja le a javasolt változtatást és az indoklásához még szükséges információt. A feladatot a videóhoz tartozó munkalapon is befejezheti.
A lecke végén térjen vissza a célhoz: jogszerű megőrzési döntést dokumentálni. Ha bizonytalan, nézze meg újra az indokolt választ. Őrizze meg az összefoglalót a későbbi döntésekhez, és jelölje, melyik rész igényel helyi pontosítást.
A munkalapon kapcsolja a javaslatot a videóban bemutatott szabályhoz. Nevezze meg a módosítandó dokumentumot vagy rendszermezőt és a jóváhagyásra jogosult személyt. Javasolt gyakorlatnál írja le a csökkentett kockázatot. Jogszabályi kötelezettségnél jelölje a forrást és az alkalmazási feltételt.