MAINSYSTEMS 
1. Pagrindinės Sąvokos ir Kontekstas
Šios pamokos tema yra priedai ir teisėta prieiga. Mokymosi tikslas yra parinkti susijusią teisėtai turimą medžiagą. Susiesime turimą informaciją su sprendimo kriterijumi ir parodysime, kurį veiksmą reikia dokumentuoti. Palyginkite savo atsakymą į pavyzdžio klausimą su paaiškintu sprendimu. Geras pranešimas leidžia patikrinti aplinkybes. Asmuo neprivalo pats atlikti tyrimo ar teisiškai kvalifikuoti veikos. Svarbu sąžiningai aprašyti turimas žinias, jų šaltinį ir tai, kas dar nežinoma.
Priedas gali padėti patvirtinti faktą, tačiau didelis kiekis savaime nepadidina vertės. Pranešimas nesuteikia bendros teisės laužti slaptažodžius ar kopijuoti visą archyvą.
Taikoma ši teisinė sąlyga. 7 straipsnio 1 dalis reikalauja saugoti informaciją bent penkerius metus nuo paskutinio sprendimo nagrinėjant tą informaciją. Prokuratūra gali motyvuotai nurodyti įstaigai terminą pratęsti. Gavimas arba techninis užduoties uždarymas nėra savaiminė termino pradžia. Akivaizdžiai nesusiję asmens duomenys nerenkami, o netyčia surinkti sunaikinami nedelsiant pagal 7 straipsnio 4 dalį. Saugojimą derinkite su BDAR, konfidencialumu ir teisėtu proceso poreikiu.
2. Teisinė Norma ir Procedūros
Atrinkite reikšmingus turimus dokumentus. Paaiškinkite jų kilmę ir ryšį su teiginiu. Venkite nesusijusių asmens duomenų ir saugokite originalo vientisumą. Prieš tęsdami įsivaizduokite, kad perduodate užduotį kolegai. Paaiškinkite, kurią patikrą reikia atlikti pirmiausia, koks sprendimas priklauso nuo jos rezultato ir kuris įrašas leis vėliau atkurti sprendimo pagrindimą. Ekrane raskite žingsnį, kuriame klaida galėtų pakeisti rezultatą. Paskirstydami atsakomybę numatykite ir darbo tęstinumą, kai paskirto darbuotojo nėra. Pakaitinis darbuotojas turi gauti tik konkrečiai užduočiai reikalingą informaciją, o atlikti veiksmai turi likti patikrinami.
Darbuotojas turi su savo užduotimi susijusią sąskaitą. Jis svarsto papildomai kopijuoti visą svetimą pašto dėžutę. Toks žingsnis nėra pagrįstas. Atidžiai įvertinkite pavyzdį. Atskirkite nurodytus faktus nuo informacijos, kurią dar reikia patikrinti. Nepridėkite neaprašytų įvykių ar tariamų motyvų. Neatsakytą klausimą pažymėkite kaip tikrintiną aplinkybę. Tai padeda pasirinkti turimai informacijai proporcingą veiksmą ir išvengti išankstinės išvados. Taip pat įvardykite, kas galėtų patvirtinti trūkstamą faktą ir kokios prieigos tam iš tikrųjų reikia.
3. Praktinis Atvejis ir Sprendimų Priėmimas
Dabar atlikite užduotį. Ką pridėti prie pranešimo? Pasirinkite atsakymą ir pagrįskite jį vienu sakiniu. Per pauzę palyginkite sprendimą su ką tik aptartomis sąlygomis. Pagalvokite, kuris dokumentas ar įrašas leistų vėliau patikrinti sprendimo teisėtumą. Vien pažymėtas teisingas atsakymas dar neparodo, ar suprantate jo pagrindimą. Jei jūsų sprendimas priklauso nuo papildomo fakto, aiškiai įrašykite šią sąlygą.
Susijusią teisėtai turimą medžiagą, nurodant jos kilmę. Dėl papildomų duomenų poreikio sprendžia įgaliotas subjektas teisėta tvarka.
Venkite šios klaidos: visos svetimos pašto dėžutės kopijavimas dėl vieno įtarimo.
Pritaikykite šią teisinę sąlygą kitai situacijai. Sistema visus failus ištrina po penkerių metų nuo gavimo. Kur klaida?
Įstatymo 7 straipsnio pradžios įvykis yra paskutinis sprendimas nagrinėjant informaciją, o penkeri metai yra minimalus laikotarpis. Patikrinkite galimą motyvuotą pratęsimą ir proceso poreikį. Kartu akivaizdžiai nesusiję, netyčia surinkti asmens duomenys turi būti sunaikinti nedelsiant. Dokumentuokite saugojimo pagrindą, apribokite prieigą ir įtraukite eksportus bei kopijas į peržiūrą.
Prisiminkite tris pagrindines mintis. Pirma: Reikšmingas priedas. Antra: Teisėta prieiga. Trečia: Aiški kilmė.
Norėdami pritaikyti žinias darbe, raskite savo organizacijos tvarką arba aprašykite, kaip ją parengtumėte. Nustatykite vieną skirtumą tarp savo praktikos ir išnagrinėto pavyzdžio. Užrašykite reikalingą pakeitimą ir jam pagrįsti reikalingą informaciją. Nurodykite, kas gali patvirtinti pakeitimą ir kas patikrins jo veikimą. Užduotį galite užbaigti prie pamokos pridėtame darbo lape. Rezultatas turi būti konkretus veiksmas, kurio atlikimą galima patikrinti, o ne vien pažadas laikytis taisyklių.
Pamokos pabaigoje turite gebėti parinkti susijusią teisėtai turimą medžiagą. Jei kuris nors žingsnis liko neaiškus, dar kartą perskaitykite pagrįstą atsakymą. Išsaugokite apibendrinimą kitai panašiai situacijai ir pažymėkite klausimus, kuriuos jūsų organizacijoje dar reikia išsiaiškinti.
Darbo lape susiekite pasiūlymą su šioje pamokoje aptarta teisine sąlyga. Nurodykite keičiamą dokumentą ar platformos lauką ir pakeitimą tvirtinantį asmenį. Jei metodas rekomenduojamas, paaiškinkite, kokią riziką jis mažina. Jei tai teisinė pareiga, nurodykite šaltinį ir taikymo sąlygą. Patikrinkite, ar pakeitimas turi įtakos prieigos teisėms arba naudotojui pateikiamai informacijai.