MAINSYSTEMS 
Hiteles csatornával védje a szervezet küldetését
Az egyesületek, alapítványok, humanitárius és más nonprofit szervezetek a munkatársak, önkéntesek, adományozók, ellátottak és a nyilvánosság bizalmára épülnek. Éppen ezért érzékeny a bejelentés: valaki attól tarthat, hogy árt a küldetésnek vagy finanszírozói kapcsolatnak. A visszaélés-bejelentési csatorna mutassa meg, hogy a felelős értékelés védi a szervezet célját, nem pedig veszélyezteti.
A kuratórium ne legyen az egyetlen út
Ha a bejelentés ügyvezetőt vagy kuratóriumi tagot érint, független helyettesítési útvonal szükséges. A kizárási szabályt az első ügy előtt kell meghatározni, és vezetőváltáskor felülvizsgálni. Az ügykezelés feladatalapon korlátozza a hozzáférést, így pénzügyi szakértő vagy külső vizsgáló nem kapja meg automatikusan a bejelentő személyét és teljes kommunikációját.
Névtelen párbeszéd zárt postaláda helyett
Kis közösségben név nélkül is felismerhető lehet a személy. A biztonságos postafiók személyes cím nélkül támogat további kérdést, a külső értesítés pedig nem fedi fel a témát. A csapat nem találgatja a szerzőt, hanem tényeket ellenőriz. A bejelentők védelme kiterjed a kizárás, együttműködés megszüntetése és más megtorlás figyelésére.
Küldjön kuratóriumi tag elleni ügyet, külső szakértőt csak egy feladatra vonjon be, és ellenőrizze, hogy az önkéntes együttműködése után is biztonságosan kommunikálhat-e.
Belső bejelentési csatorna saját szabályokkal
A HinweisgeberInnenschutzgesetz adja a védelem és további intézkedés keretét Ausztria területén. A szervezet ezt az alapszabállyal, kuratóriumi felelősséggel és finanszírozási feltételekkel ellentmondás nélkül kapcsolja össze. A határidő, helyettes, döntési indok és visszajelzés a védett aktában marad.
Jelentés személyek felfedése nélkül
A kuratórium és finanszírozó összesített képet kaphat az ügyszámról, határidőről, kockázattípusról és korrekcióról. Nincs szükségük egyedi állításra vagy azonosító kombinációra. Az éves hozzáférési, tájékoztatási, megőrzési és aktavizsgálat igazolja, hogy a csatorna ténylegesen működik.
Tájékoztatás, amely nem függ állandó foglalkoztatástól
A csatornát alkalmi önkéntesek, tagok, külső partnerek és rövid projekten dolgozók számára is érthetően kell bemutatni. Nincs szükség hosszú jogi szövegre. A rövid útmutató elmagyarázza a célt, beküldés utáni lépést, hozzáférési kód megőrzését és a párbeszéd folytatását személyazonosság felfedése nélkül.
A csatorna kezelőinek semleges kérdezésre, bizonyítékmegőrzésre és megtorlás felismerésére van szükségük. Meg kell különböztetniük a bizalmas kezelést a teljes titkosság ígéretétől, amely minden jogi helyzetben nem biztosítható. A bejelentőnek világosan elmondják, milyen adat osztható meg, kivel és milyen okból.
A lezárás nem a korrekció vége
A végső akta összekapcsolja az állítást, ellenőrzött tényt, döntést és vállalt változást. Minden intézkedés felelőst és határidőt kap, az utóellenőrzés pedig igazolja a végrehajtást. A bejelentő érthető választ kap. Más eljárásba továbbítás esetén az indok és a következő kapcsolat sem maradhat homályos.
Az adatmegőrzéshez időtartam, jogalap és felelős kell. Az információt nem szabad pusztán technikai lehetőség miatt megőrizni. A szabályozott törlés védi a bejelentőt, más említett személyeket és a szervezetet, miközben az ellenőrzési nyom megmarad.
A csatorna bemutatása maga is bizalmat épít. A szervezet ne ígérje, hogy minden bejelentés bizonyított szabálysértéssel zárul. Ígérjen pártatlan értékelést, rendezett határidőt, védett kommunikációt és a megtorlás tilalmát. A következetesen teljesített, reális ígéret arra ösztönzi az embereket, hogy korábban jelezzenek, mielőtt a probléma az ellátottakat, forrásokat vagy hírnevet veszélyezteti.
Ugyanezeknek a szabályoknak minden programban, leányegységben és projektben működniük kell. Felelősségi vagy finanszírozói változás után azonnal ellenőrizni kell a kiosztást, hozzáférést és tájékoztatást, hogy a már kialakult bizalom ne gyengüljön. Az éves felülvizsgálat igazolja, hogy a vállalt intézkedéseket ténylegesen végrehajtották és megfelelően dokumentálták.