Što je kanal za prijavu nepravilnosti?

Obuhvaća alate i postupke kojima organizacija zaprima, prati i obrađuje prijave. Platforma je dio tog sustava: pruža javno sučelje i organizira rad tima, ali ne zamjenjuje politike, odgovorne osobe ni kriterije odlučivanja.

Obrazac nije isto što i kanal

Obrazac prikuplja informacije. Operativni kanal dodatno zahtijeva praćenje, komunikaciju, kontrolu pristupa, rokove, povijest i dokumentaciju.

Kako bi trebao funkcionirati u praksi

  1. Organizacija objavljuje pristup kanalu i objašnjava tko ga smije koristiti.
  2. Osoba opisuje događaj i, kada je to predviđeno, bira između anonimne i identificirane prijave.
  3. Sustav izdaje kôd za praćenje.
  4. Ovlašteni tim zaprima, klasificira i dodjeljuje slučaj.
  5. Poruke, mjere, rokovi i odluke ostaju povezani sa slučajem.
  6. Organizacija izrađuje potrebne izvještaje i evidencije.

Što konfigurirati prije pokretanja

Odredite odgovorne osobe, obuhvaćene teme, kategorije, odjele, prioritete, interne rokove, pravila pristupa, obavijesti prijaviteljima, javnu dokumentaciju te kriterije čuvanja i zatvaranja.

Što provjeriti kod platforme

  • Iskustvo prijavitelja pri podnošenju i praćenju.
  • Odvajanje javnog portala od zaštićenog prostora.
  • Konfiguracija kategorija, polja, odgovornosti i rokova.
  • Poruke, zadaci, privitci, podsjetnici i povijest.
  • Statistika, dosjei slučajeva i izvještaji.
  • Sigurnost, zaštita podataka, hosting, podrška i uvjeti pri prestanku ugovora.
Pravni izvor: HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) — RIS. Ovaj je vodič informativan i ne zamjenjuje pravni savjet.