Platforma nije dokumentacija

Kanal za prijavu radi dosljedno samo kada tehnologija odražava pravila koja organizacija razumije. Zahtjeve HSchG-a treba pretvoriti u dokumentirane postupke, informacije za prijavitelje, zaštitne mjere i evidencije.

Dokumenti koje treba pripremiti

Politika ili pravilnik kanala za prijavu

Određuje područje primjene, ovlaštene korisnike, vrste nepravilnosti koje se mogu prijaviti, načine prijave, zaštitne mjere, odgovornosti i načela obrade.

Operativni postupak

Opisuje zaprimanje, početni pregled, sukobe interesa, dodjelu, komunikaciju, istragu, odluke, eskalaciju i zaključenje.

Zaštita prijavitelja

Uređuje povjerljivost, zaštitu od odmazde, pristup informacijama i postupanje s osobnim podacima.

Evidencije i izvještaji

Određuje koje se informacije bilježe, koliko dugo se čuvaju, kome su dostupne i kako se izrađuju izvještaji.

Javna i interna dokumentacija

Portal za prijavu treba prijaviteljima pružiti dovoljno informacija. Detaljni postupci upravljanja slučajevima ostaju dostupni samo ovlaštenim timovima.

Pretvaranje politike u konfiguraciju

  • Kategorije usklađene s obuhvaćenim nepravilnostima.
  • Dodatna polja samo kada su potrebna.
  • Odjeli i odgovornosti usklađeni s organizacijom.
  • Interni rokovi definirani postupkom.
  • Jasne poruke i statusi za prijavitelje.
  • Ažurni i dostupni javni dokumenti.

U UNOVOX-u se u području postavki konfiguriraju neograničeni korisnici i neograničeni jezici, kategorije, odjeli, polja, rokovi, dodjela slučajeva i javni dokumenti.

Službeni izvor: HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) — RIS. Konkretnu primjenu HSchG-a i zahtjeva zaštite podataka treba provjeriti za svaku organizaciju. Ovaj sadržaj ne zamjenjuje pravni savjet.