Potvrda zaprimanja: sedam dana

Prema HSchG-u, zaprimanje pisane prijave treba potvrditi bez odgode, a najkasnije u roku od sedam kalendarskih dana. Iznimke vrijede ako prijavitelj to izričito odbije ili bi potvrda mogla ugroziti zaštitu njegova identiteta.

Povratna informacija: tri mjeseca

Najkasnije tri mjeseca nakon zaprimanja prijave treba obavijestiti o poduzetim ili planiranim daljnjim mjerama ili o razlozima zbog kojih se po prijavi nije postupalo. Organizacija stoga mora na sljediv način evidentirati zaprimanje, nadležnost i mjere.

Tri mjeseca ne znači nužno „slučaj završen”

Rok se odnosi na povratnu informaciju o daljnjim mjerama. Istraga se može nastaviti ovisno o složenosti, sudjelovanju trećih osoba ili drugim postupcima.

Interni rokovi

Uz zakonske rokove organizacija treba odrediti interne vremenske okvire za pregled, dodjelu, kontakt, prikupljanje dokaza, provjeru i odluke. Tako slučajevi ne ostaju neobrađeni do isteka zakonskog roka.

Kako tehnologija podupire kontrolu

  • Automatski zabilježite datum nastanka slučaja.
  • Dodijelite nadležnost, prioritet i status.
  • Odredite rokove za interne promjene statusa.
  • Generirajte upozorenja prije prekoračenja rokova.
  • Dokumentirajte poruke, odluke i promjene u povijesti.

UNOVOX podržava prilagodljive rokove i operativne pokazatelje. Konfiguracija treba odražavati postupak koji je organizacija odobrila i zahtjeve HSchG-a.

Službeni izvor: HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) — RIS. Konkretnu primjenu HSchG-a treba provjeriti za svaku organizaciju. Ovaj sadržaj ne zamjenjuje pravni savjet.