MAINSYSTEMS 
1. Temeljni Pojmi in Ozadje
Cilj videa: ohraniti izvor in različice gradiva. Presojali bomo odločitev, potrebno pri dejanskem delu, in podatke, ki jo utemeljujejo. Bodite pozorni na meje pooblastil in osebo, ki preverja rezultat. Vsak korak mora imeti razumljiv namen. Notranje preverjanje potrebuje jasen obseg, pooblastila in pošten odnos do informacij. Ne nadomesti pristojnosti policije ali sodišča. Cilj je utemeljena ugotovitev v mejah dovoljenega dostopa ter sorazmerni ukrepi.
Dokument lahko obstaja v več različicah z različnim pomenom. Delovna kopija se razlikuje od izvirnika. Zanesljivost zahteva podatek o izvoru, času pridobitve in spremembah, ne zgolj datoteke v skupni mapi.
Pri odločitvi je treba upoštevati naslednje pravilo. Po 7. členu ZZPri se podatki v evidenci praviloma hranijo pet let po koncu postopka, če drug zakon ne določa drugače. Nato se osebni podatki in vsebina prijave uničijo; evidenčni podatki o prijavi in poročilo po petem odstavku 12. člena se lahko hranijo dlje po notranjih pravilih. To ni dovoljenje za neomejeno hrambo celotnega spisa. Očitno nepotrebni osebni podatki se ne zbirajo oziroma se ob pomotnem zbiranju brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo.
2. Praktična Uporaba in Nacionalna Ureditev
Zabeležite vir, datum, prejemnika in dovoljeno uporabo. Ohranite izvirnike, delovne kopije pa označite. Primerjajte različice ter preverite metapodatke v kontekstu. Ne spreminjajte izvirnega gradiva zaradi lepšega prikaza. Pri izvajanju korakov ustvarite zapis, iz katerega bo mogoče odločitev razumeti tudi pozneje. Navedite datum, vir podatka in razlog za ravnanje. Če podatki manjkajo, označite vrzel; domneve ne predstavljajte kot dejstva. Oseba, ki prevzame nalogo, mora razumeti, kaj ste preverili, česa niste ugotovili in kateri nadaljnji korak lahko opravi v okviru svojih pooblastil. Tak zapis zmanjšuje tudi ponavljajoče zbiranje nepotrebnih podatkov.
Ekipa najde tri različice preglednice. Ena je simulacija, druga osnutek in tretja oddana datoteka. Brez ugotovitve namena bi napačno pripisala učinek vsaki spremembi. Primer presojajte na podlagi dejansko navedenih informacij. Upoštevajte tudi drugo verjetno razlago dogodka. Zavarovanje gradiva ločite od končne presoje odgovornosti. Prva odločitev pogosto ohrani možnost preverjanja, vendar še ne potrdi očitka. Zapis mora jasno pokazati fazo postopka, da naslednji prejemnik predhodne domneve ne bo obravnaval kot dokazane kršitve.
3. Študija Primera in Ključna Spoznanja
Preidimo k vaji. Katera različica je odločilna? Izberite rešitev in jo utemeljite v enem stavku. Nato označite podatek, zaradi katerega bi odgovor lahko spremenili. Med vajo svojo izbiro primerjajte s pojasnjenim pravilom. Samo navedba imena zakona še ne pojasni, zakaj velja za konkreten položaj. Odločilna je povezava med zakonskim pogojem in ugotovljenim dejstvom.
To je treba preveriti z izvorom, časom in dejansko uporabo. Najnovejši datum sam ne dokazuje, da je bila datoteka uporabljena pri odločitvi.
Izognite se predvsem naslednji napaki: izbira različice samo po imenu datoteke.
Veljavno pravilo uporabite še v naslednjem položaju. Sistem vse podatke izbriše dve leti po prejemu. Ali je nastavitev primerna?
Ne. Dve leti od prenehanja kršitve sta pogoj zaščite, ne rok hrambe. Po 7. členu se podatki praviloma hranijo pet let po koncu postopka, če drug zakon ne določa drugače. Nato ločite uničenje osebnih podatkov in vsebine od morebitne daljše hrambe dovoljenih evidenčnih podatkov in poročila.
Zapomnite si tri spoznanja. Prvič: Izvor. Drugič: Različice. Tretjič: Dejanska uporaba.
Sedaj odločitev prenesite v svojo organizacijo. Poiščite ustrezni del postopka ali določite osebo, ki ga pripravlja. Dokument primerjajte z dejanskim delom. Ali pooblaščena oseba lahko izvede navedeni korak? Ali ostane dokaz o izvedbi? V delovni list predlagajte eno spremembo, njenega nosilca in način preverjanja rezultata. V učna gradiva ne vključujte resničnih podatkov prijaviteljev ali podatkov iz odprtih primerov.
Ob koncu se vrnite k cilju: ohraniti izvor in različice gradiva. Če še vedno dvomite, primerjajte ugotovljena dejstva z utemeljitvijo. Zapišite, ali gre za težavo pri razlagi pravila, manjkajočem podatku ali pooblastilu za ukrepanje. Vsaka od teh težav zahteva drugačno rešitev. V naslednjem podobnem položaju uporabite povzetek in preverite, ali so se odločilne okoliščine spremenile.
V delovnem listu navedite podlago predlaganega ravnanja. Pri pravni obveznosti označite določbo in pogoje njene uporabe. Pri priporočeni praksi pojasnite tveganje, ki naj bi ga zmanjšala, in dokaz o učinkovitosti. Določite, kdaj bo treba odločitev ponovno presoditi, če se pojavijo nova dejstva. Tako vaja vodi h konkretni spremembi ravnanja, ki jo je mogoče pozneje preveriti.