A platform nem a dokumentáció

A csatorna csak akkor működik következetesen, ha a technológia megfelel a szervezet által ismert szabályoknak. A dokumentációnak meg kell magyaráznia az eljárást, az űrlapokat, a bejelentő védelmét és a nyilvántartásokat.

Előkészítendő dokumentumok

A csatorna nyilvános szabályzata

Magyarázza el a bejelentőknek, ki tehet bejelentést, milyen ügyek tartoznak a csatornához, milyen utak állnak rendelkezésre, hogyan védik a bizalmasságot, milyen visszajelzésre számíthatnak, és hol találják a külső csatornákat.

Belső működési eljárás

Dokumentálja az átvételt, a besorolást, az összeférhetetlenség ellenőrzését, a hozzárendelést, a további intézkedéseket, a kommunikációt, az eszkalációt, a lezárást és a tárolást.

Szerepek és felhatalmazások

A csatorna tulajdonosa és a platformkezelő, az átvételért és a további intézkedésekért felelős személyek, helyettesítő út összeférhetetlenség esetén, hozzáférési szabályok az egyes kategóriákhoz vagy ügyekhez, valamint jogi, HR-, audit- vagy külső szakértők bevonása.

Nyilvántartások és adatvédelem

Határozza meg a jogalapot, az adatkategóriákat, a tárolási határidőket, az érintettek jogait, a biztonsági intézkedéseket, az exportálást és a törlést. A dokumentációnak tükröznie kell a tényleges beállításokat és a csapat munkáját.

Nyilvános és belső dokumentáció

A portálnak elegendő információt kell bemutatnia a bejelentőnek. A kezelés részletes eljárásai a felhatalmazott csapat számára maradnak fenntartva.

A szabályzat átültetése a beállításokba

  • A lefedett ügyeknek megfelelő kategóriák.
  • További mezők csak ha szükségesek.
  • A szervezetnek megfelelő osztályok és felelősök.
  • Az eljárásban meghatározott belső határidők.
  • A bejelentő számára érthető üzenetek és állapotok.
  • Naprakész és hozzáférhető nyilvános dokumentumok.

Az UNOVOX-ban korlátlan felhasználók és nyelvek, kategóriák, osztályok, mezők, határidők, hozzárendelés és nyilvános dokumentumok állíthatók be a beállítások területén.

Hivatalos keret: A bejelentők védelméről szóló törvény (ZZPri), az (EU) 2016/679 általános rendelet és az alkalmazandó adatvédelmi szabályok. A listát igazítsa a szervezethez és az ágazathoz.