Política de privacidade

1. Âmbito

Esta política aplica-se a www.unovox.com, aos formulários de contacto e contratação, às interações comerciais relativas à UNOVOX, à administração das contas de cliente e à prestação técnica da plataforma UNOVOX em modelo software como serviço. Um cliente pode publicar um aviso de privacidade adicional no seu próprio canal de denúncias. Esse aviso regula o tratamento efetuado pelo cliente e deve ser lido em conjunto com esta política.

2. Quem somos e quais os nossos papéis

A UNOVOX é um produto operado pela MAINSYSTEMS, LDA., com endereço de contacto na Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisboa, Portugal (“MAINSYSTEMS”, “nós” ou “nos”).

• Responsável pelo tratamento: nas visitas ao site, pedidos de demonstração ou proposta, contratação, contactos de faturação, suporte e administração de contas de clientes e utilizadores, a MAINSYSTEMS determina as finalidades e os meios do tratamento.
• Subcontratante: nas denúncias, mensagens, anexos, registos de investigação e restantes conteúdos de casos submetidos ou criados no ambiente UNOVOX de um cliente, é normalmente o cliente que determina as finalidades e os meios; a MAINSYSTEMS trata esses dados mediante instruções documentadas e ao abrigo de um acordo de tratamento de dados.
• Responsabilidade do cliente: a organização que opera o canal deve disponibilizar o seu próprio aviso, identificar os fundamentos de licitude, definir permissões e conservação e responder aos pedidos de exercício de direitos relativos aos seus casos.

3. Dados que podemos tratar

Dados do site, comerciais e contratuais

• dados de identificação e contacto profissional, como nome, email profissional, telefone, organização, função e país;
• informação incluída em pedidos de demonstração, proposta, contratação de serviço, parceria ou suporte;
• registos de contrato, subscrição, faturação e transações, sem incluir os dados completos do cartão quando o pagamento é assegurado por um prestador especializado;
• comunicações e registos necessários à gestão da relação comercial e do suporte.

Dados de conta e utilização do serviço

• nome do utilizador, email profissional, função, organização, permissões e informação de autenticação;
• registos técnicos e de segurança, como datas e horas de acesso, informação de navegador e dispositivo, endereço IP quando necessário para registos de serviço e segurança, ações efetuadas e registos de incidentes;
• informação de configuração, utilização, suporte e diagnóstico necessária para operar e melhorar o serviço.

Dados de denúncias e casos

Consoante a configuração do cliente e aquilo que a pessoa denunciante ou um utilizador autorizado introduza, um caso pode conter dados de identidade e contacto, informação laboral ou profissional, declarações, mensagens, anexos, dados sobre alegadas condutas, categorias especiais de dados e dados relativos a suspeitas de infrações. A MAINSYSTEMS não determina que denúncias um cliente recebe e não utiliza o conteúdo dos casos para publicidade.

A UNOVOX pode ser configurada para aceitar uma denúncia sem exigir a identidade da pessoa denunciante. O anonimato pode, ainda assim, ser afetado se a pessoa se identificar voluntariamente na descrição ou nos anexos, utilizar um equipamento ou rede organizacional sujeitos a monitorização por terceiros ou comunicar por outro canal.

4. Origem dos dados

Obtemos dados diretamente de si, do cliente que cria ou administra a sua conta, de utilizadores autorizados do serviço, de pessoas denunciantes e outras pessoas mencionadas no conteúdo dos casos, dos registos técnicos e de segurança e dos fornecedores usados para disponibilizar o site e a plataforma.

5. Finalidades e fundamentos de licitude

Quando o tratamento se baseia no consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento, sem afetar o tratamento já realizado. Quando nos baseamos em interesses legítimos, pode solicitar informação sobre a ponderação efetuada e opor-se ao tratamento.

6. Denúncias e dados confidenciais dos casos

O acesso aos dados dos casos está limitado aos utilizadores autorizados pelo cliente e às pessoas que necessitem de acesso para prestar ou proteger o serviço. As equipas da MAINSYSTEMS apenas podem aceder à informação dos casos quando necessário para suporte autorizado, segurança, resposta a incidentes, cumprimento legal ou manutenção, sujeitas a confidencialidade e controlos de acesso. Não decidimos se uma denúncia é procedente, que diligências de investigação devem ser realizadas ou se alguém deve ser sujeito a uma medida; essas decisões pertencem ao cliente.

Os pedidos de exercício de direitos relacionados com uma denúncia devem ser dirigidos, em regra, à organização que opera o canal. Prestaremos assistência ao cliente nos termos do acordo de tratamento de dados. Os direitos podem ser limitados quando necessário para proteger a identidade da pessoa denunciante, os direitos de terceiros, uma investigação, o sigilo profissional ou outro interesse legalmente protegido.

7. Agentes AI e tratamento assistido

Se um cliente ativar Agentes AI, o cliente escolhe as categorias e o âmbito em que estes podem organizar informação e executar tarefas de investigação configuradas. Os resultados podem conter erros ou exigir contexto. A validação final e as decisões materiais permanecem sob responsabilidade de um gestor humano autorizado. A MAINSYSTEMS não utiliza o conteúdo dos casos dos clientes para treinar modelos de uso geral, salvo acordo expresso com o cliente e existência de fundamento válido. Qualquer subcontratante de IA autorizado fica sujeito a obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

8. Cookies, análise e tecnologia contra abusos

Utilizamos tecnologias estritamente necessárias para disponibilizar o site, memorizar preferências de consentimento, proteger formulários e impedir utilizações automatizadas abusivas. Os formulários utilizam Cloudflare Turnstile. Utilizamos também o Cookiebot para gerir o consentimento e o Google Tag Manager para gerir etiquetas de medição. O Google Analytics 4 apenas é ativado para análise de acordo com as escolhas efetuadas no banner. Não usamos dados analíticos do site para identificar o conteúdo de uma denúncia.

Pode alterar ou retirar o consentimento para cookies não essenciais a qualquer momento através das definições de cookies disponíveis no site. O bloqueio de tecnologias estritamente necessárias pode impedir o funcionamento de formulários ou verificações de segurança.

9. Destinatários e subcontratantes

Os dados podem ser disponibilizados, segundo o princípio da necessidade de conhecimento, às equipas da MAINSYSTEMS, ao cliente e seus utilizadores autorizados, a fornecedores de alojamento e infraestrutura, email e comunicações, segurança e prevenção de abuso, análise e gestão de consentimento, pagamentos e faturação, consultores profissionais, auditores e autoridades públicas quando a divulgação seja legalmente exigida. Os fornecedores ficam sujeitos a obrigações contratuais adequadas ao seu papel. Não vendemos nem alugamos dados pessoais.

Os clientes podem solicitar informação sobre os subcontratantes relevantes para o seu serviço e serão informados de alterações materiais quando isso for exigido pelo contrato aplicável.

10. Transferências internacionais

Privilegiamos o tratamento no Espaço Económico Europeu. Quando um fornecedor ou operação de suporte envolve um país fora do EEE, recorremos a um mecanismo legal de transferência, como uma decisão de adequação, as Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia e medidas suplementares quando apropriado. Os clientes podem solicitar informação adicional sobre as garantias relevantes para o seu serviço.

11. Conservação

Conservamos os dados apenas durante o tempo necessário à finalidade indicada, considerando obrigações contratuais, prazos legais de prescrição, requisitos de segurança e a necessidade de declarar, exercer ou defender direitos.

• pedidos comerciais e correspondência associada são, em regra, conservados até 24 meses após a última interação relevante, salvo celebração de contrato ou justificação para prazo superior;
• registos de cliente, contrato, faturação e contabilidade são mantidos durante a relação e pelos prazos legais obrigatórios;
• registos de conta e suporte são mantidos enquanto a conta estiver ativa e durante o período necessário para encerrar, auditar e defender a relação;
• registos técnicos e de segurança são conservados por prazo proporcional e podem ser mantidos por mais tempo quando associados a um incidente;
• dados de casos dos clientes são conservados de acordo com as instruções do cliente, a lei que lhe seja aplicável e o acordo de tratamento de dados. Quando se aplique a lei portuguesa de proteção de denunciantes, o cliente pode ter de conservar o registo das denúncias pelo período legalmente exigido.

No fim do serviço, os dados do cliente são devolvidos ou apagados nos termos do contrato, da lei aplicável e das instruções documentadas do cliente, sem prejuízo dos ciclos seguros de cópias de segurança e de obrigações legais de preservação.

12. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo controlos de acesso, permissões por função, proteção da autenticação, cifragem em trânsito, infraestrutura protegida, registos, cópias de segurança, gestão de vulnerabilidades e procedimentos de resposta a incidentes. Nenhum serviço de Internet pode garantir segurança absoluta. Os clientes devem configurar cuidadosamente as permissões, manter credenciais confidenciais e comunicar-nos rapidamente qualquer suspeita de comprometimento.

13. Os seus direitos

Nas condições previstas na lei aplicável, pode solicitar acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade ou opor-se ao tratamento. Pode retirar o consentimento e pode ter o direito de não ficar sujeito a uma decisão baseada exclusivamente em tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos.

Para dados controlados pela MAINSYSTEMS, contacte dpo@mainsystems.pt. Podemos solicitar informação necessária para confirmar a identidade e localizar os dados. Para dados existentes no canal de um cliente, contacte esse cliente; se nos contactar, encaminharemos ou apoiaremos o pedido sem divulgar indevidamente informação confidencial do caso.

Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) ou à autoridade de controlo do seu local de residência habitual ou de trabalho.

14. Menores

O site comercial UNOVOX e a área de administração de clientes destinam-se a utilização profissional e não são dirigidos a crianças. Um canal de denúncias de um cliente pode ser disponibilizado a pessoas mais jovens quando o contexto desse cliente o exija; nesse caso, cabe ao cliente assegurar informação, fundamento de licitude e garantias adequadas.

15. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política para refletir alterações do serviço, fornecedores, lei ou regulamentação. A versão atual e a data de entrada em vigor são publicadas nesta página. As alterações materiais que afetem clientes existentes serão comunicadas por meio adequado quando exigido.

16. Contacto

MAINSYSTEMS, LDA. — UNOVOX
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisboa, Portugal
Privacidade: dpo@mainsystems.pt
Geral: info@mainsystems.pt
Telefone: +351 211 245 202