Hokker dokumintaasje tariede foar in wetlik meldkanaal ûnder de Wbk?

It dokumintalânskip fan in wetlik meldsysteem

De ymplemintaasje fan in klokkeliederssysteem berikt tagelyk it arbeidsrjocht, it meisizzenskipsrjocht, it privacyrjocht en it bestjoersrjocht. Om te foldwaan oan de strange kontrôles fan tafersjochhâlders, accountants en rjochters, moat de organisaasje in gelaagd dokumintestelsel ynrjochtsje :

• Nivo 1 : Yntern noarmatyf belied : De formele Klokkeliedersregeling (Meldregeling) wêryn't de rjochten en plichten fan meiwurkers en wurkjouwer fêstlein binne ;
• Nivo 2 : Meisizzenskipsdokumintaasje : De formele ynstimmings- of advysoanfraach oan de Undernimmingsrie (OR) of Personielsfertsjintwurdiging (PVT), ynklusyf it ynstimmingsbeslút ;
• Nivo 3 : Privacy- en befeiligingsdokuminten : De Gegevensbeskermingseffektbeoardieling (GEB / DPIA) en de Ferwurkersoerienkomst (DPA) mei de SaaS-leveransier ;
• Nivo 4 : Operasjonele protokollen : It Undersyksprotokol foar yntegriteitsfunksjonarissen, it Geheimhâldingsprotokol en it Meldregister ex kêst 17e Wbk ;
• Nivo 5 : Periodike ferantwurding : De anonime jierferslachjouwing oan de OR, de ried fan kommissarissen of it algemien bestjoer.

Dokumint 1 : De Klokkeliedersregeling (Meldregeling ex Kêst 2 Wbk)

De Klokkeliedersregeling is it sintrale juridyske stik dat foar eltsenien binnen de organisaasje iepenbier tagonklik wêze moat. Kêst 2, twadde en tredde lid Wbk stelt dwingende easken oan de ynhâld :

Wetlik ferplichte ûnderdielen fan de meldregeling

In jildige meldregeling moat de folgjende saken eksplisyt fêstlizze :

• De definysje fan in misstân : Sekuere omskriuwing fan feiten mei in maatskiplik belang (oertrêding fan wetlike foarskriften, gefaar foar de folkssûnens, feiligens fan persoanen, it miljeu, of it goed funksjonearjen fan de publike tsjinst of ûndernimming) en ynbrekken op it Europeesk rjocht ;
• De persoanlike wurksprieding : Dúdlike fermelding dat de regeling iepenstiet foar alle wurkenden : fêste en tydlike krêften, zzp'ers, frijwilligers, staazjerinners, bestjoerders, oandielhâlders en sollisitanten ;
• De oanwizing fan de ûnôfhinklike meldfunksjonaris : De beneaming fan de ynterne of eksterne funksjonaris dy't belêste is mei de ûnpartidige ûntfangst, triage en opfolging fan meldingen ;
• De wize fan melden : Útlis oer de beskikbere kanalen : skriftlik fia it befeilige meldplatfoarm, mûnling fia in befeilige telefoanline en op fersyk yn in persoanlik petear binnen in ridlike termyn ;
• De wetlike fatale terminen : De plicht om binnen 7 kalinderdagen in skriftlike ûntfangstbefêstiging te stjoeren en binnen maksimaal 3 moannen ynhâldlike ynformaasje te jaan oer de opfolging (mei de strange betingsten foar eventuele ferlinging nei 6 moannen) ;
• It rjocht op anonym melde : Ynstruksjes oer de wurking fan it geheime token en de fersifele twawei-kommunikaasje yn it meldplatfoarm ;
• Ynformaasje oer eksterne meldkanalen : Útgeande ynformaasje oer de foechheden fan it Hûs foar Klokkelieders (ôfdieling advys en ôfdieling ûndersyk) en de lanlike tafersjochhâlders (AFM, DNB, ACM, AP, NLA, ILT, NVWA) ;
• It ferbod op beneidieling en straffen : In skerpe formulearring fan it beneidielingsferbod ex kêst 17b Wbk, de omkearing fan de bewiislêst ex kêst 17a Wbk en de dissiplinêre straffen foar eltsenien dy't in melder tsjinwurket of syn identiteit besiket te efterheljen.

Tagonklikens en publikaasje

Kêst 2, fjirde lid Wbk bepaalt dat de wurkjouwer de regeling op in maklike en doeltreffende wize beskikber stelle moat. In PDF-bestân earne ferburgen op in ûnbekende netwurkskiif foldocht net. De wurkjouwer moat de meldregeling publisearje op it personielsintranet, taheakje oan it personielshânboek by yndiensttreding en in iepenbiere ferzje pleatse op de webside foar eksterne partners, leveransiers en zzp'ers.

Dokumint 2 : It meisizzenskipsdossier (Ynstimming OR ex Kêst 27 WOR)

It belûken fan de meiwurkersfertsjintwurdiging is yn Nederlân en Fryslân gjin frijbliuwende formaliteit, mar in hurde wetlike betingst foar de jildigens fan it meldbelied :

It dwingende ynstimmingsrjocht fan kêst 27 lid 1 sub m WOR

Kêst 27, earste lid, ûnderdiel m fan de Wet op de ûndernimmingsrieden (WOR) stelt fêst dat de ûndernimmingsrie ynstimmingsrjocht hat oangeande elts foarnommen beslút ta fêststelling, wiziging of ynlûking fan in regeling foar it omgean mei it melden fan in fermoeden fan in misstân. As yn in bedriuw mei 10 oant 50 wurknimmers in personielsfertsjintwurdiging (PVT) aktyf is, jildt op grûn fan kêst 35c WOR in advysrjocht, útsein as by cao in ynstimmingsrjocht ôfsprutsen is.

De ynhâld fan de formele ynstimmingsoanfraach

De direktie moat in skriftlike ynstimmingsoanfraach yntsjinje by de OR mei de folgjende ûnderdielen :

• De beweegredenen foar it beslút en de oansluting by de easken fan de Wet beskerming klokkelieders ;
• De folsleine konsepttekst fan de nije meldregeling ;
• In taljochting op de seleksje fan it SaaS-meldplatfoarm en de wize wêrop't privacy en fersifering technysk garandearre wurde ;
• De posysje, ûnôfhinklikens en foarsjennings fan de oanwiisde meldfunksjonarissen en fertrouwenspersoanen ;
• De gefolgen fan it beslút foar de meiwurkers en de plannen foar foarljochting en training ;
• It skriftlike advys fan de Funksjonaris Gegevensbeskerming (FG) en in gearfetting fan de DPIA.

Kantonrjochterlike hifking by wegering fan ynstimming

As de OR wegeret yn te stimmen mei de foarstelde meldregeling, mei de wurkjouwer it belied net eigenmachtich trochsette. De wurkjouwer kin him op grûn fan kêst 27, fjirde lid WOR ta de kantonrjochter (yn Fryslân de rjochtbank Noard-Nederlân, lokaasje Ljouwert) wende mei in fersyk om ferfangende tastimming. De kantonrjochter jout dizze tastimming allinnich as it beslút fan de OR ûnreedlik is, of as it foarnommen beslút fan de ûndernimmer needsaaklik is fanwege swiere bedriuwsorganisatoaryske, ekonomyske of sosjale redenen. Om't de meldregeling wetlik ferplicht is ûnder de Wbk, sil de rjochter de needsaak gau erkenne, mar hy hifket tige strang oft de privacy en rjochtsbeskerming fan it personiel foldwaande boarge binne.

Rjochtsgefolgen fan hanneljen sûnder ynstimming : De folsleine netichheid

Fiere in wurkjouwer in meldregeling yn sûnder skriftlike ynstimming fan de OR (as sûnder ferfangende tastimming fan de kantonrjochter), dan kin de OR op grûn fan kêst 27, fyfde lid WOR binnen ien moanne skriftlik de netichheid fan it beslút ynroppe. In netige regeling hat gjin inkelde juridyske wearde : meiwurkers binne der net oan bûn en de wurkjouwer kin him yn in rjochtsaak noait beroppe op it bestean fan in deeglik yntern meldkanaal.

Dokumint 3 : De Gegevensbeskermingseffektbeoardieling (GEB / DPIA ex Kêst 35 AVG)

It ferwurkjen fan klokkeliedersmeldingen giet faak oer beskuldigings fan strafrjochtlike feiten, fraude of misdrigen dy't de reputaasje fan meiwurkers djip reitsje kinne. Dêrom is in DPIA wetlik ferplicht :

Wêrom in DPIA ûnder de AVG ferplicht is

De Autoriteit Persoansgegevens hat klokkeliederssystemen eksplisyt opnommen op de nasjonale list fan gegevensferwurkings wêrfoar in DPIA ferplicht is (Stcrt. 2019, 64418). Dizze systemen foldogge oan ferskate kritearia fan de Europeeske privacyrjochtlinen (EDPB) :

• It ferwurkjen fan gegevens fan kwetsbere belutsenen (wurknimmers yn in gesachsferhâlding) ;
• It ferwurkjen fan gegevens oer fermoedlike strafbare feiten of swiere amtsoertrêdings ;
• It risiko op grutte ekonomyske, rjochtlike of profesjonele skea by datalekken ;
• It brûken fan technologyske feilichheidsfunksjes lykas geheime tokens en zero-knowledge fersifering.

Essinsjele ûnderdielen fan de klokkelieders-DPIA

It DPIA-dokumint moat sekuer antwurd jaan op de folgjende fragen :

• Doelbining en needsaak : Wêrom de gegevensferwurking strikt needsaaklik is om te foldwaan oan kêst 2 Wbk en de wetlike soarchplicht ;
• Rjochtsgrûnslach : Kêst 6 lid 1 sub c AVG (wetlike ferplichting) foar de standertferwurking, en kêst 9 en 10 AVG foar bysûndere persoansgegevens ûnder de útsûnderings fan kêst 31 en 32 fan de Utfieringswet AVG (UAVG) ;
• Gegevensminimalisaasje : Hurde garânsjes dat gegevens fan ûnskuldige persoanen fuortendaliks wiske wurde ;
• Rjochten fan de oanklage tsjin de beskerming fan de melder : Underbouwing fan de rjochtlike grûnslach foar it tydlik beheinen fan it ynsjochrjocht fan de oanklage ûnder kêst 23 AVG en kêst 41 UAVG ;
• Feiligensmaatregels : Beskriuwing fan de ein-ta-ein fersifering (AES-256), TLS 1.3 ferbiningen en rol-basearre autorisaasjes.

Dokumint 4 : De Ferwurkersoerienkomst (DPA ex Kêst 28 AVG)

As in organisaasje gebrûk makket fan in ekstern SaaS-platfoarm lykas UNOVOX, is de softwareleveransier de ferwurker yn de sin fan kêst 4 ûnder 8 AVG, wylst de wurkjouwer de ferwurkingsferantwurdlike bliuwt. De ferwurkersoerienkomst moat foldwaan oan kêst 28 AVG :

Wetlik ferplichte kêsten yn de oerienkomst

Kêst 28, tredde lid AVG stelt strange easken oan de ôfspraken mei de softwareleveransier :

• Allinnich hannelje op skriftlike ynstruksje : De leveransier mei de meldgegevens noait foar eigen doeleinen brûke of diele mei kommersjele partijen ;
• Opslach binnen de Europeeske Ekonomyske Romte (EER) : De servers moatte fysyk yn de EER stean om datatransferrisiko's nei tredde lannen út te sluten ;
• Zero-knowledge arsjitektuer : De oerienkomst moat fêstlizze dat de leveransier gjin technyske tagong hat ta de ûntsiferingskaaien fan de ynhâld fan de meldingen ;
• Meldplicht by datalekken binnen 24 oeren : De leveransier moat de wurkjouwer daliks, en uterlik binnen 24 oeren nei ûntdekking, skriftlik warskôgje by in ynsidint ;
• Stipe by audits en sertifikaten : De leveransier moat periodike ISO 27001- en SOC 2-rapporten oerlizze en ûnôfhinklike feiligensaudits tastean.

Dokumint 5 : It Wetlik Meldregister (Kêst 17e Wbk)

Kêst 17e Wbk yntrodusearret foar eltse wurkjouwer de plicht om in register by te hâlden fan alle meldingen dy't binnenkomme. Dit register tsjinnet as it wetlike bewiis fan neilibing foar it Hûs foar Klokkelieders en de rjochtbank :

Wat der yn it register stean moat

Foar elts ôfsûnderlik melddossier moat it register de folgjende gegevens befetsje :

• De datum fan ûntfangst fan de melding en in unyk saaknûmer ;
• De wize wêrop't de melding dien is (skriftlik fia it portaal, telefoanysk of yn in persoanlik petear) ;
• In koarte saaklike gearfetting fan it fermoeden fan de misstân ;
• De data fan it ferstjoeren fan de ûntfangstbefêstiging (binnen 7 dagen) en de ynformaasje oer opfolging (binnen 3 moannen) ;
• De útfierde ûndersyksstappen en de ein-datum fan it ûndersyk ;
• De nommen korrizjearjende, dissiplinêre of previntive maatregels.

Bewaarterminen en sekuere ferneatiging

Neffens kêst 17e lid 2 Wbk meie gegevens yn it register net langer bewarre wurde as strikt needsaaklik is. Yn de praktyk betsjut dit dat in dossier maksimaal fiif jier nei de formele ôfsluting bewarre wurde mei, útsein as der in rjochtsaak rint. Dêrnei moat it dossier folslein en sertifisearre wiske wurde.

Dokumint 6 : It Undersyksprotokol en de rol fan de Fertrouwenspersoan

Om te foarkommen dat in yntern ûndersyk partijdich wurdt of ûntspoart yn in willekeurige heksejacht, moat de organisaasje in ûndersyksprotokol fêstlizze mei in folsleine skieding fan rollen :

Strikte skieding tusken fertrouwenspersoan en ûndersiker

In soad foarkommende flater is dat de fertrouwenspersoan ek it ûndersyk dwaan moat. De dokumintaasje moat in absolute skieding oanbringe :

• De Fertrouwenspersoan Yntegriteit : Stiet njonken de melder, biedt emosjonele en persoanlike stipe, leit de prosedueres út en tinkt mei oer feilige stappen. De fertrouwenspersoan is partijdich foar de melder en fiert noait sels in feitenûndersyk út ;
• De Unôfhinklike Undersiker / Meldfunksjonaris : Stiet boppe de partijen, docht objektyf feitenûndersyk, past hoor en wederhoor ta en leveret in saaklik eindrapport ôf oan it bestjoer.

Feilichheidswaarboargen yn it protokol

It ûndersyksprotokol regelet de konkrete rjochten en plichten :

• Foechheden fan de ûndersiker : Hokker databases en administraasjes ûndersocht wurde meie en ûnder hokker betingsten ;
• Regels foar tsjûgeharksittings : It opstellen fan konseptferslaggen, it rjocht fan de tsjûge om oanpassings foar te stellen en geheimhâldingsferklearrings ;
• Hoor en wederhoor : De krekte proseduere wêrmei't de oanklage persoan reagearje kin op de foarriedige befinings sûnder dat de namme fan de melder bekend wurdt ;
• It eindrapport : Dúdlike skieding tusken bewezen feiten, juridyske konklúzjes en oanbefellings foar it management.

Dokumint 7 : De jierlikse rapportaazje oan de OR (Kêst 31b WOR)

De ûndernimmingsrie hat in wetlike tafersjochtaak. Dêrom moat de directie neffens kêst 31b WOR teminsten ien kear yn it jier in folslein anonime rapportaazje oerlizze oan de OR :

• It oantal ûntfongen meldingen, ferdield nei kategory (fraude, korrupsje, arbeidsomstannichheden, miljeukwestjes) ;
• De trochrintiid fan de meldingen en oft de 7-dagen- en 3-moanneterminen helle binne ;
• It oantal gefallen wêr't ferlinging nei 6 moannen needsaaklik wie mei de reden dêrfan ;
• De strukturele ferbetterings dy't yn it bedriuw trochfierd binne nei oanlieding fan gegrûnde meldingen.

De Wet gebrûk Fryske taal yn it dokumintalânskip

Yn de provinsje Fryslân jildt foar alle bestjoersorganen (gemeenten lykas Ljouwert, Súdwest-Fryslân, De Fryske Marren, Waadhoeke, Smellingerlân en Hearrenfean, Provinsje Fryslân en Wetterskip Fryslân) en oansletten publike ynstânsjes de Wet gebrûk Fryske taal (Stb. 2013, 401). Dit betsjut dat de dokumintaasje folslein twatalich foarmjûn wurde moat :

• Twatalige meldregeling : De formele meldregeling kin yn sawol it Frysk as it Nederlânsk fêststeld wurde. Wurknimmers hawwe it rjocht om de regeling yn it Frysk te rieachtsjen ;
• OR-dokumintaasje yn it Frysk : Oanfragen foar ynstimming oan de OR en it oerlis tusken bestjoerder en meiwurkersfertsjintwurdigers meie yn it Frysk plakfine ;
• Register en korrespondinsje : De dokumintaasje yn it meldregister en de formele ferslaggen meie yn de Fryske taal opsteld wurde.

Oersjochtabel : De sân kaaidokuminten ûnder de Wbk

Yn ûndersteande matrix binne de sân fûnemintele dokuminten gearfette mei harren wetlike basis en it risiko by ûntbrekken :

Stappeplan foar de tarieding fan de dokumintaasje

Wurkjouwers yn Fryslân kinne it folgjende stappeplan folgje om de dokuminten yn oarder te meitsjen :

• Stap 1 : Seleksje fan software en ferwurkersoerienkomst (Moanne 1) : Kies foar in sertifisearre platfoarm lykas UNOVOX en slút fuortendaliks de DPA ûnder kêst 28 AVG ;
• Stap 2 : Útfiere fan de DPIA mei de FG (Moanne 1 en 2) : Lis de gegevensstreamen fêst en freegje formeel advys oan de Funksjonaris Gegevensbeskerming ;
• Stap 3 : Opstelle fan de konsept-meldregeling en protokollen (Moanne 2) : Skriuw de klokkeliedersregeling konform kêst 2 Wbk en hâld rekken mei de Fryske taal ;
• Stap 4 : Ynstimmingstrajekt mei de Undernimmingsrie (Moanne 2 en 3) : Tsjinje de ynstimmingsoanfraach yn by de OR en fier it formele oerlis ex kêst 27 WOR ;
• Stap 5 : Ynrjochtsjen fan it meldregister en publikaasje (Moanne 3) : Stel it meldregister yn, ynformearje it personiel fia intranet en start it befeilige meldpunt.

Faak stelde fragen oer Wbk-dokumintaasje yn Fryslân (FAQ)

Wat bart der as de ûndernimmingsrie net ynstimt mei de meldregeling?

De wurkjouwer mei de regeling net iensidich ynfiere. As de OR wegeret, kin de wurkjouwer oerlis fiere fia de Bedriuwscommissie of de kantonrjochter yn Ljouwert freegje om ferfangende tastimming ex kêst 27 lid 4 WOR. Sûnder ynstimming is de regeling folslein netich.

Moat in holding mei meardere dochterbedriuwen yn Fryslân foar elk bedriuw in regeling meitsje?

In sintrale ramtregeling mei, mits eltse juridyske entiteit mei 50 of mear meiwurkers in eigen herkenber lokaal meldpunt hat en de oanbelangjende ûndernimmingsrieden ynstimd hawwe.

Is in advys fan de Funksjonaris Gegevensbeskerming (FG) by de DPIA ferplicht?

Ja. As de organisaasje op grûn fan kêst 37 AVG in FG hat (lykas gemeenten en grutte soarchynstellings), is it advys fan de FG by de DPIA wetlik ferplicht. Oare bedriuwen moatte harren liede litte troch in saakkundich privacydeskundige.

Hoe lang moatte ôfsletten dossiers yn it meldregister bewarre wurde?

Yn de praktyk jildt in standert bewaartermyn fan maksimaal fiif jier nei de formele ôfsluting fan de herstelmaatregels. By in rinnende rjochtsaak mei de termyn ferlingd wurde oant de útspraak definityf is.

Mei de meldregeling kombinearre wurde mei de klachtenregeling foar ûngewinsked gedrach?

It Hûs foar Klokkelieders riedt oan om persoanlike arbeidsgrinzen en fermoedens fan misstannen mei in maatskiplik belang strikt te skieden, om't de dwingende beskerming en terminen fan de Wbk allinnich jilde foar misstannen.

Hokker straf stiet der op it net byhâlden fan it meldregister ex kêst 17e Wbk?

It net byhâlden fan it register is in oertrêding fan de Wbk. By in ûndersyk troch it Hûs foar Klokkelieders of de ynspeksje kin de wurkjouwer net oantoane dat hy him oan de wetlike terminen holden hat, wat yn de rjochtbank liedt ta it oannimmen fan beneidieling.

Mei de meldregeling yn Fryslân folslein yn it Frysk fêststeld wurde?

Ja. Op grûn fan de Wet gebrûk Fryske taal mei de regeling by publike ynstânsjes yn Fryslân yn it Frysk fêstlein wurde. Foar meiwurkers dy't gjin Frysk lêze, moat in Nederlânske oersetting beskikber wêze neffens goed wurkjouwerskip.

Hat in zzp'er rjocht op beskerming as de ynterne regeling netich ferklearre is troch de OR?

Ja. De wetlike beskerming tsjin beneidieling ex kêst 17b Wbk jildt direkt op basis fan de wet foar alle wurkenden, ûnôfhinklik fan de fraach oft de ynterne regeling fan de wurkjouwer formeel jildich is.

Hokker dokumint krijt in meiwurker dy't mûnling in melding docht?

By in mûnlinge melding moat de wurkjouwer binnen sân kalinderdagen in skriftlik konseptferslach fan it petear oan de melder foarlizze foar akkoard en ûndertekening, tegearre mei de offisjele ûntfangstbefêstiging.

Meie der nammen fan belutsenen stean yn it jierferslach oan de OR?

Nee, beslist net. De jierlikse rapportaazje oan de ûndernimmingsrie ex kêst 31b WOR moat te allen tiden folslein anonimearre en op sammelnivo oanbean wurde om de geheimhâldingsplicht fan kêst 1a Wbk te beskermjen.

Wat is it ferskil tusken in ynterne en eksterne fertrouwenspersoan?

In ynterne fertrouwenspersoan is in eigen meiwurker dy't de organisaasje goed ken, mar kwetsberder wêze kin foar ynterne druk. In eksterne fertrouwenspersoan is folslein ûnôfhinklik en wurdt faak ynset foar meldingen oer it heechste bestjoer.

Kin in Fryske gemeente sanksjonearre wurde as de DPIA ûntbrekt?

Ja. De Autoriteit Persoansgegevens kin ek oan bestjoersorganen en gemeenten yn Fryslân formele warskôgings, lêsten ûnder twangsom en bestjoerlike boetes oplizze as de ferplichte DPIA foar it meldsysteem net útfierd is.