MAINSYSTEMS 
1. Pamatjēdzieni un Juridiskais Konteksts
Šajā video mācīsimies nošķirt glabāšanas ilgumu no tā tiesiskā sākuma. Sekojiet lēmumu secībai. Kas piedalās, kāda informācija viņam vajadzīga un kāds rezultāts jāsasniedz? Šīs saiknes palīdz pārvērst mācību materiālu darba paņēmienā, kura darbību var pārbaudīt cits cilvēks. Ziņojumos var būt dati par ziņotāju, minētajām personām un blakus iesaistītajiem. Apstrādi regulē Vispārīgā datu aizsardzības regula, Latvijas datu apstrādes likums un trauksmes celšanas īpašās prasības. Nošķirsim tiesisku darbu no nepamatotas vākšanas, kopīgošanas un glabāšanas.
Trauksmes celšanas likums nenosaka vienu universālu piecu gadu termiņu visiem failiem. Piemērojamais periods izriet no nolūka, dokumentu un procesu prasībām. Piemēram, iepirkuma dokumentu oriģināliem var būt atsevišķs Publisko iepirkumu likuma 40. panta piektās daļas režīms; tas nav automātiski visas ziņojuma lietas termiņš.
Jāievēro šāds tiesiskais nosacījums. 11. un 12. pants aizsargā ziņotāja un ziņojumā minēto personu identitāti. Vispārīgā datu aizsardzības regula prasa nepieciešamībai atbilstošu glabāšanu. Apstipriniet konkrētu dokumentu glabāšanas kārtību, ņemot vērā arhīvu, procesa un nozares prasības. Trauksmes celšanas likumā nav universāla piecu gadu termiņa visiem ziņojumiem. Novērtējiet arī pielikumus, eksportus un kopijas.
2. Tiesību Norma un Piemērošanas Kārtība
Apziniet kategorijas, kopijas un sistēmas. Apstipriniet pamatu, sākuma notikumu un pārskatīšanu. Pārbaudiet atsevišķu saglabāšanas pienākumu tiesvedības vai citas procedūras dēļ. Dokumentējiet dzēšanu un izņēmumus, neieviešot nepārbaudītu automātisku pieņēmumu. Pirms turpināšanas iedomājieties, ka nododat šo uzdevumu kolēģim. Izskaidrojiet, kura pārbaude jāveic vispirms, kurš lēmums ir atkarīgs no tās rezultāta un kurš ieraksts ļaus vēlāk atjaunot lēmuma pamatojumu. Ekrānā atrodiet posmu, kur kļūda varētu mainīt rezultātu. Atbildības sadalē paredziet arī darba turpināšanu atbildīgās personas prombūtnē.
Programma piedāvā visu dzēst piecus gadus pēc saņemšanas. Pārskatīšana atklāj dažādas dokumentu kategorijas. Komanda vispirms nosaka to pamatus un sākuma notikumus. Aplūkojiet piemēru uzmanīgi. Nošķiriet norādītos faktus no informācijas, kura vēl jāpārbauda. Nepievienojiet stāstam neaprakstītus notikumus vai iedomātus motīvus. Ja jautājums paliek neatbildēts, atzīmējiet to kā pārbaudāmu apstākli. Tas palīdz izvēlēties esošajai informācijai samērīgu darbību un nepieļaut priekšlaicīgus secinājumus.
3. Praktiskais Gadījums un Lēmumu Pieņemšana
Tagad izpildiet uzdevumu. Vai vienu tehnisku noklusējumu var pasniegt kā Latvijas likuma termiņu? Izvēlieties atbildi un pamatojiet to vienā teikumā. Pauzes laikā salīdziniet savu lēmumu ar tikko izskaidrotajiem nosacījumiem. Apsveriet, kurš dokuments vai ieraksts ļautu vēlāk pārbaudīt lēmuma tiesiskumu. Tikai pareizās atbildes atzīmēšana vēl nepierāda izpratni par tās pamatojumu.
Nē. Tas radītu neesošu universālu normu. Vajag pamatotu glabāšanas kārtību un tai atbilstošu konfigurāciju, ieskaitot kopijas un pielikumus.
Izvairieties no šādas kļūdas: glabāšanas ilguma un sākuma notikuma sajaukšana.
Piemērojiet šo tiesisko nosacījumu vēl vienai situācijai. Sistēma visus failus dzēš piecus gadus pēc saņemšanas. Vai tas ir universāls Latvijas noteikums?
Nē. Nosakiet glabāšanas mērķi, piemērojamās procesuālās un arhīvu prasības, sākuma notikumu un pārskatīšanu. Aizsargājiet arī eksportus un pielikumus. Izskatīšanas pabeigšana nenozīmē automātisku tūlītēju dzēšanu, bet nenoteikta glabāšana bez vajadzības arī nav pieļaujama. Dokumentējiet izņēmumu un tā regulāru pārbaudi.
Atcerieties trīs pamatprincipus. Pirmais: Pareiza kategorija. Otrais: Apstiprināts sākums. Trešais: Pārbaudīta dzēšana.
Lai izmantotu apgūto darbā, atrodiet savas organizācijas kārtību vai aprakstiet, kā to izstrādātu. Nosakiet vienu atšķirību starp savu praksi un atrisināto piemēru. Pierakstiet vajadzīgo izmaiņu un tās pamatošanai nepieciešamo informāciju. Norādiet arī, kurš drīkst apstiprināt izmaiņu un kurš pārbaudīs tās darbību. Uzdevumu var pabeigt video pievienotajā darba lapā.
Nodarbības beigās jums jāprot nošķirt glabāšanas ilgumu no tā tiesiskā sākuma. Ja kāds solis palika neskaidrs, vēlreiz aplūkojiet pamatoto atbildi. Saglabājiet kopsavilkumu nākamās līdzīgās situācijas risināšanai un atzīmējiet jautājumus, kuri jūsu organizācijā vēl jāprecizē.
Darba lapā sasaistiet savu priekšlikumu ar šajā video izskaidroto nosacījumu. Nosauciet maināmo dokumentu vai platformas lauku un izmaiņas apstiprinātāju. Ieteicama paņēmiena gadījumā izskaidrojiet samazināmo risku. Juridiska pienākuma gadījumā norādiet avotu un tā piemērošanas nosacījumu. Pārbaudiet, vai izmaiņa skar piekļuves tiesības vai lietotājam sniedzamo informāciju.