Conditions de service

Prestataire et champ d'application

Les présentes Conditions régissent l'accès à www.unovox.com et à la plateforme UNOVOX, fournie en mode software as a service par MAINSYSTEMS, LDA., dont l'adresse de contact est Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisbonne, Portugal (« MAINSYSTEMS », « UNOVOX », « nous »). Elles s'appliquent aux organisations qui souscrivent le service, à leurs représentants et à leurs utilisateurs autorisés (« Client » ou « vous »).

Les présentes Conditions, la Commande applicable, la Politique de confidentialité et, lorsque des données personnelles sont traitées pour le compte du Client, l'Accord de traitement des données forment le cadre contractuel. Les conditions d'achat du Client ne s'appliquent que si MAINSYSTEMS les a expressément acceptées par écrit, même si elles figurent dans des bons de commande, des portails fournisseurs ou des documents ultérieurs.

Définitions

• Service : la plateforme UNOVOX hébergée, avec portail de signalement, gestion des dossiers, configuration, mises à jour et support.
• Données Client : les contenus et informations introduits ou créés dans l'environnement du Client.
• Utilisateur autorisé : une personne à laquelle le Client accorde l'accès.
• Partenaire : une entité autorisée par écrit à revendre ou intégrer le Service.
• Commande : le document accepté qui identifie le Service souscrit.
• Documentation : les informations d'utilisation, de sécurité et techniques.
• ATD : l'accord conclu au titre de l'article 28 du RGPD.
• Droit des lanceurs d'alerte : le D.Lgs. italien 24/2023, les lignes directrices ANAC applicables et la directive (UE) 2019/1937.
• Droit de la protection des données : le RGPD, le Code italien de la protection des données et les autres règles applicables.

Acceptation et pouvoir de représentation

En passant une Commande, en créant un compte administrateur ou en utilisant le Service réservé, vous confirmez agir pour le compte d'une organisation, avoir le pouvoir de l'engager et accepter les présentes Conditions. Le Service est destiné à un usage professionnel, institutionnel et public, et non principalement aux consommateurs. Si vous n'acceptez pas le cadre contractuel, n'accédez pas au Service réservé.

Le Service

UNOVOX fournit des outils pour configurer un canal, recevoir des signalements anonymes ou identifiés, communiquer avec les auteurs de signalement, classer et attribuer les dossiers, gérer délais, tâches, pièces jointes et historique, préparer des rapports et analyser l'information opérationnelle. Les fonctionnalités disponibles dépendent du plan souscrit et de la Commande.

UNOVOX est un service technologique. Il ne fournit pas de conseil juridique, de conformité, social ou d'enquête, ne gère pas les signalements pour le compte du Client sauf prestation expressément contractée, et la mise à disposition de la plateforme ne garantit pas, à elle seule, la conformité du Client au Droit des lanceurs d'alerte ou à toute autre obligation légale du Client.

Obligations du Client en qualité d'entité assujettie

Lorsque le Client utilise le Service pour respecter le D.Lgs. 24/2023, restent sous sa responsabilité exclusive :

• la création et la documentation de canaux et procédures internes;
• la désignation de personnes ou services compétents et indépendants;
• le respect des délais, dont l'accusé de réception sous sept jours et le retour d'information sous trois mois;
• la conservation des signalements et documents pendant la durée nécessaire, au plus cinq ans après la communication du résultat final;
• la confidentialité de l'identité et l'interdiction des représailles;
• l'information sur les canaux internes et externes, notamment ANAC, et la publication de sa notice de confidentialité;
• les décisions d'enquête, de mesures et de réponse aux autorités.

MAINSYSTEMS n'assume ces obligations que si une prestation supplémentaire est expressément commandée.

Commandes, prix et paiement

• Les prix, le cycle de facturation, les services inclus et les éventuels travaux de mise en œuvre sont ceux présentés lors de la souscription ou dans la Commande acceptée. Sauf indication contraire, les prix s'entendent hors TVA et autres taxes applicables.
• Le Client doit fournir des données de facturation exactes et payer les factures à la date indiquée. Le Client est responsable des taxes autres que celles assises sur le revenu net de MAINSYSTEMS.
• Une facture est réputée acceptée si elle n'est pas contestée par écrit et de manière motivée dans les 15 jours suivant son émission. Les montants non contestés doivent être payés à l'échéance.
• En cas de retard de paiement, des intérêts au taux légal applicable aux transactions commerciales et des frais de recouvrement raisonnables peuvent être dus, sans préjudice du droit de suspension prévu à la section 21.
• Les abonnements mensuels ou annuels se renouvellent pour une période équivalente, sauf résiliation selon la Commande avant la date de renouvellement. Un contrat public à durée déterminée ne se renouvelle que si ses documents le permettent.
• Une modification des prix catalogue ne change pas une période en cours déjà payée. Le prix de renouvellement peut être actualisé moyennant un préavis d'au moins 30 jours, sans préjudice d'un engagement de prix fixe figurant dans la Commande.
• Sauf disposition légale, condition de souscription ou Commande contraire, les montants relatifs à des périodes déjà commencées ne sont pas remboursables du seul fait que le Client a cessé d'utiliser le Service.

Comptes et utilisateurs

Le Client peut créer le nombre d'utilisateurs autorisés permis par le plan. Lorsqu'un plan indique des utilisateurs ou des langues illimités, il n'existe pas de coût de licence par utilisateur ou par langue; l'utilisation doit rester liée à l'exploitation interne légitime du Client et ne permet pas de revendre ou de fournir le Service à des tiers indépendants sans accord écrit.

Le Client contrôle les rôles et permissions et doit retirer rapidement les accès qui ne sont plus justifiés. Chaque utilisateur doit utiliser un compte individuel, garder ses identifiants confidentiels, utiliser les contrôles de sécurité disponibles et signaler immédiatement tout soupçon d'accès non autorisé. Le Client répond des actions effectuées via ses comptes, sauf dans la mesure où elles résultent d'un manquement imputable à MAINSYSTEMS.

Droit d'utilisation

Pendant l'abonnement, et sous réserve du respect des paiements et du cadre contractuel, MAINSYSTEMS concède au Client un droit limité, non exclusif et non cessible d'accéder au Service et de l'utiliser pour ses activités internes d'alerte, de conformité et de gestion de dossiers. La propriété du logiciel n'est pas transférée.

Le Client ne peut pas copier ou exploiter commercialement la plateforme; procéder à de l'ingénierie inverse ou tenter d'obtenir le code source, sauf si une norme impérative le permet; contourner les contrôles d'accès, de sécurité ou d'utilisation; réaliser des tests de vulnérabilité non autorisés; perturber la disponibilité; utiliser le Service pour développer un produit concurrent; ou publier des comparatifs sans autorisation écrite.

Données du Client

Le Client conserve ses droits sur les Données du Client et concède à MAINSYSTEMS un droit limité de les héberger, copier, transmettre, afficher et traiter uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, protéger et supporter le Service, exécuter les instructions documentées et respecter les obligations légales. MAINSYSTEMS n'acquiert pas la propriété des signalements ni des contenus des dossiers et n'utilise pas les Données du Client à des fins publicitaires.

Le Client est responsable de la licéité, de l'exactitude et de la pertinence des Données du Client; de l'information des personnes et de la détermination des bases légales; de s'assurer que les utilisateurs autorisés ont un besoin légitime d'accès; et d'éviter la soumission d'informations manifestement inutiles à la finalité du canal. MAINSYSTEMS n'a pas à contrôler le bien-fondé des signalements ni à déterminer si leur contenu est exact.

Le Service inclut des fonctions d'export dans des formats courants. Le Client doit exporter régulièrement les informations dont il a besoin pour ses propres archives et obligations légales de conservation.

Utilisation acceptable

Le Service ne peut pas être utilisé pour :

• commettre, encourager ou dissimuler des actes illicites, des représailles, du harcèlement, des discriminations ou des accusations délibérément fausses;
• charger des logiciels malveillants, exploiter des vulnérabilités, perturber des systèmes ou obtenir un accès non autorisé;
• violer la vie privée, la confidentialité, la propriété intellectuelle ou d'autres droits de tiers;
• envoyer des communications commerciales non sollicitées ou exploiter un service public de stockage de fichiers;
• traiter des données à des fins incompatibles avec le contexte contractuel d'alerte et de gestion de dossiers;
• présenter un résultat automatisé comme une décision humaine finale lorsqu'une revue humaine est requise;
• identifier ou tenter d'identifier des auteurs de signalement anonymes en dehors des cas légalement admis.

Un signalement de bonne foi qui n'est pas confirmé ne constitue pas, en soi, un usage abusif. Le Client doit protéger les auteurs de signalement et les autres personnes concernées conformément à la loi et à ses politiques.

Confidentialité

Chaque partie doit protéger les informations commerciales, techniques, de sécurité et contractuelles non publiques de l'autre avec au moins un soin raisonnable et ne les utiliser que pour fournir ou recevoir le Service. Les informations confidentielles peuvent être divulguées aux collaborateurs, conseils professionnels et sous-traitants qui en ont besoin et sont tenus à la confidentialité, ou lorsque la loi l'exige. Lorsque cela est permis, la partie destinataire notifiera préalablement une divulgation imposée.

L'accès des équipes MAINSYSTEMS aux dossiers est limité aux besoins autorisés de support, sécurité, maintenance, réponse aux incidents ou conformité légale, et soumis à des contrôles d'accès et à des devoirs de confidentialité. Les obligations de confidentialité survivent à la fin du contrat tant que l'information reste confidentielle.

Protection des données

Chaque partie doit respecter le Droit de la protection des données. Pour les données du site, commerciales et d'administration des comptes, MAINSYSTEMS agit selon la Politique de confidentialité. Pour les Données du Client traitées pour son compte, le Client est normalement responsable du traitement et MAINSYSTEMS sous-traitant. L'Accord de traitement des données régit ce traitement et prévaut sur les présentes Conditions en matière de traitement de données personnelles.

Le Client ne peut pas donner instruction à MAINSYSTEMS de traiter des données de manière illicite et reste responsable de répondre aux demandes des personnes concernées, de définir la conservation et d'évaluer si le traitement exige une analyse d'impact. MAINSYSTEMS fournit l'assistance décrite dans l'ATD.

Sécurité et incidents

MAINSYSTEMS maintient des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque du Service, décrites dans la Documentation et l'ATD, incluant contrôles d'accès, permissions par rôle, stockage chiffré des mots de passe, accès via des connexions HTTPS, journaux et sauvegardes. Le Client reconnaît que la sécurité est partagée : MAINSYSTEMS protège la plateforme hébergée; le Client doit configurer les permissions, gérer le cycle de vie des utilisateurs, protéger équipements et identifiants et utiliser le Service conformément à la Documentation.

Chaque partie notifie à l'autre, sans retard injustifié, un incident de sécurité confirmé pertinent pour les données ou obligations de l'autre et coopère raisonnablement au confinement et aux notifications légalement requises. L'ATD régit les violations de données personnelles impliquant des Données du Client.

AI Agents

Les AI Agents sont une fonctionnalité optionnelle. Lorsqu'ils sont activés, le Client détermine les catégories de signalement et les tâches dans le périmètre configuré. Les AI Agents peuvent collecter, organiser, résumer, comparer ou proposer des diligences d'enquête, mais les résultats peuvent être incomplets, inexacts ou dépendants du contexte. Le Client doit assurer une supervision humaine compétente et une validation finale. Les décisions produisant des effets juridiques, sociaux ou similairement significatifs ne doivent pas être prises sur la seule base d'un résultat d'IA, sauf si le droit applicable le permet et que les garanties requises existent.

Le Client est responsable de donner des instructions licites, de vérifier les résultats avant de s'y fier et d'empêcher l'introduction de données inutiles à la finalité configurée. MAINSYSTEMS peut appliquer des limites techniques ou suspendre une fonction d'IA lorsque nécessaire pour des raisons de sécurité, de protection, de restrictions du fournisseur ou de conformité légale, en cherchant à préserver le Service principal. Le contenu des dossiers n'est pas utilisé pour entraîner des modèles à usage général, sauf accord écrit et base légale valable.

Services de tiers

Le Service peut interopérer avec des fournisseurs d'hébergement, d'e-mail, d'identité, d'analyse, de paiement, de sécurité ou d'IA. Les fournisseurs engagés par MAINSYSTEMS sont gérés dans le cadre d'accords appropriés. Une intégration demandée par le Client ou un lien externe peut être régi par les conditions du tiers, et MAINSYSTEMS ne répond pas d'un service externe hors de son contrôle. Les changements importants de sous-traitants ultérieurs sont traités selon l'ATD.

Partenaires et revente

UNOVOX peut être contracté directement auprès de MAINSYSTEMS ou via des Partenaires qui revendent, intègrent ou présentent le Service à leurs propres clients dans le cadre d'un accord de partenariat écrit avec MAINSYSTEMS. La revente ou l'intermédiation sans un tel accord n'est pas autorisée.

• Lorsque la souscription est effectuée via un Partenaire, la relation commerciale et de facturation entre le Client et le Partenaire est régie par leur propre accord; ces conditions ne lient MAINSYSTEMS que dans la mesure où elles figurent dans une Commande acceptée par MAINSYSTEMS.
• L'utilisation du Service reste toujours soumise aux présentes Conditions et à l'ATD, qui s'appliquent directement entre le Client et MAINSYSTEMS, quel que soit le canal de souscription.
• Aucun Partenaire n'a le pouvoir de modifier les présentes Conditions, de prendre des engagements au nom de MAINSYSTEMS ou de donner des garanties supplémentaires sur le Service; de tels engagements ne lient que le Partenaire.
• Les prestations propres du Partenaire, telles que conseil, mise en œuvre, formation, gestion du canal ou support de premier niveau, sont fournies sous la seule responsabilité du Partenaire.
• Si l'accord entre MAINSYSTEMS et un Partenaire prend fin, MAINSYSTEMS s'efforcera d'assurer la continuité du Service pour les clients concernés, la relation pouvant devenir une souscription directe.

Les organisations intéressées par la revente d'UNOVOX peuvent contacter info@mainsystems.pt.

Disponibilité, maintenance et support

MAINSYSTEMS s'efforce de maintenir le Service disponible et sûr, mais ne promet pas un fonctionnement ininterrompu, sauf si la Commande définit expressément un niveau de service. La disponibilité peut être affectée par la maintenance planifiée, des travaux de sécurité urgents, des défaillances d'Internet ou de fournisseurs, la force majeure et les systèmes ou configurations du Client. Nous nous efforcerons d'annoncer avec un préavis raisonnable toute maintenance planifiée susceptible d'avoir un impact significatif.

Les canaux de support et les objectifs de réponse sont ceux publiés pour le plan ou indiqués dans la Commande. Le support n'inclut pas le conseil juridique, la conduite des enquêtes du Client ni la correction de contenus contrôlés par le Client, sauf prestation distincte. La restauration d'informations à partir de sauvegardes à la demande du Client, pour des causes non imputables à MAINSYSTEMS, constitue une obligation de moyens et peut être facturée comme prestation additionnelle.

Périodes d'essai et fonctionnalités bêta

Nous pouvons proposer des accès d'évaluation gratuits ou des fonctionnalités identifiées comme bêta, pilote ou pré-lancement. Ils sont fournis « en l'état », peuvent être modifiés ou interrompus à tout moment, ne sont pas couverts par des niveaux de service, et la responsabilité de MAINSYSTEMS à leur égard est limitée au minimum légalement admissible. Les données chargées dans un environnement d'évaluation peuvent être supprimées à la fin de la période, moyennant un préavis raisonnable.

Évolutions du Service

Nous pouvons améliorer, mettre à jour ou remplacer des fonctionnalités pour maintenir la sécurité, la conformité légale, la performance et l'évolution du produit. Nous ne réduirons pas substantiellement les fonctionnalités essentielles d'un plan payant pendant une période en cours prépayée sans motif légitime et atténuation raisonnable. Si une évolution a un effet défavorable significatif qui ne peut être raisonnablement atténué, les parties rechercheront une solution appropriée dans le cadre de la Commande.

Propriété intellectuelle et suggestions

UNOVOX est un développement original de MAINSYSTEMS. MAINSYSTEMS et ses concédants sont titulaires du Service, du logiciel, de l'interface, de la Documentation, des marques et des droits de propriété intellectuelle associés. Le Client est titulaire de ses noms, logos, politiques et Données du Client. Si le Client fournit volontairement des suggestions sur le produit, MAINSYSTEMS peut les utiliser sans restriction ni mention du Client, à condition de ne pas divulguer d'informations confidentielles ou de Données du Client. L'utilisation du nom ou du logo du Client comme référence commerciale requiert un consentement préalable, révocable à tout moment.

Suspension

MAINSYSTEMS peut suspendre l'accès concerné lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour prévenir une menace active pour la sécurité, une utilisation illicite, un dommage significatif au Service ou à des tiers, ou lorsque des montants non contestés restent impayés plus de 30 jours après mise en demeure et possibilité de régularisation. Lorsque cela est possible, la suspension sera limitée dans son périmètre et sa durée, et le Client sera informé du motif et des étapes pour rétablir l'accès. Dans la mesure du possible, la suspension préservera la réception des signalements en cours et l'intégrité des données existantes.

Durée, résiliation et fin du contrat

Le contrat commence à la prise d'effet de la Commande et court pendant la période souscrite. Chaque partie peut résilier pour manquement substantiel non réparé sous 30 jours, ou plus tôt si la réparation est impossible ou la poursuite illicite.

À la fin du contrat, l'accès cesse. Le Client peut exporter ses données avant la fin ou pendant la période de récupération de 30 jours, sauf délai différent dans la Commande ou l'ATD. MAINSYSTEMS supprime ou restitue ensuite les données conformément à l'ATD, aux obligations de conservation et aux cycles sécurisés de sauvegarde. L'export des documents à conserver selon le D.Lgs. 24/2023 relève du Client.

Garanties et exclusions

MAINSYSTEMS garantit que le Service sera substantiellement conforme à la Documentation et fourni avec une diligence professionnelle raisonnable. Si une non-conformité substantielle reproductible est signalée, le remède principal consiste en sa correction ou en une alternative raisonnable. Si aucune n'est raisonnablement possible, le Service concerné peut être résilié avec remboursement des montants prépayés correspondant à la période affectée non utilisée.

Dans toute la mesure permise par la loi, il n'est pas garanti que le Service soit exempt d'erreurs ou d'interruptions, qu'il assure à lui seul la conformité légale ou réglementaire du Client, ou qu'il garantisse la détection, la véracité ou l'aboutissement de l'enquête sur un signalement. Les décisions du Client demeurent sous sa responsabilité.

Responsabilité du Client pour son activité

Le Client est seul responsable de l'exploitation de son canal d'alerte, du contenu et du traitement des Données du Client, des décisions prises dans ses dossiers et du respect de ses propres obligations légales, y compris celles du Droit des lanceurs d'alerte et du Droit de la protection des données en qualité de responsable du traitement.

Si MAINSYSTEMS fait l'objet de réclamations, d'actions judiciaires ou administratives, d'amendes, de sanctions ou de coûts quelconques, y compris honoraires d'avocats et dépens, en raison d'un fait imputable au Client, à ses utilisateurs ou à l'exploitation de son canal, le Client remboursera et indemnisera intégralement MAINSYSTEMS de tous ces montants et dommages, y compris le temps et les ressources raisonnablement consacrés à la réponse. Cette obligation n'est pas soumise à la limite de la section 25 et ne s'écarte que dans la mesure où le fait résulte de manière démontrée d'un manquement imputable à MAINSYSTEMS.

MAINSYSTEMS informera le Client de la réclamation ou de la procédure avec une promptitude raisonnable et conduira sa propre défense. Le Client fournira, sur demande, les informations et la coopération nécessaires. Aucune partie ne conclura de transaction imposant des obligations à l'autre sans son consentement.

Responsabilité

Aucune partie ne répond des dommages indirects ou consécutifs, pertes de profits, de revenus, d'économies escomptées ou de réputation, ni des pertes causées par les instructions illicites, la configuration ou le non-respect de la Documentation par l'autre partie, sauf lorsque cette exclusion est interdite par la loi. MAINSYSTEMS ne répond pas des amendes, sanctions ou mesures imposées au Client par des autorités en raison du non-respect par le Client de ses propres obligations légales.

Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de MAINSYSTEMS au titre du Service est limitée aux montants effectivement payés par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant le fait générateur, sauf en cas de dol ou dans les matières où la loi n'admet pas de limitation. La responsabilité du Client envers MAINSYSTEMS, y compris les obligations de paiement, les obligations de remboursement et d'indemnisation de la section 24, la violation des droits de propriété intellectuelle de MAINSYSTEMS et la violation de la confidentialité, n'est soumise à aucune limite contractuelle.

Force majeure

Aucune partie ne répond d'un retard ou d'une inexécution causés par des événements hors de son contrôle raisonnable, y compris défaillance généralisée du réseau ou du cloud, coupure d'électricité, catastrophe naturelle, guerre, troubles civils, épidémie, fait du prince ou conflit social, à condition que la partie affectée cherche à en atténuer les effets et reprenne l'exécution dès que possible. Les obligations de paiement déjà échues ne sont pas écartées.

Modifications des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions en raison d'évolutions légales, de sécurité ou du Service. Les mises à jour s'appliquent à l'utilisation du site dès leur publication. Pour un abonnement payant existant, une modification substantiellement défavorable s'applique à compter du renouvellement suivant, sauf si une application anticipée est exigée par la loi ou nécessaire pour traiter un risque de sécurité urgent. Lorsque cela est approprié, nous donnerons un préavis. La poursuite de l'utilisation après la date applicable vaut acceptation; si le Client n'accepte pas une modification de renouvellement, il peut annuler le renouvellement.

Dispositions générales

• Notifications : les notifications contractuelles peuvent être envoyées à l'e-mail administratif du compte; les notifications à MAINSYSTEMS peuvent être envoyées à info@mainsystems.pt. Une notification est réputée reçue le premier jour ouvré suivant l'envoi, sauf preuve contraire.
• Cession : aucune partie ne peut céder le contrat sans le consentement de l'autre, qui ne sera pas refusé sans motif raisonnable, sauf à une société affiliée ou dans le cadre d'une fusion, réorganisation ou cession de l'essentiel des actifs concernés, les obligations étant maintenues.
• Divisibilité : si une stipulation est inapplicable, elle sera ajustée dans la mesure minimale nécessaire et les autres demeurent en vigueur.
• Non-renonciation : le non-exercice d'un droit ne vaut pas renonciation.
• Indépendance : les parties sont des contractants indépendants; le contrat ne crée ni mandat, ni société, ni agence, ni relation de travail.
• Survie : survivent à la fin du contrat les sections relatives au paiement des montants dus, à la confidentialité, à la protection des données, à la propriété intellectuelle, à la responsabilité et au remboursement, au droit applicable, ainsi que les stipulations qui, par nature, doivent subsister.
• Intégralité : le cadre contractuel décrit à la section 1 remplace les discussions antérieures sur le même objet.
• Langue : les versions dans d'autres langues sont fournies à titre de commodité. En cas de divergence, la version portugaise prévaut, sauf indication contraire dans la Commande.

Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par le droit portugais. Les tribunaux de Lisbonne, Portugal, sont compétents, sans préjudice de tout for ou mécanisme de règlement impératif qui ne peut être légalement écarté. Avant d'engager une procédure, les parties chercheront à résoudre le différend de bonne foi par leurs représentants désignés, dans les 30 jours de la notification écrite du différend.

Contact

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisbonne, Portugal
E-mail : info@mainsystems.pt
Confidentialité : dpo@mainsystems.pt
Téléphone : +351 211 245 202