Ilmoituskanava: mitä se on, miten se toimii ja miten se otetaan käyttöön.

Mikä ilmoituskanava on?

Se on niiden keinojen ja menettelyjen kokonaisuus, joilla organisaatio vastaanottaa, seuraa ja käsittelee ilmoituksia. Alusta on osa järjestelmää: se tarjoaa julkisen käyttöliittymän ja järjestää tiimin työn, mutta ei korvaa käytäntöjä, vastuuhenkilöitä eikä päätöskriteerejä.

Miten kanavan pitäisi toimia

1. Organisaatio julkaisee kanavan ja kertoo, kuka sitä voi käyttää.
2. Henkilö kuvaa tilanteen ja valitsee mahdollisuuksien mukaan anonyymin tai tunnistetun ilmoituksen.
3. Järjestelmä antaa seurantakoodin.
4. Valtuutettu tiimi vastaanottaa, luokittelee ja osoittaa tapauksen.
5. Viestit, toimet, määräajat ja päätökset pysyvät prosessiin liitettyinä.
6. Organisaatio laatii tarvittavat raportit ja rekisterit.

Mitä määrittää ennen avaamista

Vastuuhenkilöt, käsiteltävät asiat, kategoriat, osastot, prioriteetit, sisäiset määräajat, käyttöoikeudet, ilmoittajalle lähetettävät viestit, julkinen dokumentaatio, säilytys ja päättämiskriteerit.

Mitä arvioida alustassa

• Ilmoittajan lähetys- ja seurantakokemus.
• Julkisen portaalin ja suojatun alueen erottaminen.
• Kategorioiden, kenttien, vastuuhenkilöiden ja määräaikojen konfigurointi.
• Viestit, tehtävät, liitteet, muistutukset ja historia.
• Tilastot, tapausasiakirjat ja raportit.
• Tietoturvan, yksityisyyden, hostingin, tuen ja poistumisen ehdot.