Kenen on perustettava sisäinen ilmoituskanava Suomen lain mukaan?

Suomen kansallinen ilmoittajansuojelulaki eli viralliselta nimeltään laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) asettaa suomalaisille työnantajille kattavat ja täsmälliset oikeudelliset velvoitteet sisäisen ilmoituskanavan perustamisesta sekä ilmoitusten luottamuksellisesta käsittelystä organisaation sisällä. Kyseessä ei ole yrityksen vapaaehtoinen vastuullisuusohjelma tai pelkkä suositusluonteinen hallintotapa, vaan sitova lainsäädännöllinen kehys, jonka laiminlyönti voi johtaa merkittäviin oikeudellisiin, hallinnollisiin ja taloudellisiin seuraamuksiin.

Lainsäädäntö velvoittaa organisaatioita konkreettisiin toimenpiteisiin ilmoitusväylien suojaamiseksi. Avoimuus suojaa koko työyhteisön mainetta ja toimintaedellytyksiä pitkällä aikavälillä.

Laki panee Suomessa täytäntöön Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin (EU) 2019/1937, mutta kansallinen lainsäätäjä päätti ulottaa lain aineellisen soveltamisalan merkittävästi unionin vähimmäisvaatimuksia pidemmälle kattamaan unionin oikeuden alojen rikkomusten lisäksi myös puhtaasti kansallisen lainsäädännön vastaiset teot ja laiminlyönnit keskeisillä yhteiskunnallisilla sektoreilla, kuten julkisissa hankinnoissa, rahoituspalveluissa, tuoteturvallisuudessa, liikenneturvallisuudessa, ympäristönsuojelussa, säteily- ja ydinturvallisuudessa, elintarviketurvallisuudessa, eläinten hyvinvoinnissa, kuluttajansuojassa sekä yksityisyyden ja henkilötietojen suojassa.

Sisäinen ilmoituskanava toimii organisaation ensisijaisena hälytysjärjestelmänä. Sen avulla epäkohdat pystytään havaitsemaan ja oikaisemaan ripeästi ennen julkisen kohun syntymistä.

Tässä laajassa asiantuntijaoppaassa analysoimme yksityiskohtaisesti, mitkä organisaatiot ovat lain mukaan velvollisia perustamaan sisäisen ilmoituskanavan, kuinka henkilöstön kynnysarvot lasketaan oikeuskäytännössä, mitkä toimialat kuuluvat nollakynnyksen piiriin työntekijämäärästä riippumatta ja miten konsernien sekä kuntien kanavaratkaisut on järjestettävä lainmukaisesti.

Yksityisen sektorin 50 työntekijän yleinen kynnysarvo ja siirtymäaikojen päättyminen

Ilmoittajansuojelulain 10 §:n 1 momentin nimenomaisen säännöksen mukaan sisäinen ilmoituskanava on perustettava jokaiselle yksityisen sektorin oikeushenkilölle, jonka palveluksessa on säännöllisesti vähintään 50 työntekijää, riippumatta organisaation juridisesta yhtiömuodosta tai toimialan tavanomaisesta riskitasosta. Velvoite sitoo osakeyhtiöitä, osuuskuntia, kommandiittiyhtiöitä, avoimia yhtiöitä sekä aatteellisia ja taloudellisia yhdistyksiä ja säätiöitä.

Kynnysarvo on ehdoton lainsäädännöllinen raja. Siirtymäajat ovat päättyneet kaikilta osin. Sisäisen kanavan puuttuminen muodostaa jatkuvan oikeudellisen riskin johdolle.

Lain voimaantulosäännöksissä säädettiin porrastetusta aikataulusta, jonka tarkoituksena oli antaa erikokoisille organisaatioille riittävästi aikaa tarvittavien teknisten ratkaisujen ja sisäisten toimintamallien käyttöönottoon siten, että suuret vähintään 250 työntekijän työnantajat tulivat velvollisuuden piiriin heti 1. tammikuuta 2023, kun taas keskisuurille 50–249 työntekijän työnantajille myönnettiin kansallinen lisäaika, joka päättyi lopullisesti 17. joulukuuta 2023.

Nykyisin mikään siirtymäaika ei enää suojaa yrityksiä vastuilta. Jokainen 50 työntekijän rajan ylittävä toimija on täydessä oikeudellisessa vastuussa kanavansa toimivuudesta ja lainmukaisuudesta.

Mikäli yritys laiminlyö kanavan perustamisen, se altistuu työsuojeluviranomaisten valvontatoimille ja voi joutua ankaraan vahingonkorvausvastuuseen tilanteessa, jossa työntekijä kärsii haittaa siitä, ettei asianmukaista sisäistä väylää ollut tarjolla väärinkäytöksen turvalliseen ilmoittamiseen.

Työntekijämäärän laskentasäännöt ja työoikeudellinen tulkintakäytäntö

Käytännön soveltamisessa keskeisimmäksi kysymykseksi nousee usein se, miten ilmaisu 'säännöllisesti vähintään 50 työntekijää' tulee ymmärtää ja laskea organisaation arjessa tilanteissa, joissa henkilöstön määrä vaihtelee kuukausittain kausivaihteluiden, sijaisuuksien tai määräaikaisten projektien vuoksi. Lain esitöiden (HE 147/2022 vp) mukaan käsitteellä viitataan organisaation vakiintuneeseen ja tavanomaiseen henkilöstövahvuuteen, jota arvioidaan pääsääntöisesti edeltävän kalenterivuoden tai päättyneen tilikauden kuukausittaisten henkilöstömäärien keskiarvon perusteella.

Laskentasäännöt edellyttävät tarkkaa työoikeudellista perehtyneisyyttä. Työsopimuslaki määrittelee sitovasti työsuhteen käsitteen. Pelkät sisäiset nimikkeet eivät ratkaise henkilön oikeudellista asemaa.

Arvioinnissa sovelletaan suomalaisen työsopimuslain (55/2001) vakiintuneita periaatteita sekä yhteistoimintalain (1333/2021) soveltamiskäytäntöä, jolloin laskentaan sisällytetään kaikki toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa olevat kokoaikaiset työntekijät, määräaikaiset työntekijät sopimustensa keston suhteessa, oppisopimuskoulutettavat sekä palkalliset harjoittelijat, joiden katsotaan tekevän työtä johdon ja valvonnan alaisena taloudellista vastiketta vastaan.

Osa-aikaiset työntekijät suositellaan laskemaan itsenäisinä henkilöinä. Tämä käytäntö estää tehokkaasti tulkintaerimielisyydet valvontaviranomaisen kanssa mahdollisissa rajatapauksissa.

Laskentaan ei sen sijaan lueta itsenäisiä ammatinharjoittajia, freelancereita tai konsultteja, jotka toimivat yritykselle toimeksiantosopimuksen tai alihankintasopimuksen perusteella oman yrityksensä lukuun ilman työsopimussuhteen tunnusmerkkejä. Myöskään vuokratyöntekijöitä ei lasketa mukaan käyttäjäyrityksen omaan 50 hengen kynnysarvoon, sillä heidän virallinen työnantajansa on työvoimaa vuokraava yritys, vaikka heillä onkin lain 5 §:n nojalla itsenäinen oikeus käyttää käyttäjäyrityksen ilmoituskanavaa.

Toimialakohtainen nollakynnys: Velvollisuus ilman henkilöstörajaa

Lainsäätäjä katsoi tietyillä yhteiskunnan toiminnan kannalta elintärkeillä ja korostunutta taloudellista tai turvallisuusriskiä sisältävillä sektoreilla velvollisuuden kanavan perustamiseen olevan niin ensiarvoisen tärkeää, ettei sitä voitu sitoa 50 työntekijän kynnysarvoon. Ilmoittajansuojelulain 10 §:n 2 momentissa määritellään nollakynnyksen toimialat, joilla toimivien oikeushenkilöiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava riippumatta siitä, onko niiden palveluksessa viisikymmentä, viisi vai ainoastaan yksi ainoa työntekijä.

Toimiala ratkaisee suoraan velvoitteen syntymisen. Yrityksen koolla ei ole tässä arvioinnissa merkitystä. Pienikin toimija kantaa täyden lakisääteisen vastuun kanavan perustamisesta.

Nollakynnys koskee ensinnäkin koko finanssialan sääntelynkenttää ja Finanssivalvonnan (Fiva) valvottavia, kuten luottolaitostoiminnasta annetun lain (610/2014) mukaisia talletuspankkeja ja luottoyhteisöjä, sijoituspalvelulain (747/2012) mukaisia sijoituspalveluyrityksiä, sijoitusrahastolain (213/2019) mukaisia rahastoyhtiöitä, vaihtoehtorahastojen hoitajia, vakuutusyhtiölain (521/2008) mukaisia vakuutusyhtiöitä sekä maksulaitoslain (297/2010) alaisia maksupalveluntarjoajia ja sähkörahayhteisöjä.

Rahoitusmarkkinoiden vakaus edellyttää aukotonta ilmoitusjärjestelmää. Väärinkäytökset finanssialalla voivat vaarantaa koko kansantalouden luotettavuuden ja asiakkaiden varat.

Toiseksi nollakynnys ulottuu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) soveltamisalaan kuuluviin ilmoitusvelvollisiin oikeushenkilöihin siltä osin kuin niiltä edellytetään erityisiä sisäisiä menettelytapoja, mukaan lukien virtuaalivaluutan tarjoajat, rahoituslaitokset ja panttilainauslaitokset, sekä siviili-ilmailun turvallisuuden toimijoihin, alusturvallisuudesta vastaaviin merenkulun yhtiöihin ja satamanpitäjiin.

Julkisen sektorin velvoitteet valtiolla, hyvinvointialueilla ja kunnissa

Julkisen vallan käyttäjiltä ja julkisia verovaroja hallinnoivilta viranomaisilta edellytetään korkeinta mahdollista avoimuuden, eettisyyden ja lahjomattomuuden tasoa kaikessa päätöksenteossa ja palvelutuotannossa. Ilmoittajansuojelulain 10 §:n säännökset velvoittavat julkista sektoria poikkeuksellisen laaja-alaisesti ja asettavat julkisyhteisöille velvollisuuden ylläpitää riippumatonta ja esteetöntä ilmoituskanavaa.

Valtion virastoilla ei sovelleta lainkaan kokorajoja. Jokainen ministeriö vastaa suoraan omasta hallinnonalastaan. Keskusvirastot valvovat lainsäädännön täsmällistä toteutumista.

Valtionhallinnon osalta kanavan perustamisvelvollisuus koskee poikkeuksetta kaikkia valtion virastoja, ministeriöitä, itsenäisiä keskusvirastoja, valtion laitoksia ja tuomioistuimia niiden koosta tai henkilöstömäärästä riippumatta, mikä takaa sen, että valtionhallinnon virkamiehillä on aina käytettävissään suojattu väylä hallinnon sisäisten epäkohtien esiin tuomiseen.

Hyvinvointialueet hallinnoivat valtavia palvelukokonaisuuksia. Potilasturvallisuus edellyttää ripeää puuttumista havaittuihin epäkohtiin. Julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnat vaativat täydellistä läpinäkyvyyttä.

Kaikki Suomen 21 hyvinvointialuetta, HUS-yhtymä sekä Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat lain nojalla velvollisia ylläpitämään sisäistä ilmoituskanavaa, kun taas kunnallisella sektorilla velvollisuus koskee säännöllisesti vähintään 50 työntekijää tai viranhaltijaa työllistäviä kuntia ja kuntayhtymiä, pienten kuntien henkilöstön voidessa kääntyä suoraan oikeuskanslerinviraston keskitetyn kanavan puoleen.

Konsernien sisäiset kanavat ja resurssien jakaminen tytäryhtiöiden kesken

Monikansallisissa ja kansallisissa konserneissa heräsi lain valmisteluvaiheessa runsaasti kysymyksiä siitä, voiko konsernin emoyhtiö vastata keskitetysti kaikkien tytäryhtiöiden ilmoitusten käsittelystä yhdellä yhteisellä järjestelmällä, vai edellyttääkö laki erillisten ilmoituskanavien perustamista jokaiseen konsernin juridiseen yksikköön. Euroopan komission viralliset tulkinnat ja Suomen kansallisen lain 10 §:n 3 momentti asettavat tälle selkeät rajat.

Keskisuuret yritykset voivat jakaa resursseja yhteistyössä. Suurilla yrityksillä säilyy aina itsenäinen juridinen vastuu. Paikallinen riippumattomuus on turvattava kaikissa olosuhteissa.

Lain mukaan keskisuuret yksityisen sektorin yritykset, joiden palveluksessa on 50–249 työntekijää, voivat jakaa resursseja sisäisen ilmoituskanavan perustamisessa ja ilmoitusten vastaanottamisessa, mikä tarkoittaa, että konsernin tytäryhtiöt voivat käyttää yhteistä teknistä alustaa ja yhteistä tutkintatiimiä selvitysten tekemiseen kustannusten säästämiseksi ja asiantuntemuksen keskittämiseksi.

Suurilla vähintään 250 työntekijää työllistävillä tytäryhtiöillä on kuitenkin oltava oma itsenäinen sisäinen ilmoituskanavansa, jossa ilmoitusten vastaanotto ja alustava käsittely tapahtuvat paikallisesti, ellei ilmoittaja anna nimenomaista suostumustaan asian siirtämiseen emoyhtiön tutkittavaksi.

Resurssien jakaminen ei saa koskaan heikentää ilmoittajan luottamuksellisuutta. Tietojen siirtyminen konserniyhtiöiden välillä edellyttää aina lainmukaista perustetta ja asianmukaista informointia.

Käsittelystä vastaavien henkilöiden nimeäminen, riippumattomuus ja esteellisyys

Ilmoituskanavan perustaminen edellyttää teknisen ohjelmiston lisäksi toimivaltaisten ja luotettavien henkilöiden nimeämistä käsittelyprosessiin. Ilmoittajansuojelulain 11 § edellyttää, että työnantajan on nimettävä yksi tai useampi ilmoitusten käsittelystä vastaava henkilö tai taho, jolla on riittävä asiantuntemus ja toiminnallinen riippumattomuus tehtäviensä puolueettomaan hoitamiseen.

Puolueettomuus ja riippumattomuus ovat ilmoitusten käsittelyn ehdottomia perusedellytyksiä jokaisessa tilanteessa. Käsittelystä vastaava henkilö ei saa koskaan toimia tilanteessa, jossa hänen oma tai hänen läheisensä etu on ristiriidassa tutkinnan kanssa. Riittävä juridinen ja tutkinnallinen asiantuntemus takaa sen, että selvitystoimenpiteet suoritetaan ammattimaisesti ja puolueettomasti organisaation koosta riippumatta.

Vastuuhenkilöiden lakisääteisiin tehtäviin kuuluu ilmoitusten vastaanottaminen, vastaanottoilmoituksen toimittaminen ilmoittajalle 7 päivässä, yhteydenpito ilmoittajaan lisäselvitysten saamiseksi, ilmoituksen paikkansapitävyyden perusteellinen tutkiminen sekä korjaavien toimenpiteiden suositteleminen organisaation johdolle epäkohdan poistamiseksi.

Esteellisyystilanteissa vastuuhenkilön on vetäydyttävä välittömästi. Jos ilmoitus kohdistuu käsittelijään, varajärjestelmän on toimittava saumattomasti ja ripeästi.

Organisaation on huolehdittava siitä, että käsittelijöiksi nimetyt henkilöt nauttivat työyhteisön luottamusta ja että heillä on riittävä oikeudellinen ja tutkinnallinen osaaminen vaikeidenkin väärinkäytösepäilyjen asianmukaiseen selvittämiseen ilman ulkopuolista painostusta.

Määräaikojen ehdottomuus: 7 päivän kuittaus ja 3 kuukauden palautevelvollisuus

Ilmoittajansuojelulain 12 § asettaa työnantajalle kaksi ankaraa, kalenteripäiviin sidottua määräaikaa, joiden noudattamatta jättäminen oikeuttaa ilmoittajan siirtymään suoraan toissijaiseen ulkoiseen ilmoituskanavaan ilman suojan menettämistä. Työnantaja ei voi vedota kiireeseen tai resurssipulaan määräaikojen laiminlyönnin perusteena.

Seitsemän päivää vastaanoton vahvistamiseen. Kolme kuukautta toimenpiteiden kattavaan raportointiin. Määräajat sitovat organisaatiota ankarasti kaikissa tilanteissa.

Ensimmäinen määräaika velvoittaa työnantajaa toimittamaan ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen viimeistään seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta, paitsi jos ilmoittaja on nimenomaisesti kieltänyt vahvistuksen toimittamisen tai vahvistuksen toimittaminen vaarantaisi ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuuden säilymisen.

Toinen määräaika velvoittaa työnantajaa antamaan ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa kattavaa tietoa toimenpiteistä, joita ilmoituksen perusteella on toteutettu tai suunniteltu toteutettavaksi epäkohdan korjaamiseksi, taikka perustelut sille, miksi toimenpiteisiin ei ryhdytty.

Mikäli palautevelvollisuus laiminlyödään, ilmoittajalla on oikeus viedä asia ulkoiseen kanavaan. Tämä lisää työnantajan mainehaittaa ja viranomaisriskiä merkittävästi.

Tekniset ja menettelylliset vaatimukset: Kanavan toimintamuodot ja saavutettavuus

Ilmoittajansuojelulain 13 § määrittelee yksityiskohtaisesti ne tekniset ja toiminnalliset reunaehdot, jotka sisäisen ilmoituskanavan on täytettävä ollakseen lainmukainen, painottaen erityisesti sitä, että kanavan on oltava suunniteltu, perustettu ja hallinnoitu tavalla, joka takaa ilmoittajan ja ilmoituksessa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyyden ehdottoman luottamuksellisuuden ja estää asiaankuulumattomien pääsyn tietoihin.

Kanavan on oltava teknisesti täysin suojattu. Pääsy tietoihin on rajattava erittäin tarkasti. Luottamuksellisuus muodostaa koko järjestelmän oikeudellisen ytimen.

Lain mukaan ilmoituskanavan on mahdollistettava ilmoituksen tekeminen vähintään kirjallisesti tai suullisesti taikka molemmilla tavoilla, jolloin suullinen ilmoittaminen voidaan toteuttaa puhelinpalveluna tai muun ääniviestijärjestelmän kautta, ja lisäksi ilmoittajan pyynnöstä hänelle on aina järjestettävä mahdollisuus tehdä ilmoitus henkilökohtaisessa tapaamisessa kohtuullisen ajan kuluessa.

Perinteinen suojaamaton sähköposti ei täytä lain vaatimuksia. IT-ylläpidon pääsy viesteihin rikkoo luottamuksellisuussäännöksiä suoraan.

Nykyaikainen, salattu SaaS-pohjainen alusta kuten UNOVOX eristää ilmoitustiedot organisaation omasta IT-infrastruktuurista ja tarjoaa täyden päästä päähän -salauksen sekä kaksisuuntaisen anonyymin viestinnän.

Tietosuojalainsäädännön ja arkistoinnin yhteensovittaminen: 5 vuoden poistosääntö

Ilmoituskanavan ylläpito kytkeytyy suoraan Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) sekä kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018), jolloin henkilötietojen käsittely perustuu työnantajan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) ja Tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo käsittelyn lainmukaisuutta.

Tietosuoja-asetus asettaa toiminnalle tiukat rajat. Tarpeeton tieto on poistettava ilman viivytystä. Henkilötietoja saa käsitellä vain välttämättömässä laajuudessa.

Ilmoittajansuojelulain 14 § sisältää erityisen ja ehdottoman säilytysaikaa koskevan säännöksen, jonka mukaan ilmoituksen käsittelyn yhteydessä kerätyt tiedot on poistettava viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi.

Viiden vuoden aikaraja on lakisääteinen katto säilytykselle. Tietojen säilyttäminen varmuuden vuoksi ilman oikeudellista perustetta rikkoo tietosuojalainsäädäntöä suoraan.

Automaattiset poistorutiinit takaavat vaatimustenmukaisuuden toteutumisen. UNOVOX huolehtii tietojen turvallisesta tuhoamisesta määräajan umpeuduttua järjestelmällisesti.

Henkilöllinen soveltamisala: Kuka voi tehdä ilmoituksen ja saada suojaa?

Suojan henkilöllinen soveltamisala on määritelty lain 5 §:ssä poikkeuksellisen laajaksi, sillä lainsäätäjän tarkoituksena oli varmistaa, että suoja kattaa kaikki henkilöt, jotka saavat ammatillisen toimintansa yhteydessä tietoa väärinkäytöksistä ja jotka asemansa vuoksi ovat alttiina työnantajan tai toimeksiantajan mahdollisille vastatoimille.

Suoja kuuluu hyvin laajalle henkilöpiirille. Sopimuksen muodollinen luonne ei rajoita oikeutta. Työelämän eri roolit huomioidaan säännöksissä kattavasti.

Suojan piiriin kuuluvat toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaiset työntekijät ja virkamiehet, itsenäiset ammatinharjoittajat, yrittäjät, alihankkijat, tavarantoimittajat ja heidän työntekijänsä, osakeyhtiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet, toimitusjohtajat, vapaaehtoistyöntekijät, harjoittelijat sekä työnhakijat, jotka havaitsevat rikkomisen rekrytointiprosessin aikana.

Myös entiset työntekijät ovat suojan piirissä. Työsuhteen päättyminen ei oikeuta työnantajaa jälkikäteisiin vastatoimiin ilmoittajaa kohtaan.

Lisäksi suoja ulotetaan ilmoittajaa avustaviin henkilöihin, kuten luottamusmiehiin, työsuojeluvaltuutettuihin sekä ilmoittajan kollegoihin ja lähiomaisiin, joihin voisi kohdistua työnantajan epäasiallisia toimia ilmoituksen tekemisen johdosta.

Vastatoimien ankara kielto, todistustaakan kääntyminen ja hyvitysseuraamukset

Ilmoittajansuojelulain 5 luvussa säädetään vastatoimien kiellosta, joka muodostaa koko suojajärjestelmän oikeudellisen selkärangan ja kieltää työnantajaa tai muuta tahoa kohdistamasta ilmoittajaan tai häntä avustavaan henkilöön minkäänlaisia suoria tai epäsuoria haitallisia toimia lainmukaisen ilmoituksen tekemisen vuoksi.

Vastatoimet ovat ehdottomasti kiellettyjä laissa. Kielto koskee kaikkia haitallisia toimia. Vastatoimena tehty toimenpide on lain nojalla suoraan mitätön.

Kiellettyjä vastatoimia ovat muun muassa irtisanominen, lomauttaminen, työehtojen heikentäminen, palkanalennus, epäedullinen siirto toisiin tehtäviin, koulutuksen epääminen, varoituksen antaminen, syrjintä, häirintä sekä liikesopimuksen ennenaikainen päättäminen tai purkaminen.

Todistustaakka on käännetty työnantajan vahingoksi. Työntekijän tarvitsee vain osoittaa ilmoitus ja haitallinen toimi oikeudenkäynnissä.

Työnantajan on kyettävä oikeudessa todistamaan, että toimenpide johtui täysin asiallisesta, ilmoituksesta riippumattomasta syystä, ja vastatoimien kohteeksi joutuneella ilmoittajalla on oikeus saada lain 23 §:n mukainen tuntuva rahallinen hyvitys teon vakavuuden mukaan ilman ylärajaa.

Hyvityksen suuruutta arvioitaessa otetaan huomioon rikkomuksen laatu, laajuus, kesto sekä työnantajan menettelyn moitittavuus suhteessa työntekijän asemaan ja toimeentuloon. Hyvitys maksetaan täysimääräisenä riippumatta siitä, onko teosta aiheutunut suoranaista taloudellista vahinkoa, ja se voidaan tuomita maksettavaksi samanaikaisesti työsopimuslain mukaisen laittoman irtisanomisen korvauksen ja vahingonkorvauslain mukaisten korvausten rinnalla.

Lainsäätäjän tavoitteena oli luoda taloudellinen kynnys, joka estää tehokkaasti työnantajaa ryhtymästä minkäänlaisiin hiljentämistoimiin ilmoittajaa kohtaan. Työtuomioistuin ja yleiset käräjäoikeudet soveltavat säännöksiä ankarasti työntekijän suojaksi.

Yhteistoimintalain mukainen vuoropuhelu ilmoituskanavan käyttöönotossa

Sisäisen ilmoituskanavan käyttöönotto ei ole pelkkä IT-osaston tekninen projekti, vaan se kytkeytyy suoraan suomalaiseen työoikeuteen ja yhteistoimintalain (1333/2021) pakottaviin menettelytapasäännöksiin työnantajan ja henkilöstön välisestä vuoropuhelusta.

Henkilöstöä on kuultava ennen käyttöönottoa. Vuoropuhelu rakentaa kestävää luottamusta työyhteisöön. Salassa valmisteltu järjestelmä herättää aina turhaa epäluuloa.

Yhteistoimintalain 8 §:n mukaan säännöllisen vuoropuhelun kohteena ovat työyhteisön toimintaperiaatteet sekä henkilöstöön kohdistuvat tekniset valvontajärjestelmät ja seurantakäytännöt, minkä lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 21 § edellyttää yhteistoimintamenettelyn läpikäymistä teknisen valvonnan ja sähköisten järjestelmien käyttöönoton yhteydessä.

Vuoropuhelussa käsitellään kanavan periaatteet ja tietosuoja. Henkilöstön edustajille selvitetään vastuuhenkilöiden rooli ja riippumattomuus käytännössä.

Kun henkilöstö tietää tarkalleen, miten ilmoituksia käsitellään ja miten ilmoittajan henkilöllisyys suojataan, kynnys asialliseen ja oikea-aikaiseen ilmoittamiseen madaltuu merkittävästi koko organisaatiossa.

Oikeuskanslerinviraston keskitetty ulkoinen kanava ja sen suhde sisäisiin kanaviin

Suomen kansallisessa ilmoittajansuojelujärjestelmässä keskeinen ja koordinoiva rooli on annettu oikeuskanslerinvirastolle, joka toimii keskitettynä ulkoisena ilmoituskanavana koko valtakunnan tasolla, vastaanottaen ilmoituksia ja siirtäen ne toimivaltaisille valvontaviranomaisille.

Oikeuskanslerinvirasto toimii keskitettynä kirjaamona. Sisäinen kanava säilyy kuitenkin ensisijaisena väylänä. Työnantajalle annetaan mahdollisuus korjata epäkohdat itse.

Ilmoittajansuojelulain 8 §:n mukaan ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen suoraan oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen kanavaan tilanteissa, joissa työnantajalla ei ole lakisääteistä sisäistä kanavaa, sisäinen ilmoitus ei ole johtanut toimenpiteisiin määräajassa tai ilmoittajalla on perusteltu syy pelätä vastatoimia.

Ulkoinen kanava suojaa ilmoittajaa vaaran uhatessa. Todisteiden häviämisvaara oikeuttaa suoraan ulkoiseen ilmoitukseen kääntymisen.

Oikeuskanslerinvirasto ei tutki kaikkia asioita itse, vaan se siirtää ilmoituksen viipymättä toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten Aluehallintovirastolle, Finanssivalvonnalle tai Kilpailu- ja kuluttajavirastolle, seuraten asian etenemistä järjestelmässään.

Valvontaviranomaisten toimivaltajako: Työsuojelu, Fiva ja Tietosuoja

Ilmoittajansuojelulain noudattamista ei valvo yksi ainoa keskitetty taho, vaan valvontavastuu on jaettu useiden vakiintuneiden viranomaisten kesken heidän tavanomaisen toimivaltansa ja asiantuntemuksensa mukaisesti eri sektoreilla.

Valvonta jakautuu usealle eri viranomaiselle. Työnantajan on tunnettava eri tahojen roolit. Viranomaisyhteistyö varmistaa lain tehokkaan toteutumisen.

Työsuojeluviranomainen valvoo vastatoimien kiellon noudattamista työsuhteissa sekä työnantajien velvollisuutta perustaa sisäinen kanava, Finanssivalvonta valvoo finanssimarkkinoiden toimijoiden velvoitteita, ja Tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta ja salassapidon toteutumista.

Finanssivalvonta voi määrätä ankaria hallinnollisia sanktioita. Työsuojeluviranomainen voi asettaa uhkasakon velvoitteen tehosteeksi tarvittaessa.

Viranomaisten välinen toimivaltajako selkeyttää valvontaa ja varmistaa sen, että epäiltyjä väärinkäytöksiä arvioidaan aina kyseisen substanssialan parhaan asiantuntemuksen voimin.

Ilmoituksen asianmukainen käsittelyprosessi ja selvityksen vaiheet

Ilmoituksen saapuminen kanavaan käynnistää tarkasti säännellyn ja vastuullisen tutkintaprosessin, jota organisaatio ei voi sivuuttaa tai hoitaa epämuodollisesti ilman kirjallista dokumentaatiota ja selkeitä toimintamalleja.

Jokainen ilmoitus vaatii huolellisen käsittelyn. Prosessin on edettävä järjestelmällisesti alusta loppuun. Kirjallinen dokumentaatio varmistaa kaikkien oikeusturvan toteutumisen.

Ensimmäisessä vaiheessa nimetyt vastuuhenkilöt varmentavat ilmoittajan henkilöllisyyden salassapidon ja tekevät alustavan arvioinnin soveltamisalaan kuulumisesta, toisessa vaiheessa toteutetaan puolueeton sisäinen tutkinta ja kuullaan asianosaisia ilmoittajaa paljastamatta, ja kolmannessa vaiheessa johto ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin epäkohdan oikaisemiseksi.

Palaute ilmoittajalle toimitetaan kolmessa kuukaudessa. Prosessi päätetään vasta korjaavien toimenpiteiden varmistuttua käytännössä.

Selkeä ja ennalta määritelty prosessi varmistaa sen, että organisaatio toimii kriisitilanteessa ammattimaisesti eikä syyllisty laittomiin vastatoimiin tai luottamuksellisuuden vaarantamiseen.

Väärät ilmoitukset ja tahallisen perättömän tiedon levittämisen seuraamukset

Ilmoittajansuojelulaki on säädetty suojaamaan vilpittömässä mielessä toimivia ilmoittajia, eikä sitä ole tarkoitettu välineeksi toisten vahingoittamiseen, perusteettomaan mustamaalaukseen tai aiheettomien syytösten levittämiseen työpaikalla.

Vilpitön mieli on suojan ehdoton edellytys. Tahallinen valehtelu johtaa suojan menetykseen välittömästi. Laki erottaa erehdyksen ja tahallisen väärinkäytöksen toisistaan.

Lain 6 §:n mukaan suojan saaminen edellyttää, että ilmoittajalla on ilmoitushetkellä ollut perusteltu syy uskoa tietojen paikkansapitävyyteen, jolloin vilpittömässä mielessä erehtynyt ilmoittaja säilyttää täyden suojan, kun taas tahallisesti väärää tietoa ilmoittanut henkilö menettää suojan välittömästi ja voi joutua rikos- ja vahingonkorvausvastuuseen kunnianloukkauksesta tai väärästä ilmiannosta.

Vahingonkorvausvastuu kattaa aiheutetut taloudelliset vahingot. Työnantaja voi lisäksi purkaa työsuhteen törkeän luottamusaseman väärinkäytön vuoksi ilman irtisanomisaikaa.

Sääntely tasapainottaa ilmoittajan suojan ja epäillyn oikeusturvan luomalla selkeän vastuun tietoisesta perättömien tietojen levittämisestä.

Käytännön toimenpiteet ja suositukset sisäisen ilmoituskanavan rakentamiseksi

Kun organisaatio ryhtyy toteuttamaan ilmoittajansuojelulain mukaista sisäistä ilmoituskanavaa, onnistunut ja vaatimukset täyttävä käyttöönotto edellyttää selkeää vaiheittaista projektisuunnitelmaa, joka yhdistää teknisen tietoturvan, työoikeudellisen sääntelyn ja organisaatiokulttuurin kehittämisen.

Johtoryhmän sitoutuminen luo pohjan toiminnalle. Selkeät sisäiset ohjeet ehkäisevät tulkintaongelmia. Henkilöstön kattava koulutus varmistaa järjestelmän oikeanlaisen käytön.

Ensimmäiseksi organisaation johdon on kartoitettava sovellettava lainsäädäntö ja arvioitava, kuuluuko yritys yleisen 50 työntekijän kynnysarvon vai toimialakohtaisen nollakynnyksen piiriin, ottaen huomioon yrityksen mahdolliset tytäryhtiöt, konsernirakenteet ja ulkoistetut palvelut.

Toiseksi on valittava riippumaton ja tietoturvallinen tekninen alusta. Järjestelmän on eristettävä ilmoitukset yrityksen sisäverkosta.

Kolmanneksi on nimettävä kirjallisesti ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt, määriteltävä heille esteellisyysvarajärjestelyt ja laadittava tietosuoja-asetuksen mukainen seloste käsittelytoimista sekä vaikutustenarviointi (DPIA) korkean riskin henkilötietojen käsittelystä.

Neljänneksi organisaation on käytävä läpi yhteistoimintalain mukainen vuoropuhelu henkilöstön edustajien kanssa, tiedotettava kanavan olemassaolosta ja toimintaperiaatteista koko henkilöstölle intrassa ja työpaikalla sekä luotava selkeät sisäiset prosessiohjeet tutkinnan etenemisestä.

Viidenneksi on sovittava säännöllisestä seurannasta ja raportoinnista hallitukselle. Ilmoitusten määrää ja korjaavia toimia on seurattava vuosittain.

Johdon säännöllinen raportointi takaa sen, että mahdolliset toistuvat systeemiset ongelmat organisaation eri toiminnoissa havaitaan ja korjataan rakenteellisella tasolla. Ilmoituskanavan tilastotiedot ja havaitut trendit toimivat arvokkaana johtamisen työkaluna yrityksen riskienhallinnassa ja eettisen yrityskulttuurin jatkuvassa vahvistamisessa.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ) sisäisen ilmoituskanavan perustamisesta

Sovellettava lainsäädäntö

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta

1171/2022

Virallinen lähde Finlex Virallinen lähde →