MAINSYSTEMS 
1. Grundlæggende Begreber og Kontekst
Målet med videoen er at kunne fastlægge begrundede kriterier for opbevaring. Følg rækkefølgen af beslutninger i eksemplet. Læg mærke til, hvem der deltager, hvilke oplysninger de behøver, og hvilket resultat de skal nå. På den måde bliver indholdet til en fremgangsmåde, som en anden person kan kontrollere. En indberetning kan indeholde oplysninger om whistlebloweren, berørte personer og vidner. Behandlingen kræver et konkret formål, relevant grundlag og beskyttelse gennem hele forløbet. Fortrolighed og databeskyttelse skal vurderes sammen, uden at alle rettigheder sættes ud af kraft.
§ 23 tillader opbevaring så længe, den er nødvendig og forholdsmæssig for loven eller andre retlige krav. Der findes ikke én generel dansk femårsfrist for alle indberetninger. Vurder også behov for dokumentation ved en mulig retssag og eventuelle arkivkrav i den offentlige sektor. Afslutning af en undersøgelse og ophør af ethvert lovligt opbevaringsbehov er forskellige spørgsmål.
Følgende gælder: Efter § 23 må registrerede indberetninger kun opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde loven eller andre retlige krav. Loven fastsætter ikke én fælles femårsfrist for alle sager. Fastlæg og dokumentér kriterier for forskellige typer sager og oplysninger, herunder eventuelle verserende retssager.
2. Praktisk Anvendelse og Nationale Regler
Lav en oversigt over oplysningstyper, formål, ansvarlig og tidspunkt for revurdering. Medtag eksport, arbejdskopier og sikkerhedskopier. Begrund særskilt behov for fortsat bevaring. Når grundlaget ophører, gennemfør relevant sletning eller anden lovlig håndtering og dokumentér resultatet. Undgå at bruge en mulig fremtidig sag som ubestemt begrundelse for at bevare alt. Omsæt nu fremgangsmåden til trin, som du kunne forklare en kollega. Find den første kontrol, den handling, der afhænger af resultatet, og det notat, som gør det muligt at efterprøve beslutningen. Følg trinnene på skærmen, og identificér det sted, hvor en fejl ville ændre resultatet.
En platform er sat til at gemme alle sager i fem år uden konkret vurdering. En anden mappe beholder eksportfiler for altid. Teamet undersøger, om perioderne er begrundede, og etablerer ensartet styring af de forskellige kopier. Det ændrer ikke lovens krav ved blot at ændre en systemindstilling. Læs sagen grundigt. Skeln mellem de oplyste forhold og oplysninger, som stadig skal bekræftes. Tilføj ikke motiver eller hændelser, der ikke fremgår af beskrivelsen. Denne sondring hjælper dig med at vælge en forholdsmæssig handling ud fra den viden, der faktisk er til rådighed.
3. Case og Nøglepunkter
Øvelsen lyder sådan: Er en fast femårsindstilling i sig selv en dansk lovregel? Vælg et svar, og skriv en sætning, der begrunder det. Sammenhold dit valg med de kriterier, vi netop har gennemgået, mens videoen holder pause. Overvej også, hvilken dokumentation du ville bevare for senere at kunne forklare beslutningen.
Nej. Den kan kun anvendes, hvis organisationen kan begrunde den konkrete opbevaring efter relevante regler. Vurder formål, nødvendighed og proportionalitet. Bevar ikke mere end nødvendigt, og slet heller ikke oplysninger, som fortsat skal opbevares på et gyldigt grundlag.
En fejl, du skal undgå, er at kopiere en udenlandsk opbevaringsfrist uden dansk vurdering.
Anvend nu reglen på en anden beslutning. Systemet sletter alle sager fem år efter modtagelsen uanset land og verserende procedurer. Er det hensigtsmæssigt?
Nej. Find den lokale regel, starttidspunktet og eventuelle grænser eller undtagelser. En fælles standard kan medføre for tidlig sletning eller for lang opbevaring. Dokumentér vurderingen for hver oplysningstype, medtag kopier, og fastlæg, hvem der revurderer et behov for bevaring. Gem ikke alt på ubestemt tid.
Husk disse tre punkter. For det første: Begrund opbevaringsbehovet. For det andet: Medtag kopier og arkivkrav. For det tredje: Revurdér og dokumentér sletning.
Find organisationens procedure frem, eller overvej, hvordan du ville udarbejde den. Identificér én forskel mellem proceduren og den sag, vi netop har løst. Notér din foreslåede ændring og de oplysninger, du skal bruge for at begrunde den. Du kan udføre den korte opgave i videoens støttemateriale.
Efter denne del skal du kunne fastlægge begrundede kriterier for opbevaring. Gå tilbage til det begrundede svar, hvis noget er uklart, og gem opsamlingen som støtte til en senere beslutning.
Knyt dit forslag i arbejdsarket til reglen i videoen. Angiv det dokument eller det felt i platformen, som skal ændres, og hvem der skal godkende ændringen. Hvis der er tale om god praksis, forklar den risiko, du vil begrænse. Hvis der er tale om et lovkrav, angiv kilden og anvendelsesområdet.