Ftehim dwar l-Ipproċessar tad-Data

1. Suġġett u rwoli

Dan id-DPA jirregola l-ipproċessar ta’ data personali minn MAINSYSTEMS, LDA. (“Proċessur”) f’isem il-Klijent (“Kontrollur”) b’rabta mal-pjattaforma UNOVOX, taħt l-Artikolu 28 tar-Regolament (UE) 2016/679 (“GDPR”) u, f’Malta, l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kapitolu 586 tal-Liġijiet ta’ Malta). Il-Klijent jiddetermina l-finijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data tal-każijiet tiegħu; MAINSYSTEMS tipproċessa dik id-data biss fuq l-istruzzjonijiet dokumentati tal-Klijent, inklużi l-konfigurazzjonijiet magħmula fil-pjattaforma, sakemm dan ma jkunx meħtieġ mil-liġi tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru; f’dak il-każ, tinforma lill-Klijent qabel l-ipproċessar, sakemm il-liġi ma tipprojbixxix tali informazzjoni.

2. Deskrizzjoni tal-ipproċessar

• Suġġett: l-ospitar u l-provvista tal-pjattaforma UNOVOX, inklużi l-portal tar-rappurtar, il-ġestjoni tal-każijiet, il-komunikazzjonijiet, ir-rapportar, l-appoġġ tekniku u, fejn attivati mill-Klijent, l-Aġenti AI.
• Tul: it-terminu tal-abbonament, flimkien mal-perjodu ta’ rkupru u tħassir fit-taqsima 10.
• Natura u fini: il-ġbir, il-ħażna, l-organizzazzjoni, il-konsultazzjoni, l-iżvelar lill-Klijent u t-tħassir tad-data, esklużivament biex jitħaddmu l-kanal ta’ rappurtar u l-ġestjoni tal-każijiet tal-Klijent.
• Kategoriji ta’ suġġetti tad-data: persuni li jirrapportaw, persuni kkonċernati, xhieda, faċilitaturi u terzi msemmija; l-utenti awtorizzati tal-Klijent.
• Kategoriji ta’ data: data ta’ identifikazzjoni u ta’ kuntatt, informazzjoni professjonali, il-kontenut tar-rapporti, messaġġi u annessi, rekords tal-ġestjoni tal-każijiet; dawn jistgħu jinkludu kategoriji speċjali ta’ data (Artikolu 9 tal-GDPR) u data dwar reati (Artikolu 10 tal-GDPR), skont dak li jintbagħat.

3. Struzzjonijiet tal-Klijent

MAINSYSTEMS tinforma lill-Klijent minnufih jekk, fil-fehma tagħha, struzzjoni tikser il-GDPR, l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kapitolu 586 tal-Liġijiet ta’ Malta) jew dispożizzjonijiet oħra dwar il-protezzjoni tad-data, u tista’ tissospendi l-eżekuzzjoni ta’ dik l-istruzzjoni sakemm tiġi kkonfermata jew emendata. Il-Klijent jiggarantixxi li l-istruzzjonijiet tiegħu huma legali u li għandu bażi legali għall-ipproċessar li jiddetermina.

4. Kunfidenzjalità

MAINSYSTEMS tiżgura li l-persuni awtorizzati jipproċessaw id-data personali jkunu impenjaw ruħhom għall-kunfidenzjalità jew ikunu taħt obbligu statutorju xieraq ta’ kunfidenzjalità, u li l-aċċess ikun limitat għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jiġi pprovdut, protett u appoġġjat is-servizz. Fil-kuntest tar-rappurtar, il-kunfidenzjalità tkopri b’mod partikolari l-identità tal-persuni li jirrapportaw u l-informazzjoni li minnha tista’ tiddeduċi ruħha, f’konformità mal-Artikolu 16 tad-Direttiva (UE) 2019/1937 u mal-Att dwar il-Protezzjoni ta’ Informatur (Kapitolu 527 tal-Liġijiet ta’ Malta), emendat bl-Att LXVII tal-2021 biex jittrasponi dik id-Direttiva. Taħt il-Kapitolu 527, informazzjoni li tidentifika, jew li tista’ twassal għall-identifikazzjoni ta’, il-persuna li tirrapporta ma tistax tiġi żvelata sakemm dik il-persuna ma tagħtix il-kunsens espress tagħha bil-miktub, u l-protezzjoni mogħtija mhijiex suġġetta għal eċċezzjonijiet, b’mod li l-qorti ma tistax tordna l-iżvelar tal-identità mingħajr dak il-kunsens. Il-Klijent jibqa’ responsabbli li jikkonfigura l-aċċess fl-ambjent tiegħu b’mod li din il-kunfidenzjalità tiġi ppreservata.

5. Miżuri ta’ sigurtà

MAINSYSTEMS tapplika l-miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa għar-riskju meħtieġa mill-Artikolu 32 tal-GDPR, inklużi, s’issa f’din il-verżjoni: kontrolli ta’ aċċess u permessi bbażati fuq ir-rwol iddefiniti mill-Klijent; awtentikazzjoni b’ħażna kriptata tal-passwords; aċċess għall-pjattaforma permezz ta’ konnessjonijiet HTTPS; segregazzjoni loġika tal-ambjent ta’ kull klijent; l-ebda reġistrazzjoni tal-indirizzi IP tal-persuni li jirrapportaw fuq il-portal tar-rappurtar; reġistri tal-attività fiż-żona tal-ġestjoni; kopji ta’ sigurtà perjodiċi; ġestjoni tal-vulnerabbiltajiet u proċeduri ta’ rispons għal inċidenti. Deskrizzjoni aġġornata tal-miżuri hija disponibbli fuq talba u tista’ tevolvi, sakemm il-livell ġenerali ta’ protezzjoni ma jitnaqqasx b’mod materjali.

6. Sottoproċessuri

Il-Klijent jagħti awtorizzazzjoni ġenerali għall-użu ta’ sottoproċessuri għall-ospitar u l-infrastruttura, il-komunikazzjonijiet, is-sigurtà u, fejn attivati, is-servizzi ta’ AI. MAINSYSTEMS iżżomm lista tas-sottoproċessuri rilevanti, disponibbli lill-Klijent fuq talba, u tinforma lill-Klijent b’avviż raġonevoli minn qabel dwar kwalunkwe bidla materjali, filwaqt li tagħti l-opportunità li joġġezzjona għal raġunijiet leġittimi; fin-nuqqas ta’ soluzzjoni raġonevoli, il-Klijent jista’ jtemm is-servizz affettwat. MAINSYSTEMS timponi fuq kull sottoproċessur, b’kuntratt, obbligi ta’ protezzjoni tad-data ekwivalenti għal dawk f’dan id-DPA u tibqa’ responsabbli lejn il-Klijent għat-twettiq tagħhom.

7. Assistenza lill-Klijent

Filwaqt li tqis in-natura tal-ipproċessar, MAINSYSTEMS tipprovdi assistenza raġonevoli lill-Klijent, permezz ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa u tal-funzjonijiet tal-pjattaforma, biex: iwieġeb it-talbiet tas-suġġetti tad-data; jikkonforma mal-obbligi fl-Artikoli 32 sa 36 tal-GDPR, inklużi s-sigurtà, in-notifika ta’ ksur, il-valutazzjonijiet tal-impatt u l-konsultazzjonijiet minn qabel. Jekk suġġett tad-data jikkuntattja lil MAINSYSTEMS direttament dwar data pproċessata f’isem il-Klijent, MAINSYSTEMS tgħaddi t-talba lill-Klijent mingħajr dewmien żejjed u ma twieġibx fuq il-mertu mingħajr l-istruzzjoni tal-Klijent, ħlief fejn dan ikun meħtieġ mil-liġi. Assistenza li taqbeż dak li huwa raġonevoli fi ħdan is-servizz tista’ tiġi ffatturata b’rati raġonevoli.

8. Ksur ta’ data personali

MAINSYSTEMS tinnotifika lill-Klijent mingħajr dewmien żejjed wara li ssir taf b’ksur ta’ data personali li jaffettwa data pproċessata f’isem il-Klijent, filwaqt li tipprovdi l-informazzjoni raġonevolment disponibbli dwar in-natura tal-ksur, il-kategoriji u n-numru approssimattiv ta’ suġġetti tad-data u ta’ rekords ikkonċernati, il-konsegwenzi probabbli u l-miżuri meħuda jew proposti, u tissupplimenta l-informazzjoni hekk kif issir disponibbli. In-notifika lill-awtorità superviżorja, li f’Malta hija l-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data (IDPC), u lis-suġġetti tad-data hija d-deċiżjoni u r-responsabbiltà tal-Klijent bħala kontrollur; MAINSYSTEMS tikkoopera b’mod raġonevoli.

9. Trasferimenti internazzjonali

Id-data hija pproċessata fiż-Żona Ekonomika Ewropea. Kwalunkwe trasferiment barra miż-ŻEE jseħħ biss b’mekkaniżmu validu taħt il-Kapitolu V tal-GDPR (deċiżjoni ta’ adegwatezza, il-Klawżoli Kuntrattwali Standard tal-Kummissjoni Ewropea b’miżuri supplimentari fejn xieraq, jew strument ieħor rikonoxxut legalment) u jiġi rifless fl-informazzjoni dwar is-sottoproċessuri.

10. Ritorn u tħassir

Mat-tmiem tas-servizz, u fuq l-għażla tal-Klijent, MAINSYSTEMS tirritorna d-data personali permezz tal-funzjonijiet ta’ esportazzjoni disponibbli matul il-perjodu ta’ rkupru ta’ 30 jum, sakemm l-Ordni ma tiddikjarax perjodu differenti, u mbagħad tħassar id-data u l-kopji eżistenti, ħlief sal-punt li l-liġi tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru teħtieġ iż-żamma tagħhom. It-tħassir mill-kopji ta’ sigurtà iseħħ fi ċikli siguri ta’ rotazzjoni.

Il-Klijent huwa responsabbli li jesporta, qabel it-tmiem tal-perjodu ta’ rkupru, ir-reġistru tar-rapporti li jrid iżomm taħt l-Att dwar il-Protezzjoni ta’ Informatur (Kapitolu 527 tal-Liġijiet ta’ Malta). Il-Kapitolu 527 jeħtieġ li l-uffiċjal tar-rappurtar tal-informaturi iżomm rekord ta’ kull rapport li jirċievi, f’konformità mar-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità tal-Att, u jipprovdi li r-rapporti jinħażnu għal mhux aktar milli jkun meħtieġ. Il-liġi Maltija ma tiffissax numru ta’ snin u ma tiddefinixxix punt ta’ tluq, u għalhekk il-perjodu applikabbli huwa dak li l-Klijent jiddefinixxi, jiddokumenta u jiġġustifika taħt il-prinċipju tal-limitazzjoni tal-ħażna fl-Artikolu 5(1)(e) tal-GDPR, filwaqt li jqis it-trattament tal-każ, kwalunkwe proċediment li jsegwi u d-difiża ta’ talbiet legali.

11. Informazzjoni u awditi

MAINSYSTEMS tagħmel disponibbli lill-Klijent l-informazzjoni meħtieġa biex turi l-konformità mal-Artikolu 28 tal-GDPR, inklużi t-tweġibiet għal kwestjonarji ta’ sigurtà u d-dokumentazzjoni tal-miżuri applikati. Il-Klijent jista’ jwettaq, jew jinkariga awditur indipendenti marbut bil-kunfidenzjalità biex iwettaq, awditu tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar rilevanti, b’avviż raġonevoli minn qabel, l-aktar darba fis-sena ħlief fejn dan ikun meħtieġ minn awtorità superviżorja jew wara ksur materjali, matul il-ħinijiet tax-xogħol u mingħajr aċċess għad-data ta’ klijenti oħra. L-ispejjeż tal-awditu jiġġarrbu mill-Klijent.

12. Responsabbiltà u terminu

Ir-responsabbiltà tal-partijiet taħt dan id-DPA ssegwi l-Artikolu 82 tal-GDPR u l-limitazzjonijiet fit-Termini tas-Servizz, sal-punt li jistgħu japplikaw legalment. Dan id-DPA jibqa’ fis-seħħ sakemm MAINSYSTEMS tipproċessa data personali f’isem il-Klijent u jipprevali fuq id-dispożizzjonijiet konfliġġenti tat-Termini fi kwistjonijiet ta’ pproċessar ta’ data personali. Huwa rregolat mil-liġi Portugiża, u l-qrati ta’ Lisbona, il-Portugall, għandhom ġurisdizzjoni.

13. Kuntatt

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisbona, il-Portugall
Privatezza: dpo@mainsystems.pt
Ġenerali: info@mainsystems.pt
Telefon: +351 211 245 202