Sektor · Unternehmen und Unternehmensgruppen

Hinweisgeberkanal für Unternehmen und Konzerne im Großherzogtum Luxemburg.

Ganzheitliche Compliance-Lösung für Vorstand, Geschäftsführung, Mitarbeiter, Tochtergesellschaften und Lieferanten, 100% konform mit dem Gesetz vom 16. Mai 2023.

Demo anfordern Gesetzliche Pflicht prüfen

Corporate Governance

Compliance-Kultur und Schutz des Unternehmensrufs

In der Privatwirtschaft ist das Hinweisgebersystem das zentrale Element der Kriminalitätsprävention und die erste Verteidigungslinie des Unternehmens.

Hinweisgebersystem und Compliance-Management für Unternehmen

Unternehmen im Großherzogtum Luxemburg

Korruptionsbekämpfung, Einkaufsintegrität und Schutz von Geschäftsgeheimnissen

In Handelsgesellschaften, Industrieunternehmen und Konzernen im Großherzogtum Luxemburg reichen die Risiken von Schmiergeldzahlungen, Bilanzmanipulationen, Untreue und Steuervergehen bis hin zu Geheimnisverrat, Umweltverstößen und Arbeitsplatzmobbing. Hinweisgeber können Mitarbeiter, Auszubildende, Leiharbeiter oder Lieferanten sein. Das Meldesystem ermöglicht eine interne Aufklärung, bevor Schäden eskalieren.

Die Plattform erlaubt es Muttergesellschaften, zentrale oder dezentrale Meldekanäle für europäische Tochtergesellschaften einzurichten und die Unabhängigkeit der Prüfung auch bei Beteiligung von Führungskräften zu sichern.

Wichtige Compliance-Themen in der Privatwirtschaft

Das interne Meldesystem bündelt Hinweise zu Wirtschaftskriminalität, Verhaltenskodizes und Arbeitsrecht in einer revisionssicheren Umgebung.

Wirtschafts- und Finanzdelikte

Bestechung, Bilanzfälschung, Veruntreuung von Betriebsvermögen und Betrug.

Arbeitsrecht und Belegschaft

Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz und illegale Arbeitszeiten.

Wettbewerb und Kartellrecht

Preisabsprachen, unzulässige Marktaufteilung und Verletzung von Betriebsgeheimnissen.

Umwelt und Steuern

Illegale Schadstoffentsorgung, Steuerhinterziehung und Fälschung behördlicher Nachweise.

Corporate Compliance

Sicherheit und Governance für Vorstände und Compliance Officer.

UNOVOX gewährleistet vertrauliche Fallakten, unveränderbare Audit-Trails, verschlüsselte anonyme Postfächer und volle Konformität mit dem Gesetz vom 16. Mai 2023.

Einführung des Hinweisgebersystems im Unternehmen im Großherzogtum Luxemburg

Alle privatrechtlichen Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten im Großherzogtum Luxemburg sind durch das Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 verpflichtet, ein internes Meldesystem einzurichten. Ein funktionierendes System ist zudem entscheidend, um Haftungsrisiken für die Unternehmensleitung zu minimieren.

Unabhängigkeit des Compliance Officers und Konzernstrukturen

Die Geschäftsführung benennt den Meldebeauftragten (in der Regel Compliance Officer, Leiter Recht oder Leiter Revision). In Konzernen können gemeinsame Meldestellen genutzt werden, sofern die Zugänglichkeit für jede Tochtergesellschaft gewährleistet bleibt.

UNOVOX ermöglicht die Trennung von Fällen nach Standorten und stellt sicher, dass beschuldigte Vorstandsmitglieder keinerlei Einsicht in laufende Vorgänge erhalten. Bei Befangenheit wird der Fall automatisch an den Prüfungsausschuss oder externe Anwälte übergeben.

Gesetzlicher Schutz vor Repressalien

Das Gesetz verbietet Kündigungen, Abmahnungen, Versetzungen oder sonstige Benachteiligungen von Hinweisgebern und sieht bei Verstößen empfindliche Schadensersatz- und Bußgeldregelungen vor.

Revisionssichere Beweissicherung und Fristeinhaltung

Während der Untersuchung sichert der Prüfer Dokumente, E-Mails und Befragungsprotokolle. UNOVOX versieht alle Dokumente mit kryptografischen Zeitstempeln, wodurch ihre gerichtliche Verwertbarkeit gewahrt bleibt.

Das System überwacht die Fristen von 7 Tagen für die Eingangsbestätigung und 3 Monaten für den Abschluss. Der Abschlussbericht dient als Grundlage für Disziplinarmaßnahmen oder Strafanzeigen.

Jährliche Compliance-Simulationstests

Das Unternehmen muss jährliche Tests anhand fiktiver Betrugsfälle durchführen, um die Meldekette, die Vertraulichkeit und die Befangenheitsregeln im Führungsgremium zu überprüfen.

Regelmäßige Überprüfung des Compliance-Programms

Die Wirksamkeit des internen Hinweisgeberkanals wird durch regelmäßige Überprüfungen analysiert, bei denen Bearbeitungszeiten, der Anteil anonymer Meldungen und die Umsetzung von Folgemaßnahmen erfasst werden. Die aggregierten Ergebnisse werden dem Prüfungsausschuss und dem Aufsichtsrat vorgelegt.

Aktualisierung von Berechtigungen bei Umstrukturierungen

Bei Unternehmensumstrukturierungen oder Vorstandswechseln passt die Compliance-Abteilung die Berechtigungsprofile der Prüfer unverzüglich an, sodass beförderte Führungskräfte keinen Zugriff auf historische oder laufende Akten erhalten, an denen sie ein mittelbares Interesse haben könnten.

Rechtsgrundlage im Großherzogtum Luxemburg: siehe das Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937. Die konkrete Umsetzung muss von jeder Organisation individuell validiert werden.