Izjava o privatnosti

1. Područje primjene

Ova izjava primjenjuje se na www.unovox.com, obrasce za kontakt, demonstraciju, ponudu i ugovaranje, poslovnu komunikaciju povezanu s UNOVOX-om, upravljanje korisničkim računima te tehničko pružanje UNOVOX platforme kao usluge. Klijenti mogu u vlastitom kanalu za prijavu objaviti dodatne obavijesti o privatnosti. Za obradu koju provodi klijent mjerodavne su te dodatne obavijesti.

2. Tko smo i koje uloge imamo

UNOVOX je proizvod društva MAINSYSTEMS, LDA., Av. da República, 50, 2. kat, 1050-196 Lisabon, Portugal („MAINSYSTEMS”, „mi”).

Voditelj obrade: MAINSYSTEMS određuje svrhe i sredstva obrade pri posjetu web-mjestu, zahtjevima za demonstraciju i ponudu, sklapanju ugovora, naplati, podršci te upravljanju korisničkim računima.

Izvršitelj obrade: za prijave, poruke, privitke, istražne korake i druge sadržaje slučajeva svrhe i sredstva u pravilu određuje klijent. MAINSYSTEMS te podatke obrađuje prema dokumentiranim uputama i ugovoru o obradi podataka.

Odgovornost klijenta: organizacija koja upravlja kanalom mora pružiti vlastite informacije, utvrditi pravne osnove, ovlasti i rokove čuvanja te rješavati zahtjeve ispitanika povezane s njezinim slučajevima.

3. Koje podatke možemo obrađivati

Podaci o web-mjestu, poslovanju i ugovoru

• poslovni identifikacijski i kontaktni podaci, primjerice ime, poslovna adresa e-pošte, telefon, organizacija, funkcija i država;
• podaci uneseni u zahtjeve za demonstraciju, ponudu, ugovaranje, partnerstvo ili podršku;
• ugovorni, pretplatnički, računski i transakcijski podaci; potpuni kartični podaci, kada je primjenjivo, ostaju kod specijaliziranog pružatelja platnih usluga;
• komunikacija i evidencije potrebne za upravljanje poslovnim odnosom i podrškom.

Podaci o računu i upotrebi

• korisničko ime, poslovna adresa e-pošte, uloga, organizacija, ovlasti i podaci za autentikaciju;
• tehnički i sigurnosni zapisi, poput vremena pristupa, preglednika i uređaja, IP adrese kada je potrebna, izvršenih radnji i podataka o incidentima;
• podaci o konfiguraciji, upotrebi, podršci i dijagnostici potrebni za rad i poboljšanje usluge.

Podaci prijava i slučajeva

Ovisno o konfiguraciji klijenta i unesenom sadržaju, slučajevi mogu sadržavati identifikacijske i kontaktne podatke, podatke o zaposlenju ili profesiji, izjave, poruke, privitke, navode o mogućem ponašanju, posebne kategorije osobnih podataka i podatke o mogućim kaznenim djelima. MAINSYSTEMS ne određuje koje prijave klijent prima niti koristi sadržaj slučajeva za oglašavanje.

UNOVOX može omogućiti anonimne prijave. Anonimnost se može ugroziti ako se osoba dobrovoljno identificira u tekstu ili privitku, koristi nadzirani uređaj ili mrežu ili komunicira drugim kanalima.

4. Izvori podataka

Podatke dobivamo izravno od vas, od klijenta koji stvara ili upravlja vašim računom, od ovlaštenih korisnika, prijavitelja i osoba spomenutih u slučajevima, iz tehničkih i sigurnosnih zapisa te od pružatelja usluga koji omogućuju rad web-mjesta i platforme.

5. Svrhe i pravne osnove

Privolu možete povući u bilo kojem trenutku s učinkom za budućnost. Kada se obrada temelji na legitimnim interesima, možete zatražiti informacije o procjeni interesa i uložiti prigovor.

6. Prijave i povjerljivi podaci slučajeva

Pristup imaju samo korisnici koje je ovlastio klijent i osobe kojima je potreban radi pružanja ili zaštite usluge. Timovi MAINSYSTEMS-a pristupaju samo radi odobrene podrške, sigurnosti i upravljanja incidentima, održavanja ili pravne obveze, uz obvezu povjerljivosti i kontrolu pristupa. O osnovanosti, istražnim koracima i mjerama odlučuje klijent.

Prava ispitanika povezana sa slučajem u pravilu se ostvaruju prema organizaciji koja upravlja kanalom. Pomažemo klijentu u skladu s ugovorom o obradi podataka. Prava mogu biti ograničena kada je to potrebno radi zaštite prijavitelja, trećih osoba, istrage, zakonske tajnosti ili drugih zaštićenih interesa.

7. AI agenti i potpomognuta obrada

Kada klijent aktivira AI agente, određuje kategorije, zadatke i opseg. Rezultati mogu sadržavati pogreške ili zahtijevati dodatni kontekst. Konačna provjera i bitne odluke ostaju odgovornost ovlaštene osobe. Sadržaj slučajeva ne koristi se za obuku općih modela, osim ako je to izričito pisano dogovoreno i utemeljeno na valjanoj pravnoj osnovi. Angažirani podizvršitelji za umjetnu inteligenciju podliježu ugovornim obvezama povjerljivosti, sigurnosti i zaštite podataka.

8. Kolačići, analitika i zaštita od zlouporabe

Upotrebljavamo nužne tehnologije za rad web-mjesta, pohranu postavki privole, zaštitu obrazaca i sprječavanje automatizirane zlouporabe. Obrasci koriste Cloudflare Turnstile; Cookiebot upravlja privolama; Google Tag Manager upravlja mjernim oznakama. Google Analytics 4 aktivira se samo u skladu s izborom u traci za privolu. Analitički podaci ne koriste se za utvrđivanje sadržaja prijave.

Privolu za kolačiće koji nisu nužni možete u bilo kojem trenutku izmijeniti ili povući u postavkama kolačića. Blokiranje nužnih tehnologija može utjecati na obrasce ili sigurnosne provjere.

9. Primatelji i podizvršitelji

Podaci se prema načelu nužnosti mogu učiniti dostupnima timovima MAINSYSTEMS-a, klijentu i njegovim ovlaštenim korisnicima, pružateljima hostinga, infrastrukture, e-pošte, sigurnosti, analitike, upravljanja privolama, plaćanja i naplate, savjetnicima, revizorima te nadležnim tijelima kada to zahtijeva zakon. Pružatelji usluga obvezani su odgovarajućim ugovornim obvezama. Osobne podatke ne prodajemo niti iznajmljujemo.

10. Međunarodni prijenosi

Prednost dajemo obradi u Europskom gospodarskom prostoru. Za prijenose izvan EGP-a upotrebljavamo dopušteni mehanizam, primjerice odluku o primjerenosti ili standardne ugovorne klauzule Europske komisije, prema potrebi uz dodatne mjere.

11. Čuvanje

Podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za određenu svrhu, ugovorne obveze, zakonske rokove, sigurnost i ostvarivanje pravnih zahtjeva.

• Poslovni upiti u pravilu se čuvaju do 24 mjeseca nakon posljednje relevantne komunikacije, osim ako postoji ugovor ili opravdana potreba za duljim čuvanjem.
• Podaci o klijentima, ugovorima, računima i računovodstvu čuvaju se tijekom odnosa i u zakonski propisanim rokovima.
• Podaci o računima i podršci čuvaju se tijekom aktivnosti te za zatvaranje, reviziju i pravnu obranu.
• Tehnički i sigurnosni zapisi čuvaju se razmjerno, a u slučaju incidenta po potrebi dulje.
• Podaci slučajeva čuvaju se prema uputama klijenta, primjenjivom pravu i ugovoru o obradi; zapisi se ne smiju čuvati dulje nego što je potrebno i razmjerno.

Nakon završetka usluge podaci klijenta vraćaju se ili brišu prema ugovoru, primjenjivom pravu i dokumentiranim uputama, uz sigurne cikluse sigurnosnih kopija i zakonske obveze čuvanja.

12. Sigurnost

Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, uključujući kontrolu pristupa, ovlasti temeljene na ulogama, zaštićenu autentikaciju, šifriranje prijenosa, zaštićenu infrastrukturu, zapisivanje, sigurnosne kopije, upravljanje ranjivostima i postupke za incidente. Nijedna internetska usluga ne može jamčiti apsolutnu sigurnost. Klijenti moraju pažljivo konfigurirati ovlasti, štititi pristupne podatke i bez odgode prijaviti sumnjive događaje.

13. Vaša prava

Prema primjenjivom pravu možete zatražiti pristup, ispravak, brisanje, ograničenje ili prenosivost podataka, uložiti prigovor i povući privolu. Može postojati i pravo da ne budete podvrgnuti odluci koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi i proizvodi pravne ili slično značajne učinke.

Za podatke za koje je odgovoran MAINSYSTEMS pišite na dpo@mainsystems.pt. Za podatke u kanalu klijenta obratite se tom klijentu. Možemo zatražiti informacije potrebne za potvrdu identiteta i pronalazak podataka.

Pritužbu možete podnijeti Österreichische Datenschutzbehörde, nadzornom tijelu u mjestu prebivališta ili rada ili portugalskom tijelu Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

14. Maloljetnici

Poslovno web-mjesto i upravljanje korisnicima namijenjeni su profesionalnim korisnicima, a ne djeci. Ako klijent svoj kanal za prijavu učini dostupnim mlađim osobama, odgovoran je za informacije prilagođene dobi, pravnu osnovu i zaštitne mjere.

15. Izmjene

Ovu izjavu možemo prilagoditi promjenama usluge, dobavljača ili prava. Ovdje ćemo objaviti aktualnu verziju i datum početka primjene; bitne promjene koje se odnose na klijente prema potrebi ćemo priopćiti odgovarajućim kanalom.

16. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. — UNOVOX
Av. da República, 50, 2. kat, 1050-196 Lisabon, Portugal

Zaštita podataka: dpo@mainsystems.pt
Opći upiti: info@mainsystems.pt
Telefon: +351 211 245 202